Details de l'avis de vacance
- Direction: C - Travaux Législatifs 2
- Management: no
- Unité: C.I. Coordination, planification et impact - Coopération transfrontière et partenariats territoriaux
- Poste vacant: AST1-AST9
- Lieu: Bruxelles
- Date de clôture: 20 juin 2025 à midi (heure de Bruxelles)
Votre emploi et vos responsabilités
Contribuer aux travaux législatifs du Comité européen des régions (CdR) vous intéresse? Vous aimez travailler dans un environnement collaboratif, effectuer des tâches variées et épauler vos collègues? Vous souhaiteriez jouer un rôle clé en assistant le directeur adjoint et les administrateurs dans leurs tâches administratives et de coordination?
En tant qu’assistant au sein de l’unité «Coordination, planification et impact — Coopération transfrontière et partenariats territoriaux» de la direction des travaux législatifs 2, vous assisterez le directeur adjoint et les administrateurs concernés dans un large éventail de tâches administratives et de coordination.
Vous assumerez principalement les responsabilités suivantes:
- appui administratif pour la coordination des processus de planification législative et d’établissement de rapports relatifs aux avis des commissions COTER, ECON et SEDEC;
- suivi des flux de travail et communication précise et en temps utile avec les autres institutions de l’Union européenne (UE), notamment la Commission européenne, le Conseil et le Parlement européen;
- tâches d’organisation et de soutien en lien avec l’établissement des calendriers des réunions et la préparation des principales réunions institutionnelles telles que les sessions plénières du CdR et les réunions de son bureau et de sa commission des affaires financières et administratives;
- préparation et diffusion des documents pertinents (par exemple les calendriers des réunions, listes d’avis et d’amendements, listes d’experts, tableaux synoptiques) et garantie d’un flux d’informations efficace entre la direction et les autres services du CdR.
Vous serez en outre amené à:
- collaborer étroitement avec l’équipe de coordination de la direction des travaux législatifs 1, notamment en ce qui concerne la gestion des saisines provenant des institutions de l’UE;
- contribuer à la coordination et au suivi de la préparation des produits horizontaux, des programmes de travail en cours et annuels de la direction, ainsi que des obligations connexes en matière de planification et d’établissement de rapports;
- participer à la mise en œuvre de la stratégie de communication de la direction en coopération avec la direction de la communication;
- rédiger des procès-verbaux de réunion, des descriptions de procédure et des résumés des principaux points de discussion dans les domaines relevant de votre responsabilité;
- intervenir en renfort des autres assistants de l’unité, en tant que membre d’une équipe dynamique, et effectuer des tâches supplémentaires que vous assignera le directeur adjoint.
Êtes-vous le talent que nous recherchons?
Aptitudes et capacités générales requises
- Penser en exerçant un esprit critique, analyser et résoudre les problèmes avec pragmatisme.
- Évaluer d’un œil critique la crédibilité et la fiabilité des sources, des données et des informations, et utiliser les outils numériques pertinents pour mener les tâches à bien.
- Organiser son travail, faire preuve de responsabilité, définir des priorités, prendre les décisions appropriées et produire des résultats.
- S’adapter à un environnement de travail évolutif, avoir le sens des responsabilités et adopter une attitude constructive à tout moment. Rester efficace et flexible même en période d’activité intense.
- Faire preuve d’initiative pour atteindre les objectifs individuels et collectifs, pouvoir se les approprier et travailler de manière autonome.
- Recourir à l’apprentissage et au développement professionnel afin d’améliorer en permanence ses performances professionnelles et sa connaissance de l’organisation et de l’environnement de travail.
- Collaborer avec les autres de manière constructive en contribuant à un environnement de travail diversifié et inclusif. Faire preuve de respect et de courtoisie à tout moment.
- Transmettre des informations et avis pertinents de manière claire et concise, tant oralement que par écrit, faciliter les interactions et dialoguer efficacement avec les autres. Traiter comme il se doit les informations confidentielles ou sensibles.
Exigences spécifiques au poste
- Vous possédez une solide expérience de l’utilisation des applications et outils informatiques (Outlook, Excel, Word, SharePoint, Teams, etc.), et vous maîtrisez la gestion des sites d’équipe SharePoint ainsi que les outils d’IA dans un environnement sécurisé, ou êtes capable d’acquérir rapidement ces connaissances et compétences.
- Vous démontrez un haut niveau de conscience politique, avec la capacité de naviguer dans les sensibilités institutionnelles et d'aligner vos actions sur les objectifs politiques ainsi que sur les attentes des parties prenantes.
- Vous apportez précision et minutie dans votre travail, en assurant exactitude et cohérence dans la documentation et les processus administratifs afin de maintenir la qualité de l'exécution.
- Vous avez à cœur d’adopter une attitude axée sur le client, ce qui suppose, entre autres, de faire preuve de disponibilité et de flexibilité.
- Vous possédez une connaissance approfondie d’une des langues officielles de l’UE et une connaissance satisfaisante d’une autre de ces langues. Pour des raisons de service, une très bonne maîtrise écrite et orale de l’anglais est requise, et une bonne connaissance du français et la connaissance d’une autre langue de l’UE sont souhaitables.
Atouts
- Bonne connaissance du fonctionnement des institutions de l’UE (notamment de la structure politique et de l’organisation du CdR).
- Une expérience de l’appui administratif et du travail au sein des directions des travaux législatifs du CdR constituerait un atout majeur.
- Il serait souhaitable que la personne retenue ait déjà travaillé avec Adonis, Agora, Dynamics, EU Survey et le système de gestion financière ABAC.