Transparantiemaatregelen
Op 20 mei 2021 hebben het Europees Parlement, de Raad van de EU en de Europese Commissie een Interinstitutioneel Akkoord (IIA) gesloten waarmee een verplicht EU-transparantieregister wordt opgezet.
Volgens de bepalingen van het IIA gebeurt de registratie van belangenvertegenwoordigers op de website van het transparantieregister op vrijwillige basis. Als zij echter toegang willen hebben tot de EU-instellingen, kunnen de door de desbetreffende instellingen genomen conditionaliteitsmaatregelen hen de facto verplichten zich in het transparantieregister in te schrijven.
Een aantal actoren is van het toepassingsgebied van het transparantieregister van de EU uitgesloten. Het gaat daarbij bijvoorbeeld om overheidsinstanties van de lidstaten op nationaal en subnationaal niveau of verenigingen en netwerken van overheidsinstanties op EU-, nationaal of subnationaal niveau. Ook personeelsleden en leden van de EU-instellingen hoeven zich niet in het transparantieregister van de EU in te schrijven. Voorts zijn bepaalde activiteiten uitgesloten van het toepassingsgebied van het transparantieregister van de EU. Daarbij moet gedacht worden aan situaties waarin personen slechts indirect invloed kunnen uitoefenen, bijvoorbeeld deskundigen die input leveren voor rapporteurs, of wanneer een bijdrage wordt geleverd via een officiële raadpleging van belanghebbenden.
In dit verband is vanaf januari 2024 ook een aantal transparantiemaatregelen van toepassing op CvdR-leden.
In het licht van de adviserende rol van het Comité binnen het Europese institutionele bestel, die subnationale overheden in staat stelt deel te nemen aan het besluitvormingsproces van de Europese Unie, zijn deze maatregelen gericht op de categorieën leden met de meest reële, directe en individuele impact op het EU-besluitvormingsproces, namelijk:
- ambtsdragende leden, die kunnen wegen op de politieke agenda (voorzitter en eerste vicevoorzitter, fractievoorzitters, commissievoorzitters);
- rapporteurs, die adviezen/rapporten in een bepaalde richting kunnen sturen en hun eigen wijzigingsvoorstellen kunnen indienen (die voorrang krijgen boven andere wijzigingsvoorstellen).
De transparantiemaatregelen van het CvdR behelzen het volgende:
- ambtsdragende leden en rapporteurs van het Comité worden verzocht om uitsluitend bijeen te komen met belangenvertegenwoordigers die zijn ingeschreven in het transparantieregister en om geïnteresseerde partijen aan te moedigen zich in het transparantieregister in te schrijven;
- ambtsdragende leden en rapporteurs zijn verplicht om alle in hun hoedanigheid van CvdR-lid gehouden bijeenkomsten met belangenvertegenwoordigers online te publiceren; gegevens betreffende dergelijke bijeenkomsten moeten worden gepubliceerd op de webpagina’s van de leden van de betrokken CvdR-leden;
- rapporteurs krijgen de mogelijkheid om een vrijwillige “wetgevingsvoetafdruk” bij het dossier van een advies/rapport te voegen, met een niet-uitputtende lijst van organisaties en personen van wie de rapporteur bij het opstellen van het advies of het rapport input heeft ontvangen.
Belangenvertegenwoordigers die in contact treden met CvdR-leden volgens de bepalingen van het EU-transparantieregister kunnen meer informatie over de verwerking van hun persoonsgegevens vinden in de privacyverklaringen betreffende de publicatie van bijeenkomsten met belangenvertegenwoordigers en de opstelling van een wetgevingsvoetafdruk.
Toegang tot documenten
Besluit nr. 18/2020 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Comité van de Regio’s
In Besluit nr. 18/2020 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Comité van de Regio’s worden expliciet de beginselen en beperkingen van Verordening (EG) nr. 1049/2001 overgenomen en wordt tevens de procedure vastgesteld voor verzoeken om toegang tot documenten van het Comité.
De documenten van het Comité die in de lijst bij Besluit nr. 18/2020 worden genoemd, zijn voor de burger rechtstreeks toegankelijk in een elektronisch documentenregister. Ook andere documenten kunnen in dit documentenregister worden opgenomen.
Burgers kunnen een verzoek indienen om toegang te krijgen tot alle andere documenten, binnen de grenzen van Verordening (EG) nr. 1049/2001.
Het verzoek moet voldoende nauwkeurig geformuleerd zijn en moet met name gegevens bevatten waaruit kan worden opgemaakt om welk document of welke documenten het gaat. Het dient voorzien te zijn van de naam en de contactgegevens van de aanvrager. Die is echter niet verplicht de redenen voor het verzoek te vermelden (behalve in sommige gevallen waarin het om de toegang tot persoonsgegevens gaat). Het Comité moet de ontvangst van het verzoek onmiddellijk na registratie bevestigen en binnen 15 werkdagen na registratie antwoorden (deze termijn kan bij wijze van uitzondering met 15 werkdagen worden verlengd).
Indien het Comité de toegang tot het gevraagde document geheel of gedeeltelijk weigert, dient het deze weigering met redenen te omkleden. De verzoeker heeft dan 15 werkdagen om een confirmatief verzoek in te dienen. Vervolgens heeft het Comité een termijn van 15 werkdagen (die kan worden verlengd met nog eens 15 werkdagen) om een beslissing over het verzoek te nemen.
Indien het Comité na een confirmatief verzoek nog steeds weigert volledige toegang tot het aangevraagde document te verlenen, kan de verzoeker beroep in rechte tegen het Comité instellen en/of een klacht bij de Europese Ombudsman indienen.
Als u een document niet kunt vinden in het elektronische documentenregister, kunt u via onderstaande link een verzoek om toegang tot dat document indienen.
Een document opvragen
Om een document op te vragen dient u dit formulier in te vullen en “Toegang tot documenten” te selecteren.