Détail de l'avis de vacance
- Direction: Direction Communication
- Unité: Unité D.3 - Communication numérique et stratégie informatique
- Poste vacant: AST1-AST9
- Emploi type: FONCTIONNAIRES - ASSISTANT. Publication selon l’article 29, paragraphe 1, points a), b) et c), du statut
Votre emploi et vos responsabilités
Les méthodes de travail numériques, aussi bien que celles qui sont plus traditionnelles, vous sont familières? L’on dit de vous que vous savez fixer des échéances et les respecter (pour vous-même comme pour vos équipes)? La planification est l’un de vos points forts? Dans l’affirmative, nous avons peut-être un emploi intéressant à vous proposer.
En tant qu’assistant d’équipe au sein de l’unité «Communication numérique et stratégie informatique» du Comité européen des régions (CdR), vous renforcerez notre groupe d’experts œuvrant à la communication numérique dans une atmosphère créative, positive et accueillante. Nous recherchons un collaborateur doté de l’esprit d’équipe et de bonnes capacités de communication et d’écoute pour répondre horizontalement aux besoins d’une équipe de près de 30 collègues, non seulement en accomplissant des tâches administratives complexes, mais aussi en apportant un appui et une contribution à diverses tâches liées aux domaines — en constante évolution — de la communication visuelle, des médias sociaux et du web, et exigeant toutes de bonnes compétences informatiques.
Au quotidien, le collègue coordonnera ou dirigera diverses opérations internes à l’unité, en collaborant avec d’autres services (au sein de la direction ainsi qu’avec d’autres unités et équipes du CdR). Il gérera les processus administratifs et les sites d’équipe SharePoint et assurera un flux de communication efficace afin d’optimiser la bonne marche opérationnelle de l’unité. La personne retenue sera chargée des tâches suivantes:
Coordination et soutien numériques et techniques
- assurer la maintenance et le développement des sites d’équipe SharePoint et outils similaires axés sur des tâches financières et opérationnelles quotidiennes;
- soutenir l’équipe des médias sociaux dans des tâches techniques telles que la gestion de la traduction, les services de transcription et les services multimédias liés à la session plénière;
- soutenir l’équipe des webmasters pour les mises à jour liées aux sites web du CdR, y compris la gestion des traductions depuis la demande jusqu’au chargement des textes en ligne;
- appuyer l’équipe de diffusion en ligne en ce qui concerne la gestion des flux de travail;
- aider le responsable CRM (Dynamics) relativement à la gestion des flux de travail et l’établissement de rapports;
- assister l’équipe «Communication visuelle» en ce qui concerne les demandes de traduction multilingue et la préparation des ensembles de données pour les chargements de contenus InDesign.
Gestion financière et gestion des contrats
- agir en tant qu’initiateur opérationnel, assurer un suivi strict et en temps utile des contrats et des paiements, en particulier en ce qui concerne les coûts de publicité sur les médias sociaux;
- servir de point de contact adjoint pour le réseau interinstitutionnel relatif aux marchés publics et aux contrats-cadres;
- gérer le répertoire des documents financiers et contractuels de l’unité D.3, en mettant particulièrement l’accent sur le suivi des contrats-cadres interinstitutionnels.
Coordination et communication
- faciliter la coordination interne au sein de l’unité D.3 et avec les autres unités de la direction de la communication;
- en tant que correspondant-responsable de l’administration des documents (CDMO) de l’unité, faciliter l’application des règles concernant la gestion et l’archivage des documents;
- en partenariat avec d’autres assistants de la direction, assister le directeur dans diverses tâches administratives (gestion des signataires ADONIS/ARES, transmission de divers documents de gestion par l’intermédiaire de sites d’équipe ou d’autres outils, suivi de la boîte fonctionnelle du directeur);
- surveiller les boîtes aux lettres fonctionnelles de l’unité D.3;
- faire office de point de contact unique (PCU) de M 365 pour la direction;
- gérer le compte Slido du CdR ainsi que les droits d’accès à divers autres outils informatiques de l’unité D.3.
Assistance administrative
- soutenir le chef d’unité dans les domaines administratif, financier et des ressources humaines;
- gérer le calendrier du chef d’unité;
- contribuer à l’organisation des réunions d’équipe, à l’envoi des ordres du jour, à la préparation des documents de réunion et à la rédaction des procès-verbaux;
- contribuer à l’intégration des nouveaux collègues dans l’unité en fournissant le soutien et les informations nécessaires;
- gérer les demandes informatiques et assurer le suivi des besoins logistiques de l’unité;
- prendre, rédiger, préparer et finaliser des notes; rédiger la correspondance ordinaire;
- fournir un soutien logistique pour les réunions hybrides, y compris la réservation des salles et l’organisation des aménagements techniques.
Êtes-vous le talent que nous recherchons?
Aptitudes et capacités générales requises
- Penser en exerçant un esprit critique, analyser et résoudre les problèmes avec pragmatisme.
- Évaluer d’un œil critique la crédibilité et la fiabilité des sources, des données et des informations, et utiliser les outils numériques pertinents pour mener les tâches à bien.
- Organiser son travail, faire preuve de responsabilité, définir des priorités, prendre les décisions appropriées et produire des résultats.
- S’adapter à un environnement de travail évolutif, avoir le sens des responsabilités et adopter une attitude constructive à tout moment. Rester efficace et flexible même en période d’activité intense.
- Faire preuve d’initiative pour atteindre les objectifs individuels et collectifs, pouvoir se les approprier et travailler de manière autonome.
- Recourir à l’apprentissage et au développement professionnel afin d’améliorer en permanence ses performances professionnelles et sa connaissance de l’organisation et de l’environnement de travail.
- Collaborer avec les autres de manière constructive en contribuant à un environnement de travail diversifié et inclusif. Faire preuve de respect et de courtoisie à tout moment.
- Transmettre des informations et avis pertinents de manière claire et concise, tant oralement que par écrit, faciliter les interactions et dialoguer efficacement avec les autres. Traiter comme il se doit les informations confidentielles ou sensibles.
Exigences spécifiques au poste
- Vous avez une expérience de SharePoint Online et des applications M365.
- Vous connaissez le système de gestion des contenus web Drupal.
- Vous avez une expérience des tâches financières et administratives, y compris de la gestion des contrats et des paiements.
- Vous avez déjà travaillé avec les outils informatiques pertinents (Sysper, Adonis, Agora, Kiklos, systèmes de réservation en ligne, etc.).
- Vous avez une connaissance approfondie d’une des langues officielles de l’Union européenne et une connaissance satisfaisante d’une autre de ces langues. Pour des fonctionnelles, une connaissance approfondie de l’anglais ou du français est requise.
Atouts
- Une expérience dans un rôle similaire, de préférence dans un environnement numérique ou axé sur la communication, serait un avantage.
- La connaissance des institutions et des procédures de l’UE serait un atout.
- Une bonne compréhension des contrats-cadres de l’UE serait un atout.