- Direction: Direction «Membres et sessions plénières et stratégie»
- Unité: Unité A1 «Services aux membres»
- Poste vacant: AD5-AD12
- Emploi type: ADMINISTRATEUR
- Publication selon l’article 29, paragraphe 1, points a), b) et c) du statut
- Date de clôture: 27/09/2024 à midi (heure de Bruxelles GMT +1)
Votre emploi et vos responsabilités
Dans une institution ou organisation moderne, le travail sans support papier et à distance nécessite des systèmes de gestion de documents et de dossiers efficaces et sécurisés, allant de pair avec une transformation systématique au numérique. Dans ce contexte, il a été décidé d'introduire la politique de gestion des documents de la Commission européenne (e-Domec) et de déployer les outils y afférentes (notamment HERMES, ARES et NOMCOM) au Comité européen des Régions (CdR).
En même temps, une gestion efficace de l'information et la fourniture de services de librairie modernes permettent de collecter, d'utiliser et de partager des données, des connaissances et de l'information au sein de l'institution (et au-delà) afin d'informer, soutenir et appuyer le travail et les activités des autres départements.
Ces changements s'inscrivent dans le cadre plus général d'une évolution du secrétariat-général du CdR vers une administration moderne, simplifiée et digitalisée.
Vous souhaitez faire partie d'un processus de changement ambitieux (impliquant tous les départements de l'institution) pour moderniser la politique de gestion des documents d'activité de l'institution et pour adapter la bibliothèque à l'ère digitale? Vous êtes familiarisé avec e-Domec et ARES et vous aimeriez participer votre expertise dans ce domaine? Vous aimeriez contribuer aux activités de changement liées à l'introduction d'une nouvelle culture dans l'organisation des documents, la préservation de la mémoire institutionnelle et le partage des données, des connaissances et de l'information parmi le personnel et les membres de l'institution?
Si vous êtes passionné de la gestion des documents d'activité, d'y assurer l'accès public et de préserver et partager le savoir essentiel et vital aux activités du Comité, n’hésitez pas à présenter votre candidature à ce poste!
En qualité de gestionnaire de documents d'activité (Document Management Officer – DMO), vous serez amené notamment à :
- Assister à la définition, la mise en œuvre et le suivi de la politique, des règles et des procédures en matière de gestion des documents à travers l'institution, en ce compris le plan de classement et le schéma de préservation;
- Coordonner l'élaboration et veiller à l'application correcte de la politique de gestion des documents à travers l'institution, couvrant tous les aspects : l'enregistrement, le classement, la préservation, description et le versement de documents (en format papier et digital);
- Assurer la protection physique, la conservation et le versement de documents, dossiers et fichiers (en format papier et digital);
- Gérer et organiser les documents d'activité pour consolider la description, l'accès et la préservation des documents essentiels.
- Développer et mettre en place des systèmes d'information qui promeuvent l'accessibilité et le retrait de données, tenant compte des disposition pertinentes en matière de sécurité et de protection des données.
- Initier et coordonner des projets pour améliorer l'efficacité dans la gestion des documents afin d'exploiter au mieux les Systèmes de Gestion électroniques des Documents et de réduire l'utilisation du papier au CdR.
- Contribuer à l'analyse des circuits existants dans le domaine de la gestion des documents d'activité dans les différentes directions, avec pour objectif de simplifier et d'aligner les procédures et d'épargner des ressources.
En qualité de Gestionnaire de l'information, vous serez amené notamment à:
- Assister à la définition, la mise en œuvre et le suivi d'une politique de gestion de l'information efficace, proactive et orienté-client ainsi qu'à l'élaboration et la fourniture de services de librairie modernes pour l'institution;
- Participer à la définition des activités du Centre de Documentation et promouvoir leurs transformation en un service de bibliothèque moderne adapté à l'ère digital;
- Acquérir l'accès, partager et disséminer les données, les connaissances et l'information en support d'un travail fondé sur des données probantes pour le personnel et pour les membres du CdR;
- Effectuer de la recherche dans les sources d'information disponibles afin de fournir les renseignements d'intérêt au personnel et aux membres du CdR, que ce soit sur demande ou de propre initiative;
- Contribuer à la gestion budgétaire, financière et contractuelle relative notamment aux abonnements aux journaux papier et digitaux et à l'acquisition des collections de livres/e-books, de plateformes d'intelligence, de software et des bases d'information.
Au quotidien, la fonction impliquera i.a. :
- Être impliqué activement dans un processus de changement majeur, visant l'introduction de nouvelles règles et de nouveaux outils de gestion des documents au CdR et un meilleur alignement des services de librairie sur un paysage digital en pleine évolution;
- Assurer la mise en œuvre correcte des règles, procédures et consignes internes dans le domaine de la gestion des documents d'activité, de l'archivage et de l'accès aux documents;
- Contribuer au développement, au monitoring, à la modernisation et à l'amélioration des procédures opérationnelles en lien avec la gestion des documents d'activité, de l'archivage et de l'accès aux documents;
- Collecter les besoins des différents clients internes du Centre de Documentation (les services du CdR, son personnel et ses membres) en termes de données, connaissances et informations et apprécier comment y répondre au mieux;
- Traiter le budget du Centre de Documentation du CdR et assurer la gestion contractuelle y afférente (négociations avec les contractants, suivi de l'exécution du contrat, etc.);
- Assurer la bonne gestion financière, dans le plein respect des dispositions du Règlement Financier et des autres règles et procédures applicables;
- Collaborer étroitement et communiquer avec les collègues d'autres directions et coordonner un réseau de correspondants des différents services du CdR;
- Participer activement dans les réunions inter-service et groupes de travail, et représenter le Comité dans des organes interinstitutionnels;
- Développer les modules, matériaux et procédures de formation, animer des formations ou sessions de coaching et élaborer des manuels pour assurer que tous les utilisateurs soient bien informés.
- Faire le reporting sur les résultats et assurer le suivi des activités diverses (collecte et analyse des données, résumer les constats, identifier des domaines d'amélioration, etc.).
Qui sommes-nous? Quels sont nos défis à venir?
La Direction Membres, sessions plénières et stratégie (Direction A) est le principal point de contact des membres en ce qui concerne leurs droits et obligations, ainsi que leur environnement de travail pendant leur mandat au CdR.
Ses principales responsabilités sont:
- fournir en temps utile un soutien et une assistance (dans les domaines juridique, financier et opérationnel) appropriés et efficaces à ses parties prenantes, dans le plein respect des procédures et du règlement intérieur du CdR;
- fournir un soutien opportun et efficace (y compris des ressources humaines, logistiques et d’interprétation) pour l’organisation des réunions du CdR et d’autres événements à Bruxelles et hors du siège afin de permettre au CdR d’atteindre ses objectifs politiques;
- fournir un soutien, une assistance et une coordination dans un certain nombre de domaines horizontaux liés à l’environnement de travail interne du CdR: assistance juridique, procédures opérationnelles, gestion documentaire et informatique.
Au sein de la direction, l’Unité A.1 (Services aux membres) est composée de 18 collègues, affectés aux différents secteurs. L'unité regroupe plusieurs services: un helpdesk d’information générale pour les membres (guichet unique dit «One Stop Shop»), les services financiers pour les dépenses liées aux membres, un service Archives responsable de la gestion globale de la politique de gestion des documents d'activité et des ressources (actuelles et historiques) documentaires du CdR ainsi qu'un centre de documentation central.
Elle abrite également les Service Archives du CdR.
Êtes-vous le talent que nous recherchons?
APTITUDES ET CAPACITÉS GÉNÉRALES REQUISES
- Penser en exerçant un esprit critique, analyser et résoudre les problèmes avec pragmatisme.
- Évaluer d’un œil critique la crédibilité et la fiabilité des sources, des données et des informations, et utiliser les outils numériques pertinents pour mener les tâches à bien.
- Organiser son travail, avoir le sens des responsabilités, définir des priorités, prendre les décisions appropriées et produire des résultats.
- S’adapter à un environnement de travail évolutif, faire preuve d'engagement et adopter une attitude constructive à tout moment. Rester efficace et flexible même en période d’activité intense.
- Faire preuve d’initiative pour atteindre les objectifs individuels et collectifs, pouvoir se les approprier et travailler de manière autonome.
- Recourir à l’apprentissage et au développement professionnel afin d’améliorer en permanence ses performances professionnelles et sa connaissance de l’organisation et de l’environnement de travail.
- Collaborer avec les autres de manière constructive en contribuant à un environnement de travail diversifié et inclusif. Faire preuve de respect et de courtoisie à tout moment.
- Transmettre des informations et avis pertinents de manière claire et concise, tant oralement que par écrit, faciliter les interactions et dialoguer efficacement avec les autres. Traiter comme il se doit les informations confidentielles ou sensibles.
EXIGENCES SPÉCIFIQUES AU POSTE
- Vous avez une connaissance approfondie d’une des langues officielles de l’Union européenne et une connaissance au moins satisfaisante d’une autre de ces langues. Pour des raisons fonctionnelles, une très bonne connaissance du français et/ou de l’anglais est requise;
- Vous avez une expérience professionnelle pertinente dans le domaine de la gestion des documents d'activité et ou des archives (papier ou digitale) au sein des institutions européennes, et au sein des institutions suivant la politique de gestion de la Commission européenne (e-Domec) et utilisant les outils y afférents (ARES) en particulier;
- Vous avez des compétences digitales confirmées et vous avez une expérience pertinente dans la gestion des connaissances et/ou les services de bibliothèque;
- Vous disposez d’une bonne maîtrise des applications et outils informatiques (Outlook, Excel, Word, SharePoint, Jira);
ATOUTS
- Être familiarisé avec les systèmes de gestion des documents et les systèmes électroniques de gestion des documents et des enregistrements en général (tels que Documentum) ainsi qu'une qualification et/ou une expérience professionnelle dans le domaine des sciences de l’information (archives, gestion des documents) constituent un atout;
- Une expérience professionnelle pertinence avec la gestion financière au sein des institutions européennes (et avec l'application ABAC), avec la gestion de projets et/ou avec la supervision d'équipe constituent des atouts.
Ce que nous vous offrons
- Une institution européenne à taille humaine, au cœur du quartier européen et aisément accessible.
- Un horaire flexible et des possibilités de télétravail en accord avec les besoins de service.
- Un environnement de travail convivial dans lequel l’autonomie, le sens de l’initiative et l’esprit d’équipe sont des valeurs appréciées.
- Une institution qui promeut l’égalité des chances, la diversité et la non-discrimination afin de contribuer à un environnement de travail inclusif et respectueux, activement engagée dans le processus consultatif précédent l’adoption du cadre réglementaire européen.
- Une institution certifiée EMAS qui cherche en permanence à améliorer ses performances environnementales.
Ce défi vous intéresse?
Si vous détenez les compétences que nous recherchons et, si à la lecture de cet avis, vous vous reconnaissez, alors postulez via le formulaire de candidature en ligne : https://candpvc.cor.europa.eu/FormPVC.aspx?m=i&culture=fravant le 27/09/2024 à midi.
N’oubliez pas de lire attentivement l’annexe à cet avis de vacance.
Le Secrétaire général
(signé)
Petr Blížkovský