Ledamöterna deltar i ReK:s sammanträden, till exempel plenarsessioner och sammanträden i utskotten och de politiska grupperna. Sammanträdena hålls oftast i Bryssel, men kan även äga rum på annan ort. Ledamöterna kan i vissa fall också få tillåtelse att delta i sammanträden som inte anordnas av ReK, men som är av särskilt intresse för kommitténs arbete.
Mot uppvisande av de styrkande handlingarna får ledamöterna ersättning för den faktiska kostnaden för sina färdbiljetter vid deltagande i sådana sammanträden, upp till priset för affärsklass för resa med flyg och första klass för resa med tåg eller båt. Vid resa med bil utbetalas en schablonersättning på 0,30 euro per kilometer. För enkelhetens skull kan ledamöterna boka sina färdbiljetter via ReK:s resebyrå, i vilket fall ReK betalar för dem direkt.
Utöver reskostnadsersättning får ledamöterna traktamente för sammanträdesdagar på 340 euro per sammanträdesdag för att täcka alla kostnader på sammanträdesorten (i de flesta fall Bryssel), såsom måltider och hotellkostnader. Detta traktamente är anpassat efter de relativt höga priserna för logi i Bryssel under arbetsdagar.
Ledamöterna får också ett traktamente för resdagar som bygger på resans totala avstånd och täcker alla kostnader under resan. Dessa kostnader inbegriper till exempel motorvägsavgifter eller motorvägsvinjetter, kollektivtrafik i Bryssel, parkeringsavgifter vid den flygplats eller tågstation som resan avgår från, måltider, dryck och ytterligare hotellkostnader under resan eller på grund av en förlängd vistelse på sammanträdesorten. Detta traktamente betalas endast ut när resans längd överstiger 200 km, och uppgår till 185 euro per referensenhet (en engångsbetalning per tur- och returresa).
Det bör noteras att Europeiska unionens domstol anser att användningen av ett system med fast ersättning (traktamente), som är allmän praxis inom EU-institutionerna, följer av en strävan att begränsa de administrativa kostnader och den arbetsbörda som en noggrann kontroll av varje utgift skulle innebära, och därför utgör god förvaltning (domstolens dom den 15 september 1981 i mål C-208/80, Lord Bruce of Donington).
Alla ovannämnda utgifter täcks av EU:s budget och granskas i vederbörlig ordning.
Distanssammanträden under covid-19-pandemin
ReK har antagit ett antal tillfälliga åtgärder för att under covid-19-pandemin säkerställa kommitténs förmåga att bedriva sin verksamhet, i synnerhet dess rådgivande roll i EU:s beslutsprocess, och samtidigt se till att ledamöter och personal inte utsätts för hälsorisker. I detta syfte har icke nödvändiga sammanträden ställts in och nödvändiga sammanträden, till exempel i ReK:s stadgeenliga organ, hålls på distans på elektronisk väg (i vissa fall hålls hybridsammanträden, där en grupp ledamöter befinner sig på samma fysiska plats). Under dessa särskilda omständigheter då de flesta ledamöter arbetar hemifrån utbetalar ReK ett traktamente för distanssammanträden om 200 euro per sammanträdesdag för att täcka deras kontorskostnader och allmänna omkostnader för att förbereda och delta i sammanträden
De viktigaste gällande bestämmelserna
Anvisningar nr 8/2017 om reskostnadsersättning och traktamenten för resdagar och sammanträdesdagar till Europeiska regionkommitténs ledamöter och suppleanter (pdf)
Anvisningar nr 20/2020 om ändring av anvisningar nr 8/2017 (pdf)
Anvisningar nr 3/2021 om utbetalning av ett traktamente för distanssammanträden till ledamöter, sakkunniga och talare (pdf)
Beslut nr 1/2022 av den 25 januari 2022 om den årliga justeringen av ersättningar till personer som deltar i Europeiska regionkommitténs verksamhet (pdf)