Die Mitglieder nehmen an Sitzungen des AdR teil, z. B. an Plenartagungen sowie Fachkommissions- und Fraktionssitzungen, die für gewöhnlich in Brüssel abgehalten werden, aber gelegentlich auch außerhalb Brüssels stattfinden können. Mitunter können die Mitglieder auch an Sitzungen teilnehmen, die nicht vom AdR durchgeführt werden, aber für seine Arbeit von besonderem Interesse sind.
Nach Vorlage der Belege werden den Mitgliedern die tatsächlichen Beförderungskosten für die Teilnahme an derartigen Sitzungen (bis zur Höhe der Kosten eines Flugscheins der Business-Klasse für Flugreisen bzw. bis zur Höhe der Kosten eines Fahrscheins ersten Klasse für Bahn- oder Schiffsreisen) erstattet. Bei Reisen mit dem Pkw erhalten die Mitglieder eine Kilometerpauschale von 0,30 EUR. Im Sinne einer möglichst einfachen Abwicklung können die Mitglieder ihre Fahrkarten über das Reisebüro des AdR buchen. In diesem Fall werden die Kosten direkt vom AdR übernommen.
Zur Deckung sämtlicher Kosten (bspw. Mahlzeiten, Hotelkosten usw.) am Sitzungsort (für gewöhnlich Brüssel) erhalten die Mitglieder neben der Erstattung der Beförderungskosten eine pauschale Sitzungsvergütung in Höhe von 340 EUR pro Sitzungstag. Bei dieser Vergütung sind die relativ hohen Preise für eine Unterkunft in Brüssel an Werktagen berücksichtigt.
Außerdem erhalten die Mitglieder eine Pauschalvergütung für Reisetage, die auf der kumulierten Entfernung der Reise beruht und alle während der Reise entstandenen Kosten abdeckt. Dazu gehören beispielsweise Autobahngebühren oder Vignetten, öffentliche Verkehrsmittel in Brüssel, Parkgebühren am Flughafen bzw. Bahnhof der Abfahrt, Mahlzeiten, Getränke sowie zusätzliche Hotelkosten während der Reise oder aufgrund eines verlängerten Aufenthaltes am Sitzungsort. Diese Vergütung wird nur gezahlt, wenn die Entfernung mehr als 200 km beträgt, und beläuft sich auf 185 EUR pro Berechnungseinheit (einmalige Zahlung pro Hin- und Rückfahrt).
Es wird darauf hingewiesen, dass der Gerichtshof der Europäischen Union der Auffassung ist, dass die Anwendung eines Pauschalvergütungssystems, wie es in den Organen der Europäischen Union gängige Praxis ist, „auf dem Bestreben [beruht], die Verwaltungsaufwendungen, die mit einem System der Überprüfung jeder Einzelausgabe verbunden sind, zu verringern, und [...] damit einer geordneten Verwaltung [entspricht].“ (Urteil vom 15. September 1981 in der Rechtssache C-208/80, Lord Bruce of Donington).
Sämtliche genannten Ausgaben werden mit Mitteln aus dem EU - Haushalt beglichen und ordnungsgemäß geprüft.
Sitzungen per Videokonferenz während der COVID-19-Pandemie
Zur Sicherstellung des Dienstbetriebs des AdR und insbesondere seiner beratenden Funktion im Beschlussfassungsprozess der EU während der COVID-19-Pandemie hat der AdR eine Reihe befristeter Maßnahmen getroffen, die darüber hinaus der Vermeidung von Gesundheitsrisiken für die Mitglieder und Bediensteten dienen. Dazu gehört die Absage nicht zwingend notwendiger Sitzungen, und im Rahmen der gegebenen Möglichkeiten die Durchführung zwingend notwendiger Sitzungen (bspw. der Arbeitsorgane des AdR) als Videokonferenz (in einigen Fällen finden Hybrid-Sitzungen statt, das heißt, mehrere Mitglieder sind persönlich am selben Ort anwesend). Unter diesen außergewöhnlichen Umständen arbeiten die Mitglieder vorwiegend von zu Hause aus und erhalten für die Vorbereitung von Sitzungen per Videokonferenz und ihre Teilnahme daran vom AdR eine Pauschalvergütung in Höhe von 200 EUR pro Sitzungstag zur Deckung ihrer Büro- und allgemeinen Kosten.
Die wichtigsten geltenden Vorschriften
Regelung Nr. 8/2017 über die Erstattung von Beförderungskosten und über die pauschale Vergütung für Reise- und Sitzungstage für die Mitglieder des AdR und ihre Stellvertreter (PDF)
Regelung Nr. 20/2020 zur Änderung der Regelung Nr. 8/2017 (PDF)
Regelung Nr. 3/2021 über die Zahlung einer Pauschalvergütung für Sitzungen per Videokonferenz an die Mitglieder, Sachverständigen und Referenten (PDF)
Beschluss Nr. 1/2022 vom 25. Januar 2022 über die jährliche Anpassung der Vergütungen für die an den Tätigkeiten des Europäischen Ausschusses der Regionen mitwirkenden Personen (PDF)