Détail de l'avis de vacance
- Direction : Direction Ressources humaines et finances
- Management : no
- Unité : Unité E.3 - Conditions de travail et gestion des talents
- Type de contrat : Agent temporaire AST-SC1
- Location : Bruxelles
- Durée du contrat : 2 ans à partir du 01/12/2025
- Registration : Formulaire de candidature en ligne
Votre emploi et vos responsabilités
Vous vous intéressez à la santé au travail et à l’accompagnement du personnel dans leurs démarches médicales et administratives ? Vous souhaitez jouer un rôle central dans le bon fonctionnement du service médical ?
En tant que secrétaire médical au sein du service médical de l’unité E.3, vous êtes responsable de l'organisation administrative des activités du médecin-conseil et de la gestion de l'agenda des visites médicales obligatoires (visites de recrutement, visites annuelles, etc.), ainsi que des activités de bien-être proposées au personnel.
Vous assurez, dans les locaux du service médical, l'accueil physique et téléphonique des patients, le suivi de la correspondance via la boîte fonctionnelle du service médical et la bonne exécution des principales procédures administratives du service (réception des certificats médicaux, rapports médicaux, préparation des autorisations de congés spéciaux ou de temps partiel médical, etc.).
Vous exercerez également des fonctions en matière d’initiation financière, en tant qu’agent opérationnel initiateur (OIA), notamment pour le traitement des remboursements liés aux visites médicales annuelles.
Vous organisez votre travail de façon autonome dans le respect des délais, en étroite coordination avec le médecin-conseil et les collègues de l’unité E.3. Vous faites partie de l’équipe dynamique du secteur santé et bien-être, composée du médecin-conseil, d’une infirmière et d'une assistante sociale. Vous travaillez sous la supervision du médecin-conseil et sous la responsabilité du chef d’unité.
Êtes-vous le talent que nous recherchons?
APTITUDES ET CAPACITÉS GÉNÉRALES REQUISES
- Penser en exerçant un esprit critique, analyser et résoudre les problèmes avec pragmatisme.
- Évaluer d’un œil critique la crédibilité et la fiabilité des sources, des données et des informations, et utiliser les outils numériques pertinents pour mener les tâches à bien.
- Organiser son travail, faire preuve de responsabilité, définir des priorités, prendre les décisions appropriées et produire des résultats.
- S’adapter à un environnement de travail évolutif, avoir le sens des responsabilités et adopter une attitude constructive à tout moment. Rester efficace et flexible même en période d’activité intense.
- Faire preuve d’initiative pour atteindre les objectifs individuels et collectifs, pouvoir se les approprier et travailler de manière autonome.
- Recourir à l’apprentissage et au développement professionnel afin d’améliorer en permanence ses performances professionnelles et sa connaissance de l’organisation et de l’environnement de travail.
- Collaborer avec les autres de manière constructive en contribuant à un environnement de travail diversifié et inclusif. Faire preuve de respect et de courtoisie à tout moment.
- Transmettre des informations et avis pertinents de manière claire et concise, tant oralement que par écrit, faciliter les interactions et dialoguer efficacement avec les autres. Traiter comme il se doit les informations confidentielles ou sensibles.
EXIGENCES SPÉCIFIQUES AU POSTE
- Vous avez une solide expérience de 3 ans minimum dans le domaine administratif ou dans un poste de secrétariat, idéalement dans le secteur médical.
- Vous possédez une connaissance approfondie d’une des langues officielles de l’Union européenne et une connaissance satisfaisante d’une autre de ces langues. Pour des raisons fonctionnelles, un niveau élevé en français et en anglais est requis.
- Vous maîtrisez bien les applications et outils informatiques, tels qu'Outlook, Excel, Word et SharePoint, y compris les outils d'intelligence artificielle dans un environnement sécurisé.
Veuillez noter que les candidats doivent satisfaire aux critères d'admissibilité spécifiés à l'article 12 paragraphe 2 du régime applicable aux autres agents.
ATOUTS
- Une expérience antérieure en secrétariat médical est un atout majeur.
- Une expérience dans un environnement institutionnel ou européen est souhaitable.
- Une connaissance des règles applicables en matière de gestion des absences ou des droits du personnel serait un plus.