Détail de l'avis de vacance
- Direction : Direction Membres, sessions plénières et stratégie
- Management : no
- Unité : Bureau, sessions plénières et service central d’organisation des réunions
- Grade : AST1-AST9
- Lieu d'assignement : Bruxelles
Votre emploi et vos responsabilités
Vous souhaitez travailler au sein du service central des réunions du CoR? Vous souhaitez aider vos collègues à organiser des réunions et à coordonner les commandes de restauration pour diverses réunions ?
En tant qu'assistant au sein de l'équipe de coordination de l'Unité A2, vous serez responsable de la coordination des réunions et des commandes de restauration. Idéalement, vous avez une bonne connaissance des outils logiciels utilisés au CoR, et plus particulièrement Agora, Business Objects, Adonis2/Ares, ABAC qui sont les outils indispensables dans votre travail quotidien. Une bonne connaissance des workflows financiers et une expérience dans la gestion opérationnelle des lignes budgétaires et des contacts sont un avantage. La maîtrise d'EXCEL et de MS Office est requise.
Vos fonctions consisteront à:
- Au sein du service central de réunion, gérer les demandes de restauration pour les conférences, y compris la gestion opérationnelle de la ligne budgétaire dédiée
- Créer des dossiers pour les appels d'offres, vérifier les factures et les livraisons, coordonner avec les contractants, suivre les contrats cadres pertinents
- Générer des statistiques et compiler des documents de reporting
- Assurer la gestion centralisée des demandes de réservation de salles de réunion/conférence dans le bâtiment 6 du CoR via l'outil Agora. Traiter les demandes de modification des réservations existantes
- Traiter occasionnellement les demandes d'interprétation par le biais du SCIC, du PE et les appels d'offres auprès de prestataires externes
- Tâches supplémentaires dans le cadre du Service central des réunions, par exemple contribution à des réunions externes en matière d'interprétation et de logistique technique
Le service central de réunion planifie et coordonne les réunions organisées par le CdR et fournit le soutien logistique et technique nécessaire. Vous ferez partie de l'équipe dynamique du secteur de coordination des réunions, qui se compose de six collègues.
Êtes-vous le talent que nous recherchons ?
APTITUDES ET CAPACITÉS GÉNÉRALES REQUISES
- Penser en exerçant un esprit critique, analyser et résoudre les problèmes avec pragmatisme.
- Évaluer d’un œil critique la crédibilité et la fiabilité des sources, des données et des informations, et utiliser les outils numériques pertinents pour mener les tâches à bien.
- Organiser son travail, faire preuve de responsabilité, définir des priorités, prendre les décisions appropriées et produire des résultats.
- S’adapter à un environnement de travail évolutif, avoir le sens des responsabilités et adopter une attitude constructive à tout moment. Rester efficace et flexible même en période d’activité intense.
- Faire preuve d’initiative pour atteindre les objectifs individuels et collectifs, pouvoir se les approprier et travailler de manière autonome.
- Recourir à l’apprentissage et au développement professionnel afin d’améliorer en permanence ses performances professionnelles et sa connaissance de l’organisation et de l’environnement de travail.
- Collaborer avec les autres de manière constructive en contribuant à un environnement de travail diversifié et inclusif. Faire preuve de respect et de courtoisie à tout moment.
- Transmettre des informations et avis pertinents de manière claire et concise, tant oralement que par écrit, faciliter les interactions et dialoguer efficacement avec les autres. Traiter comme il se doit les informations confidentielles ou sensibles.
EXIGENCES SPÉCIFIQUES AU POSTE
- Vous avez une solide expérience de travail dans une administration publique ou privée et êtes habitué à suivre les procédures établies
- Vous êtes à l'aise avec la gestion des applications et des processus informatiques, vous êtes analytique et rationnel
- Vous avez une connaissance approfondie d'une des langues officielles de l'Union européenne et une connaissance satisfaisante d'une autre des langues officielles de l'UE. Pour des raisons fonctionnelles, un niveau élevé d'anglais est requis, et un bon niveau de français est un atout.
- Vous avez une bonne maîtrise des applications et outils informatiques (Outlook, Excel, Word, SharePoint, etc.).
ATOUTS
- Une expérience préalable dans le traitement des procédures financières du CoR est un atout majeur.
- La connaissance d'ABAC est un bon atout.