Członkowie uczestniczą w posiedzeniach KR-u takich jak sesje plenarne, posiedzenia komisji i posiedzenia grup politycznych, które w większości przypadków odbywają się w Brukseli, choć niekiedy są organizowane w innych miejscach. Czasami członkowie są również upoważnieni do udziału w posiedzeniach, które nie są organizowane przez KR, ale mają szczególne znaczenie dla jego prac.
Po przedstawieniu dokumentów potwierdzających członkowie otrzymują zwrot rzeczywistych kosztów biletów na przejazd na takie posiedzenia, do wysokości ceny biletu klasy biznes w transporcie lotniczym i do wysokości ceny biletu pierwszej klasy w przypadku podróży koleją lub statkiem. W przypadku podróży samochodem członkowie otrzymują zwrot kosztów według zryczałtowanej stawki za kilometr w wysokości 0,30 EUR. Dla wygody członkowie mogą zarezerwować bilety na przejazd za pośrednictwem biura podróży KR-u, w którym to przypadku KR płaci za nie bezpośrednio.
Oprócz zwrotu kosztów podróży członkowie otrzymują zryczałtowaną dietę za udział w posiedzeniach w wysokości 340 EUR za każdy dzień posiedzenia w celu pokrycia wszystkich kosztów w miejscu posiedzenia (w większości przypadków w Brukseli), takich jak posiłki, opłaty hotelowe itp. Dieta ta uwzględnia stosunkowo wysokie ceny zakwaterowania w Brukseli w dni robocze.
Członkowie otrzymują również zryczałtowaną dietę za czas podróży, która jest obliczana na podstawie całkowitej odległości podróży i pokrywa wszystkie koszty, jakie powstały podczas podróży. Obejmują one na przykład opłaty za autostrady lub winiety, transport publiczny w Brukseli, opłaty parkingowe na lotnisku lub stacji kolejowej odjazdu, wydatki na posiłki, napoje lub dodatkowe opłaty za hotel podczas podróży lub w związku z przedłużonym pobytem w miejscu posiedzenia. Dieta ta jest wypłacana tylko wtedy, gdy odległość podróży przekracza 200 km i wynosi 185 EUR na jednostkę odniesienia (pojedyncza płatność za podróż w obie strony).
Należy zauważyć, że Trybunał Sprawiedliwości UE uważa, iż system zryczałtowanych diet, które jest powszechną praktyką w instytucjach UE, „wynika z troski o zmniejszenie kosztów administracyjnych i obciążeń właściwych dla systemu obejmującego weryfikację każdego wydatku z osobna, a zatem stanowi przejaw dobrej administracji” (wyrok z dnia 15 września 1981 r. w sprawie C-208/80, Lord Bruce of Donington).
Wszystkie wyżej wymienione wydatki są pokrywane z budżetu UE i są należycie kontrolowane.
Zdalne posiedzenia podczas pandemii COVID-19
KR przyjął szereg tymczasowych środków mających na celu zapewnienie zdolności operacyjnej KR-u w czasie pandemii COVID-19, a zwłaszcza jego roli doradczej w procesie decyzyjnym UE, przy jednoczesnym unikaniu zagrożeń dla zdrowia członków i pracowników. W tym celu odwołano posiedzenia inne niż niezbędne, a niezbędne posiedzenia, takie jak posiedzenia organów KR-u, odbywają się, w miarę możliwości, zdalnie z wykorzystaniem środków elektronicznych (w niektórych przypadkach odbywają się posiedzenia hybrydowe z udziałem grupy członków znajdujących się w tym samym miejscu fizycznym). W tych szczególnych okolicznościach, gdy większość członków pracuje z domu, KR wypłaca im zryczałtowaną dietę za udział w zdalnych posiedzeniach w wysokości 200 EUR za każdy dzień posiedzenia, aby pokryć koszty biurowe i ogólne związane z przygotowaniem do posiedzeń i uczestnictwem w nich.
Główne obowiązujące przepisy
Zarządzenie nr 8/2017 w sprawie zwrotu kosztów podróży oraz wypłaty zryczałtowanych diet za czas podróży i za udział w posiedzeniach dla członków i zastępców członków (PDF).
Rozporządzenie nr 20/2020 zmieniające rozporządzenie nr 8/2017 (PDF)
Zarządzenie nr 3/2021 w sprawie wypłaty zryczałtowanych diet za udział w zdalnych posiedzeniach dla członków, ekspertów i prelegentów (PDF)
Decyzja nr 1/2022 z dnia 25 stycznia 2022 r. w sprawie rocznego dostosowania diet wypłacanych osobom uczestniczącym w działaniach Europejskiego Komitetu Regionów (PDF)