Detail of the vacancy notice
- Direction: Directorate for Human Resources and Finance
- Management: No
- Poste vacant: AST/SC1-AST/SC6
- Lieu
- Emploi type : Publication selon l’article 29, paragraphe 1, points a), b) et c), du statut
Votre emploi et vos responsabilités
Vous possédez d’excellentes compétences organisationnelles et vous souhaitez contribuer au bon fonctionnement d’une direction vaste et diversifiée? Vous disposez d’excellentes capacités de communication et de coordination?
En tant que secrétaire/commis du directeur des ressources humaines et des finances, vous apporterez un soutien direct à l’organisation de son agenda quotidien et au suivi de ses activités. Vos principales tâches seront les suivantes:
- fournir une assistance administrative et assurer des tâches d’appui administratif (gestion de l’agenda, préparation et suivi des réunions, rédaction des procès-verbaux des réunions, organisation de visioconférences, gestion de la correspondance et des documents, classement, etc.);
- fournir une assistance administrative dans le cadre des tâches liées à la gestion des ressources humaines (congés, absences, formations, personnel, rapports, etc.);
- coordonner les réunions et entretenir les contacts avec les autres services au sein et en dehors de la direction et effectuer certaines tâches de coordination interne (organisation et planification de réunions, etc.);
- assurer le suivi des échéances des différents dossiers traités par la direction;
- participer, si nécessaire, à des réunions, séminaires et groupes de travail;
- assumer diverses autres tâches d’assistance administrative.
Êtes-vous le talent que nous recherchons?
Aptitudes et capacités générales requises
- Penser en exerçant un esprit critique, analyser et résoudre les problèmes avec pragmatisme.
- Évaluer d’un œil critique la crédibilité et la fiabilité des sources, des données et des informations, et utiliser les outils numériques pertinents pour mener les tâches à bien.
- Organiser son travail, faire preuve de responsabilité, définir des priorités, prendre les décisions appropriées et produire des résultats.
- S’adapter à un environnement de travail évolutif, faire preuve d’engagement et adopter une attitude constructive à tout moment. Rester efficace et flexible même en période d’activité intense.
- Faire preuve d’initiative pour atteindre les objectifs individuels et collectifs, pouvoir se les approprier et travailler de manière autonome.
- Recourir à l’apprentissage et au développement professionnel afin d’améliorer en permanence ses performances professionnelles et sa connaissance de l’organisation et de l’environnement de travail.
- Collaborer avec les autres de manière constructive en contribuant à l’environnement de travail diversifié et inclusif. Faire preuve de respect et de courtoisie à tout moment.
- Transmettre des informations et avis pertinents de manière claire et concise, tant oralement que par écrit, faciliter les interactions et dialoguer efficacement avec les autres. Traiter comme il se doit les informations confidentielles ou sensibles.
Exigences spécifiques au poste
- Vous avez une connaissance approfondie d’une des langues officielles de l’Union européenne et une connaissance satisfaisante d’une autre de ces langues. Pour des raisons fonctionnelles, une très bonne connaissance de l’anglais ou du français est requise et une bonne connaissance de l’autre de ces langues est souhaitable.
- Vous savez utiliser les applications informatiques les plus courantes (Outlook, Excel, Word, PowerPoint, Teams etc.) et êtes disposé(e) à apprendre de nouvelles technologies (en ligne) en cas de besoin.
Atouts
- Une expérience professionnelle antérieure acquise dans les institutions européennes est un atout majeur.
- Une expérience de l’utilisation d’outils tels que SysPer, MiMa, SharePoint, Adonis/Ares est considérée comme un atout.
- Une expérience en matière d’assistance à un cadre supérieur, de coordination de réunions importantes et de projets complexes ou de ressources humaines constituerait un atout.