COR/AST1-AST9/44 BIS/25

Assistant au sein de la direction Travaux législatifs

Fonctionnaire - Assistant

Date de clôture

11 juillet 2025

Details de l'avis de vacance

Vous souhaitez faire partie d’une équipe dynamique et efficace? Vous recherchez de la diversité dans vos tâches quotidiennes?

En tant qu’assistant de la directrice au sein de la direction des travaux législatifs 1, vous effectuerez les tâches suivantes:

gérer l’ordre du jour de la directrice;
organiser des réunions hebdomadaires avec les chefs d’unité, rédiger les comptes rendus des réunions et en assurer le suivi;
assister la directrice dans la rédaction des documents et de la correspondance signés par cette dernière, par la présidente du Comité européen des régions (CdR) ou par le secrétaire général;
fournir un appui administratif pour les questions de personnel en tant que point de contact des ressources humaines (RH) et assurer le suivi de l’outil de gestion des ressources humaines;
analyser et contrôler le budget des missions de la direction et exercer le rôle d’agent initiateur opérationnel pour les missions;
assurer la mise en œuvre et le suivi des procédures internes en collaboration avec les unités de la direction et les services concernés;
coopérer avec les autres directions, les cabinets et les groupes politiques;
collaborer étroitement avec l’unité B.I.(commission NAT) et coordonner les documents destinés aux réunions bilatérales avec les directions, le cabinet de la présidente et le secrétaire général, et les charger sur les sites d’équipe concernés;
aider la direction à organiser des activités de renforcement des capacités et des journées «hors les murs» («away days»).

Penser en exerçant un esprit critique, analyser et résoudre les problèmes avec pragmatisme.
Évaluer d’un œil critique la crédibilité et la fiabilité des sources, des données et des informations, et utiliser les outils numériques pertinents pour mener les tâches à bien.
Organiser son travail, faire preuve de responsabilité, définir des priorités, prendre les décisions appropriées et produire des résultats.
S’adapter à un environnement de travail évolutif, avoir le sens des responsabilités et adopter une attitude constructive à tout moment. Rester efficace et flexible même en période d’activité intense.
Faire preuve d’initiative pour atteindre les objectifs individuels et collectifs, pouvoir se les approprier et travailler de manière autonome.
Recourir à l’apprentissage et au développement professionnel afin d’améliorer en permanence ses performances professionnelles et sa connaissance de l’organisation et de l’environnement de travail.
Collaborer avec les autres de manière constructive en contribuant à un environnement de travail diversifié et inclusif. Faire preuve de respect et de courtoisie à tout moment.
Transmettre des informations et avis pertinents de manière claire et concise, tant oralement que par écrit, faciliter les interactions et dialoguer efficacement avec les autres. Traiter comme il se doit les informations confidentielles ou sensibles.

Vous possédez une expérience solide et concrète des processus politiques et procédures administratives hautement structurés.
Vous disposez d’excellentes capacités d’analyse. Vous avez une très bonne capacité d’organisation et de hiérarchisation des priorités, ainsi que le souci du détail.
Vous êtes parfaitement apte à travailler en équipe, vous communiquez bien, avez le sens du service et faites preuve de souplesse.
Vous possédez une connaissance approfondie d’une des langues officielles de l’Union européenne et une connaissance satisfaisante d’une autre de ces langues. Pour des raisons fonctionnelles, un niveau élevé d’anglais est requis et un bon niveau de français est souhaitable.
Vous maîtrisez bien les applications et outils informatiques (Outlook, Excel, Word, SharePoint, etc.) et savez utiliser les outils d’IA dans un environnement sécurisé.

Une expérience dans les institutions européennes est un atout majeur.
Une expérience dans le domaine du soutien logistique et administratif serait fortement appréciée.
Une bonne connaissance du règlement intérieur et d’autres procédures administratives du CdR constituerait un avantage.
La connaissance pratique d’outils tels que SharePoint, SysPer, MiMa, Adonis/Ares, Agora ou Dynamics sera considérée comme un plus.