Assistant chargé de la gestion des documents et de l’information et de la coordination horizontale

Votre emploi et vos responsabilités

Souhaitez-vous faire partie d'une équipe dynamique, assumant un large éventail de responsabilités et de tâches multidimensionnelles et pluridisciplinaires ? Aimez-vous apporter du support administratif ? Êtes-vous désireux de participer dans la gestion financière, budgétaire et contractuelle ? Êtes-vous ouvert à assurer le suivi de dossiers, à aider à la gestion efficace des dossiers et à la fourniture de services d'information, et à coordonner des processus horizontaux ? 

Dans une institution ou organisation moderne, le travail sans support papier et à distance nécessite des systèmes de gestion de documents et de dossiers efficaces et sécurisés, allant de pair avec une transformation systématique au numérique. En même temps, une collaboration efficace et la gestion de l'information entre et au sein des services sont indispensables afin de donner aux collègues les moyens d'agir et de favoriser une prise de décision éclairée en leur permettant d'accéder aux connaissances essentielles qui soutiennent le travail du Comité européen des régions (CdR).

Affecté directement au chef d'unité de l'unité A.1 – Services aux membres, vous êtes responsable pour fournir une assistance administrative générale aux travaux des secteurs respectifs de l'unité, et pour coordonner divers processus horizontaux d'intérêt commun.

Vous êtes également amené à collaborer plus étroitement avec les collègues du Service des connaissances et de l'information, une équipe dynamique de quatre assistants et deux administrateurs, où l’entraide et la collégialité sont des valeurs importantes.

A titre de back-up, vous pouvez occasionnellement être appelé à fournir une assistance administrative et logistique au directeur de la direction Membres, sessions plénières et stratégie (direction A).

En tant qu'assistant horizontal du chef d'unité, vous serez chargé de:

• apporter une assistance administrative et logistique au chef d'unité et aux secteurs de l'unité, en ce compris concernant les dossiers et procédures de ressources humaines, en ce qui concerne les missions du personnel et pour l'organisation de réunions;
• coordonner la création et la maintenance des pages intranet de l'unité et des autres outils collaboratifs;
• assurer le suivi des tâches confiées à l'unité (FicheCabs) et coordonner les questions liées à la Programmation et au Reporting, y compris la contribution de l'unité au cycle de décharge et au audits internes;
• assumer une série de tâches horizontales pour promouvoir une gestion financière et un suivi budgétaire efficace au sein de l'unité, par exemple par le biais de rapports réguliers, coordination des circuits nécessitant une contribution de la part de différents services, le suivi des rapports d'exception et des nominations d'acteurs financiers, favoriser la digitalisation des procédures, etc.; 
• assister dans le suivi des questions liées à la protection des données au sein de l'unité.

En tant que correspondant au responsable de la gestion des dossiers (RGD) pour l'unité A.1, vous serez chargé de:

• assister le RGD à la définition et la bonne application de la politique de gestion des documents, couvrant tous les aspects de l'enregistrement, du classement, de la conservation et du transfert des documents (papier et électroniques);
• assurer la bonne mise en œuvre et l'application des règles de gestion des documents et des archives au sein de l'unité;
• garantir l'exhaustivité et l'exactitude des dossiers de l'unité, définir les procédures internes conformément aux règles générales et organiser l'espace d'archivage des documents papier au sein de l'unité, le cas échéant;
• être en première ligne pour apporter un soutien aux utilisateurs de l'unité et les orienter vers le RGD en cas de besoin.

En tant qu'assistant d'information, vous serez chargé de:

• contribuer à la mise en œuvre d'une politique de gestion de l'information efficace, proactive et axée sur le client, ainsi qu'à la prestation de services de bibliothèque modernes pour l'établissement;
• effectuer des recherches dans les sources de connaissances disponibles et compiler des informations et des documents d'intérêt pour les départements du Centre de ressources, afin de partager et de diffuser des données, des connaissances et des informations à l'appui d'un travail fondé sur des données probantes;
• fournir un soutien opérationnel et aux utilisateurs au personnel et aux membres du Centre de ressources pour l'accès à l'information et aux données, principalement sous forme d'actualités numériques, d'articles universitaires, de livres électroniques et de livres imprimés;
• assurer la liaison avec les fournisseurs externes afin de garantir le bon fonctionnement des abonnements aux médias et autres bases de données d'information.

En tant qu'agent initiant opérationnel (AIO) du Service des connaissances et de l'information, et sous la responsabilité de l'ordonnateur subdélégué, vous serez chargé de:

• assurer la gestion opérationnelle de deux lignes budgétaires (dépenses liées aux services d'archives des bibliothèques), incluant la planification budgétaire et le suivi continu des dépenses;
• organiser les marchés publics (identification des besoins, organisation des procédures d'appel d'offres, etc.) et assurer la gestion des contrats avec les prestataires de services externes (négociation avec les contractants, suivi de l'exécution des contrats, etc.);
• réaliser les opérations financières (engagements, paiements, demandes de recouvrement, virements de crédits, etc.) en étroite collaboration avec l'agent initiateur financier (AIF);
• garantir la légalité et la régularité des opérations, le respect des principes de bonne gestion financière et des dispositions du Règlement financier et des autres réglementations applicables.

Êtes-vous le talent que nous recherchons?

APTITUDES ET CAPACITÉS GÉNÉRALES REQUISES

• Penser en exerçant un esprit critique, analyser et résoudre les problèmes avec pragmatisme.
• Évaluer d’un œil critique la crédibilité et la fiabilité des sources, des données et des informations, et utiliser les outils numériques pertinents pour mener les tâches à bien.
• Organiser son travail, faire preuve de responsabilité, définir des priorités, prendre les décisions appropriées et produire des résultats. 
• S’adapter à un environnement de travail évolutif, avoir le sens des responsabilités et adopter une attitude constructive à tout moment. Rester efficace et flexible même en période d’activité intense.
• Faire preuve d’initiative pour atteindre les objectifs individuels et collectifs, pouvoir se les approprier et travailler de manière autonome.
• Recourir à l’apprentissage et au développement professionnel afin d’améliorer en permanence ses performances professionnelles et sa connaissance de l’organisation et de l’environnement de travail.
• Collaborer avec les autres de manière constructive en contribuant à un environnement de travail diversifié et inclusif. Faire preuve de respect et de courtoisie à tout moment.
• Transmettre des informations et avis pertinents de manière claire et concise, tant oralement que par écrit, faciliter les interactions et dialoguer efficacement avec les autres. Traiter comme il se doit les informations confidentielles ou sensibles.

EXIGENCES SPÉCIFIQUES AU POSTE

• Vous possédez une expérience pertinente en soutien administratif, en gestion de documents et/ou en gestion des connaissances.
• Vous êtes orienté client, axé sur les solutions et possédez d'excellentes aptitudes à la communication, afin d'assurer une communication fluide avec les membres du comité et vos collègues.
• Vous maîtrisez parfaitement les applications et outils informatiques courants (MS365, notamment Outlook, Excel et Word; SharePoint ; Teams ; etc.).
• Vous possédez une connaissance approfondie d’une des langues officielles de l’Union européenne et une connaissance satisfaisante d’une autre de ces langues. Pour des raisons fonctionnelles, un niveau élevé soit de l’anglais ou du français est requis et un bon niveau de l’autre langue de travail (français ou anglais) est souhaitable.

ATOUTS

• Vous possédez de préférence une formation en sciences de l'information (archivage, information, gestion documentaire et de documents).
• Vous avez une expérience professionnelle pertinente au sein des institutions de l'UE.
• Vous maîtrisez les politiques et les outils de gestion électronique des documents et des archives utilisés notamment à la Commission européenne (e-Domec, ARES).
• Vous êtes familiarisé avec la gestion budgétaire, les marchés publics et la gestion des contrats, et vous possédez une expérience pertinente en gestion financière au sein des institutions européennes, y compris avec les applications utilisées à cet effet (ABAC et/ou SUMMA).
• Vous possédez d'excellentes compétences numériques, notamment une expérience des outils d'intelligence artificielle et/ou de la création et de la maintenance de sites web et de plateformes d'information similaires.
• Vous avez l'habitude de gérer des relations avec des interlocuteurs de haut niveau.