Az igazoló dokumentumok benyújtása alapján a tagok számára megtérítik az ezeken az üléseken való részvételhez szükséges menetjegyük tényleges költségét, a légi közlekedés esetében business osztályig, vasúton vagy hajón történő utazás esetén pedig az első osztályig. Személygépkocsival történő utazás esetén a tagok kilométerenként 0,30 EUR átalányösszegben részesülnek költségtérítésben. A tagok, ha kívánják, az RB utazási irodáján keresztül foglalhatják le menetjegyüket, amely esetben az RB közvetlenül kifizeti azt.
Az utazási költségeik megtérítésén kívül a tagok ülésnaponként 340 EUR átalányösszegű ellátmányt kapnak az ülés helyszínén (a legtöbb esetben Brüsszelben) felmerülő összes költségük – például étkezés, szállodai költségek stb. – fedezésére. Ez a juttatás figyelembe veszi a brüsszeli szállások munkanapokon tapasztalható viszonylag magas árát.
A képviselők átalányösszegű utazási ellátmányt is kapnak, amely az utazás teljes távolságán alapul, és az utazás során felmerülő összes költség fedezésére szolgál. Ide tartoznak például az autópályadíjak vagy matricák, a brüsszeli tömegközlekedés, az indulási repülőtéren vagy vasútállomáson fizetendő parkolási díjak, valamint az étkezések, italok és az utazás során vagy az ülés helyszínén való hosszabb tartózkodás miatt felmerülő további szállodai költségek. Ez az ellátmány, amelyet csak akkor fizetnek, ha az út meghaladja a 200 km-t, referenciaegységenként 185 EUR (oda-vissza egyszeri kifizetés).
Meg kell jegyezni, hogy az Európai Unió Bírósága úgy ítéli meg, hogy az átalányösszegű ellátmány rendszerének alkalmazása, amely az uniós intézményekben bevett gyakorlat, „a kiadási tételek egyedi felülvizsgálati rendszerével kapcsolatos igazgatási költségek és terhek csökkentését célozza, ez pedig megfelel a helyes igazgatás elvének” (a C-208/80. sz., Lord Bruce of Donington ügyben 1981. szeptember 15-én hozott ítélet).
Az összes fent említett kiadást az uniós költségvetés fedezi, és azokat megfelelően ellenőrzik.
Távülések a Covid19-világjárvány idején
Az RB számos ideiglenes intézkedést fogadott el annak érdekében, hogy biztosítsa az RB működési kapacitását a Covid19-világjárvány idején, különös tekintettel az uniós döntéshozatali folyamatban betöltött tanácsadói szerepére, elkerülve ugyanakkor a tagokat és a személyzetet érintő egészségügyi kockázatokat. Ebből a célból törölték a nem alapvető fontosságú üléseket, és az olyan alapvető fontosságú üléseket, mint az RB szerveinek ülései, a lehetőségekhez mérten távülés formájában, elektronikus úton tartják (egyes esetekben hibrid üléseket tartanak, melyek során a tagok egy csoportja ugyanazon a fizikai helyszínen tartózkodik). Ilyen különleges körülmények között, amikor a legtöbb tag otthonról dolgozik, az RB a távülések idejére ülésnaponként 200 EUR átalányösszegű ellátmányt fizet nekik, hogy fedezze az ülések előkészítésével és az azokon való részvétellel kapcsolatos irodai és általános költségeket.
A hatályos főbb szabályok
8/2017. sz. szabályzat a tagokat és póttagokat megillető útiköltség-térítések és az utazás és az ülések idejére járó átalányösszegű ellátmányok kifizetéséről (PDF)
A 8/2017. sz. szabályzatot módosító 20/2020. sz. szabályzat (PDF)
3/2021. sz. szabályzat a tagok, szakértők és felszólalók számára a távülések idejére járó átalányösszegű ellátmány kifizetéséről (PDF)
2022. január 25-i 1/2022. sz. HATÁROZAT a Régiók Európai Bizottsága tevékenységeiben részt vevő személyeknek fizetendő juttatások éves kiigazításáról (PDF)