Assistant du chef d’unité de la commission CIVEX

Detail of the vacancy notice

• Direction: Direction des travaux législatifs 1
• Management: no
• Unité: ​​Commission CIVEX
• Poste vacant: AST 1-AST 9
• Lieu d'assignement : Brussels
• Date de clôture: 14/03/2025 à midi (heure de Bruxelles)

Votre emploi et vos responsabilités

Vous êtes intéressé par la possibilité de contribuer aux travaux politiques, législatifs et analytiques liés à la démocratie, à l’amélioration de la réglementation, à la subsidiarité active et aux relations extérieures? Vous souhaitez faire partie d’une équipe dynamique, assumer un large éventail de responsabilités et entretenir des contacts fréquents avec les membres du Comité européen des régions (CdR)?

En tant qu’assistant du chef d’unité de la commission de la citoyenneté, de la gouvernance et des affaires institutionnelles et extérieures (CIVEX) du CdR, vous êtes chargé de fournir un soutien administratif général aux travaux de l’unité et de coopérer avec l’équipe d’encadrement de l’unité et de la direction ainsi qu’avec d’autres collègues.

Vous coordonnez de manière autonome la préparation et le suivi de la correspondance et des documents officiels, gérez les demandes de traduction et veillez au respect des délais.

Vous assurez également l’organisation logistique de diverses manifestations et réunions (tant à Bruxelles que dans une ville ou région accueillant une réunion hors siège), en veillant au respect des procédures détaillées du CdR en coordination avec plusieurs unités, en préparant les documents et la correspondance ad hoc et en assurant la liaison avec les membres du CdR, les collègues des groupes politiques et les intervenants externes.

Vous assurez également l’organisation administrative et logistique des événements politiques (sur le terrain ou à distance) et des activités horizontales (études, enquêtes, rapports, consultations), en collaboration avec les autres unités et intervenants externes.

Vous remplacez en tant que de besoin les autres assistants de l’unité et effectuez les tâches que vous assigne le chef d’unité.

Êtes-vous le talent que nous recherchons?

Aptitudes et capacités générales requises

• Penser en exerçant un esprit critique, analyser et résoudre les problèmes avec pragmatisme.
• Évaluer d’un œil critique la crédibilité et la fiabilité des sources, des données et des informations, et utiliser les outils numériques pertinents pour mener les tâches à bien.
• Organiser son travail, faire preuve de responsabilité, définir des priorités, prendre les décisions appropriées et produire des résultats.
• S’adapter à un environnement de travail évolutif, faire preuve d’engagement et adopter une attitude constructive à tout moment. Rester efficace et flexible même en période d’activité intense.
• Faire preuve d’initiative pour atteindre les objectifs individuels et collectifs, pouvoir se les approprier et travailler de manière autonome.
• Recourir à l’apprentissage et au développement professionnel afin d’améliorer en permanence ses performances professionnelles et sa connaissance de l’organisation et de l’environnement de travail.
• Collaborer avec les autres de manière constructive en contribuant à un environnement de travail diversifié et inclusif. Faire preuve de respect et de courtoisie à tout moment.
• Transmettre des informations et avis pertinents de manière claire et concise, tant oralement que par écrit, faciliter les interactions et dialoguer efficacement avec les autres. Traiter comme il se doit les informations confidentielles ou sensibles.

Exigences spécifiques au poste

• Vous êtes doté de très bonnes compétences verbales et écrites, notamment pour pouvoir communiquer avec des élus politiques et des parties prenantes de haut niveau et rédiger et publier des articles d’actualité sur le web.
• Vous êtes très intéressé par les questions relevant des compétences de la commission CIVEX.
• Vous possédez une connaissance approfondie d’une des langues officielles de l’Union européenne et une connaissance satisfaisante d’une autre de ces langues. Pour des raisons fonctionnelles, un niveau élevé d’anglais est requis et un bon niveau de français est souhaitable.
• Vous disposez d’une bonne maîtrise des applications et outils informatiques (comme Outlook, Excel, Word, SharePoint, Teams, etc.).

Atouts

• Une expérience dans le domaine du soutien logistique et administratif est un atout majeur.
• Une bonne connaissance du règlement intérieur et des procédures administratives du CdR constituerait un atout.
• La connaissance du fonctionnement des institutions de l’Union européenne serait un atout.