Details de l'avis de vacance
- Direction : Direction Membres, sessions plénières et stratégie
- Management : no
- Unité : A.2 Bureau, sessions plénières et service central d’organisation des réunions
- Poste vacant : AST/SC1-AST/SC6
- Lieu : Bruxelles
Votre emploi et vos responsabilités
Aimez-vous organiser des réunions et gérer leurs aspects logistiques et leur préparation technique? Possédez-vous de bonnes capacités de communication et de coordination?
Le Comité européen des régions (CdR) accueille environ 1 000 réunions par an, y compris des sessions plénières et des réunions organisées dans différents pays européens. Vous ferez partie d’une équipe dynamique et pluridisciplinaire qui contribue à l’organisation logistique de ces réunions. En tant que secrétaire/commis au sein de l’équipe de coordination du service central des réunions, vos tâches consisteront à:
- encoder dans la base de données les réunions se tenant à Bruxelles et hors siège;
- envoyer les demandes d’interprétation aux fournisseurs;
- traiter les demandes de restauration, y compris les procédures d’achat;
- soutenir l’organisation logistique des réunions hors siège des commissions. Entre autres tâches, vous coopérerez avec les services organisateurs du CdR et les hôtes locaux;
- assister vos collègues dans la préparation et le lancement des appels d’offres liés au soutien logistique et technique aux réunions;
- agir en tant qu’initiateur opérationnel pour les procédures de passation de marchés liés aux réunions;
- assurer quand c’est nécessaire une coordination avec l’équipe des huissiers s’agissant des tâches logistiques.
Êtes-vous le talent que nous recherchons ?
APTITUDES ET CAPACITÉS GÉNÉRALES REQUISES
- Penser en exerçant un esprit critique, analyser et résoudre les problèmes avec pragmatisme.
- Évaluer d’un œil critique la crédibilité et la fiabilité des sources, des données et des informations, et utiliser les outils numériques pertinents pour mener les tâches à bien.
- Organiser son travail, faire preuve de responsabilité, définir des priorités, prendre les décisions appropriées et produire des résultats.
- S’adapter à un environnement de travail évolutif, avoir le sens des responsabilités et adopter une attitude constructive à tout moment. Rester efficace et flexible même en période d’activité intense.
- Faire preuve d’initiative pour atteindre les objectifs individuels et collectifs, pouvoir se les approprier et travailler de manière autonome.
- Recourir à l’apprentissage et au développement professionnel afin d’améliorer en permanence ses performances professionnelles et sa connaissance de l’organisation et de l’environnement de travail.
- Collaborer avec les autres de manière constructive en contribuant à un environnement de travail diversifié et inclusif. Faire preuve de respect et de courtoisie à tout moment.
- Transmettre des informations et avis pertinents de manière claire et concise, tant oralement que par écrit, faciliter les interactions et dialoguer efficacement avec les autres. Traiter comme il se doit les informations confidentielles ou sensibles.
EXIGENCES SPÉCIFIQUES AU POSTE
- Vous avez une expérience de l’organisation logistique de réunions.
- Vous êtes ouvert à l’apprentissage d’outils et de procédures informatiques propres à cet emploi.
- Vous êtes disposé à apprendre les bases de fonctionnement des marchés publics et des procédures financières.
- Vous possédez une connaissance approfondie d’une des langues officielles de l’Union européenne (UE) et une connaissance satisfaisante d’une autre de ces langues. Pour des raisons fonctionnelles, un niveau élevé d’anglais est requis et un bon niveau de français est souhaitable.
ATOUTS
- Expérience antérieure dans le même domaine d’emploi au sein d’une institution européenne.
- Expérience antérieure en matière de marchés publics et de finances.
- Connaissance de SharePoint, Agora, Adonis et Ares.