Secrétaire/commis au sein du One Stop Shop

Details de l'avis de vacance

• Direction: Direction Membres, sessions plénières et stratégie
• Management: non
• Unité/Service: ​​Unité A.1 - Services aux membres  
• Grade: AST/SC1-AST/SC6
• Lieu: Bruxelles
• Deadline: 10/04/2025 à midi (heure de Bruxelles)

Votre emploi et vos responsabilités

Vous êtes intéressé à travailler en relation directe avec les membres du Comité européen des régions (CdR)? Vous aimeriez aider vos collègues à assister les membres du CdR et d'autres participants aux réunions à accéder à toutes les informations nécessaires?

 En tant que secrétaire/commis au sein du One Stop Shop, vous êtes responsable de fournir information, support et assistance aux membres du CdR et aux autres participations aux réunions. Cela implique i.a. la collecte et la gestion des données des membres, gérer les relations avec les délégations nationales et avec les groupes politiques, fournir une assistance administrative, financière et logistique aux membres, disséminer l'information auprès des membres (y compris par le biais de la mise à jour du site intranet et site web), etc. Cela comprend également contribuer à l'amélioration continue des services et de l'information fournis aux membres et aux autres participants aux réunions par le moyen d'outils digitaux (le cas échéant faisant usage de  l'intelligence artificielle). Cela peut aussi inclure une implication dans la gestion financière, en créant les business partners dans SUMMA et/ou en qualité d'agent initiant financier/opérationnel sur diverses lignes budgétaires. 

 Intégré dans l'unité A.1 – Services aux membres, vous ferez partie de l’équipe dynamique du One Stop Shop, qui se compose de 4 collègues polyvalents.

Êtes-vous le talent que nous recherchons?

APTITUDES ET CAPACITÉS GÉNÉRALES REQUISES

• Penser en exerçant un esprit critique, analyser et résoudre les problèmes avec pragmatisme.
• Évaluer d’un œil critique la crédibilité et la fiabilité des sources, des données et des informations, et utiliser les outils numériques pertinents pour mener les tâches à bien.
• Organiser son travail, faire preuve de responsabilité, définir des priorités, prendre les décisions appropriées et produire des résultats. 
• S’adapter à un environnement de travail évolutif, avoir le sens des responsabilités et adopter une attitude constructive à tout moment. Rester efficace et flexible même en période d’activité intense.
• Faire preuve d’initiative pour atteindre les objectifs individuels et collectifs, pouvoir se les approprier et travailler de manière autonome.
• Recourir à l’apprentissage et au développement professionnel afin d’améliorer en permanence ses performances professionnelles et sa connaissance de l’organisation et de l’environnement de travail.
• Collaborer avec les autres de manière constructive en contribuant à un environnement de travail diversifié et inclusif. Faire preuve de respect et de courtoisie à tout moment.
• Transmettre des informations et avis pertinents de manière claire et concise, tant oralement que par écrit, faciliter les interactions et dialoguer efficacement avec les autres. Traiter comme il se doit les informations confidentielles ou sensibles.

EXIGENCES SPÉCIFIQUES AU POSTE

• Vous avez une expérience pertinente dans les tâches de support administratives et/ou financières, et notamment en lien avec des clients de haut niveau.
• Vous avez une très bonne aptitude à la communication orale et écrite, notamment pour communiquer avec des politiciens et parties prenantes de haut niveau et pour rédiger et publier des nouvelles et d'autres informations sur le web.
• Vous avez un intérêt à la modernisation et digitalisation des processus administratifs.
• Vous possédez une connaissance approfondie d’une des langues officielles de l’Union européenne et une connaissance satisfaisante d’une autre de ces langues. Pour des raisons fonctionnelles, un niveau élevé d'anglais est requis et un bon niveau de français est souhaitable.
• Vous maîtrisez très bien les applications et outils informatiques tels qu'Outlook, Excel, Word, SharePoint, Teams, etc.

ATOUTS

• Expérience pertinente au sein des institutions de l'UE.
• Connaissance ou expérience professionnelle en gestion financière et budgétaire.
• Compétences digitales poussées, en ce compris une expérience avec des outils faisant usage de l'intelligence artificielle, et/ou une expérience dans la création et maintenance de sites web et plateformes d'information équivalentes.
• Être familier avec ABAC et/ou SUMMA, l'application de gestion financière des institutions européennes.