Administrateur au guichet unique (One Stop Shop) du CdR

Details de l'avis de vacance

• Direction: Direction des travaux législatifs 2
• Unité: Unité C.I: Coordination, planification et impact — Coopération transfrontière et partenariats territoriaux
• Poste vacant: AD5 - AD12
• Location: Brussels

Votre emploi et vos responsabilités

Vous souhaiteriez travailler au contact direct des membres du Comité européen des régions (CdR)? Vous aimeriez faire en sorte que ces membres ainsi que les autres participants aux réunions du Comité aient accès à toutes les informations nécessaires?

En tant qu’administrateur au sein du guichet unique (One Stop Shop) du CdR, vous êtes chargé d’organiser et de garantir la fourniture d’informations, de soutien et d’assistance aux membres du CdR et aux autres participants aux réunions.

Pour ce faire, vous devez veiller à ce que la communication avec les membres et les autres participants aux réunions soit assurée en temps utile, mais aussi collecter et gérer les données relatives aux membres, assurer la liaison avec les délégations nationales et les groupes politiques, fournir une assistance administrative, financière et logistique aux membres, coordonner la mise en œuvre des mesures de transparence applicables aux membres titulaires d’un mandat au titre du registre de transparence de l’ Union européenne (UE), ou encore mener des actions concernant la diffusion d’informations aux membres (y compris la mise à jour de l’intranet et du site web), pour ne citer que quelques-unes des tâches qui vous incombent. 

Cette fonction exige également de proposer une vision tournée vers l’avenir et de stimuler l’innovation et les avancées numériques au sein du guichet unique, en vue notamment d’élargir et d’améliorer les services et les informations mis à la disposition des membres et des autres participants aux réunions, entre autres grâce à des outils numériques, qui peuvent faire appel à la technologie de l’intelligence artificielle.

En outre, sous la responsabilité du chef d’unité (adjoint), il vous incombe d’assurer la supervision quotidienne de l’équipe du guichet unique et de participer à son encadrement, en assumant par exemple les tâches suivantes:

• aider à définir les objectifs de l’unité dans le cadre des attributions du guichet unique, ainsi qu’à assurer le suivi et à rendre compte des progrès accomplis dans leur réalisation; 
• répartir et coordonner les projets et les tâches entre les membres de l’équipe;
• contribuer à une communication harmonieuse, à un bon esprit d’équipe et à un environnement de travail positif en déléguant certaines tâches, en motivant les membres de l’équipe et en leur donnant les moyens d’agir;
• participer aux réseaux interinstitutionnels et aux groupes de travail ayant trait aux compétences du guichet unique, et entretenir de bonnes relations avec les services homologues au sein d’autres institutions, en particulier avec le personnel des services concernés du Conseil;
• assurer une collaboration et une communication harmonieuses entre le guichet unique et les autres services du CdR, y compris le service financier chargé des membres au sein de l’unité A1.

Vos fonctions peuvent aussi vous amener à participer aux activités de gestion budgétaire, financière et contractuelle, en qualité d’ordonnateur subdélégué, pour les diverses lignes budgétaires gérées par l’unité. 

Vous faites partie de l’équipe dynamique du guichet unique (One stop shop) du CdR, qui se compose de quatre personnes polyvalentes et relève de l’unité A1 «Services aux membres».

Êtes-vous le talent que nous recherchons?

Aptitudes et capacités générales requises

• Penser en exerçant un esprit critique, analyser et résoudre les problèmes avec pragmatisme.
• Évaluer d’un œil critique la crédibilité et la fiabilité des sources, des données et des informations, et utiliser les outils numériques pertinents pour mener les tâches à bien.
• Organiser son travail, faire preuve de responsabilité, définir des priorités, prendre les décisions appropriées et produire des résultats. 
• S’adapter à un environnement de travail évolutif, avoir le sens des responsabilités et adopter une attitude constructive à tout moment. Rester efficace et flexible même en période d’activité intense.
• Faire preuve d’initiative pour atteindre les objectifs individuels et collectifs, pouvoir se les approprier et travailler de manière autonome.
• Recourir à l’apprentissage et au développement professionnel afin d’améliorer en permanence ses performances professionnelles et sa connaissance de l’organisation et de l’environnement de travail.
• Collaborer avec les autres de manière constructive en contribuant à un environnement de travail diversifié et inclusif. Faire preuve de respect et de courtoisie à tout moment.
• Transmettre des informations et avis pertinents de manière claire et concise, tant oralement que par écrit, faciliter les interactions et dialoguer efficacement avec les autres. Traiter comme il se doit les informations confidentielles ou sensibles.

Exigences spécifiques au poste

• Vous disposez d’une solide expérience dans le domaine administratif, financier et/ou de la coordination, s’agissant notamment de traiter avec des acteurs de haut niveau.
• Vous avez de solides compétences numériques et souhaitez promouvoir la modernisation, l’innovation et le progrès numérique.
• Vous possédez un sens aigu du service à la clientèle et cherchez à apporter des solutions, et vous faites preuve d’un bon sens de l’organisation et d’un grand souci du détail.
• Vous êtes doté de très bonnes compétences de communication verbale et écrite, afin notamment de communiquer avec des élus politiques et des parties prenantes de haut niveau, ainsi que de formuler des messages ou fournir des informations de manière concise et pertinente, qu’il s’agisse de les transmettre directement ou de les publier sur l’internet.
• Vous possédez une connaissance approfondie d’une des langues officielles de l’UE et une connaissance satisfaisante d’une autre de ces langues. Pour des raisons fonctionnelles, un niveau élevé d’anglais est requis et un bon niveau de français est souhaitable.
• Vous disposez d’une bonne maîtrise des applications et outils informatiques comme Outlook, Excel, Word et SharePoint, ainsi que des outils d’intelligence artificielle dans un environnement sécurisé.

Atouts

• Une parfaite compréhension de la mission du CdR et de ses procédures internes est un atout.
• Des connaissances ou une expérience professionnelle pertinente en matière de gestion financière au sein des institutions européennes, notamment avec l’application ABAC, constituent un atout.
• Une expérience professionnelle pertinente dans la gestion de projets et/ou la supervision d’une équipe représente un atout.
• Une expérience des outils fondés sur la technologie de l’intelligence artificielle et/ou en matière de création et de maintenance de sites web et de plateformes d’information analogues est souhaitable.