Arkivenhetens uppgifter
Arkivenheten vid Europeiska regionkommittén ansvarar för organisation, skydd, hantering, beskrivning och bevarande av kommitténs handlingar och ställer dessa till förfogande för allmänheten.
När materialet överlämnats från källenheten till arkivet förses det med nytt omslag, scannas och lagras på mikrofiche för att bevara det i fysisk form. Varje ärende ges en beskrivning i syfte att möjliggöra sökfunktioner (inventarieförteckning).
Två arkivsamlingar
Arkivet är uppdelat i ReK:s handlingar, som består av dokument från kommitténs särskilda aktiviteter, och kommittéordförandenas handlingar, som består av ärenden som överlämnas av ordförandens kansli vid slutet av varje ordförandes mandatperiod (tvååriga mandatperioder 1994–2010, därefter mandatperioder på två och ett halvt år).
Dokumenten från de två samlingarna arkiveras i enlighet med särskilda arkivplaner och ingår i separata inventarieförteckningar.
Tillgång till historiska arkiv
I enlighet med EU:s bestämmelser om öppnandet för allmänheten av historiska arkiv är kommitténs handlingar tillgängliga 30 år efter att de arkiverats. Handlingarna är tillgängliga under förutsättning att bestämmelserna om skydd av personuppgifter uppfylls. Dokument som är tillgängliga för allmänheten innan tidsfristen på 30 år löper ut är åtkomliga utan restriktioner.
Forskare kan boka tid till läsesalen och tillträdet regleras av säkerhetsbestämmelserna, bl.a. uppvisande av legitimation. Kopior av handlingar kan fås kostnadsfritt.
Öppettider
Måndag till torsdag kl. 9.00–12.30 och kl. 14.30–17.00
Fredag kl. 9.00–12.30
Arkivet är stängt följande helgdagar: Påsk (skärtorsdag, långfredag och annandag påsk), första maj, Europadagen den 9 maj, Kristi Himmelsfärd (torsdag och fredag), annandag pingst, Belgiens nationaldag den 21 juli, Marie himmelsfärd den 15 augusti, allhelgona den 1–2 november samt mellan jul och nyår.