Leden nemen deel aan vergaderingen van het CvdR, zoals plenaire zittingen, commissievergaderingen en fractievergaderingen, die meestal in Brussel plaatsvinden (maar soms ook elders). Ook kunnen leden toestemming krijgen om deel te nemen aan vergaderingen die niet door het CvdR worden georganiseerd, maar die van specifiek belang zijn voor de werkzaamheden van het CvdR.
Leden, plaatsvervangers en andere personen die deelnemen aan activiteiten van het CvdR, krijgen hun reiskosten vergoed en ontvangen onkostenvergoedingen. Dat is geregeld in de op 19 november 2024 door het CvdR-bureau goedgekeurde Regeling nr. 3914/2024, die op 26 januari 2025 in werking is getreden. Toen zijn belangrijke updates en moderniseringen van kracht geworden, bedoeld om procedures te vereenvoudigen, de transparantie te vergroten en duurzaam reizen te promoten.
- In deze regeling zijn negen oude regelingen samengevoegd tot één duidelijk kader dat geldt voor alle soorten deelnemers aan vergaderingen, onder wie leden, plaatsvervangers, waarnemers, deskundigen, gastsprekers, derden, journalisten en alle andere personen als het bureau daar toestemming voor heeft verleend. Die vereenvoudiging maakt het terugbetalings- en vergoedingsproces simpeler en flexibeler.
- Er bestaat een vaste vergadervergoeding van 367 euro per vergaderdag als tegemoetkoming in alle op de vergaderlocatie gemaakte kosten (bijv. van maaltijden en accommodatie).
- Daarnaast krijgen leden, tegen overlegging van relevante bewijsstukken, hun werkelijke reiskosten vergoed voor de door hen bijgewoonde vergaderingen. Als leden per auto reizen, ontvangen zij een vaste vergoeding van 40 cent per kilometer. Leden kunnen hun tickets gemakshalve boeken via het reisbureau van het CvdR. In dat geval neemt het CvdR de kosten rechtstreeks voor zijn rekening.
- Bovengenoemde regeling promoot duurzaam reizen en stimuleert billijk financieel beheer. Er is bijvoorbeeld bepaald dat leden moeten worden geïnformeerd over duurzamere reisopties als zij hun reis via het reisbureau van het CvdR boeken. Ook zijn de vergoedingsregels zo aangepast dat extra kosten, zoals voor het gebruik van lounges en fastlanes, worden gedekt als voor lagekosten- of economyclasstickets wordt gekozen.
- Verder ontvangen leden een vaste reisvergoeding op basis van de totale afstand van de reis als tegemoetkoming in alle tijdens de reis gemaakte kosten. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om tolgelden of vignetten voor autosnelwegen, openbaar vervoer in Brussel, parkeergelden op de luchthaven of aan het treinstation van vertrek, en maaltijden, dranken en extra hotelkosten tijdens de reis of naar aanleiding van een langer verblijf op de vergaderplaats. Deze vergoeding geldt alleen voor reizen van meer dan 200 km, en bedraagt 200 euro per referentie-eenheid (één enkele betaling per heen- en terugreis, met een maximum van twee eenheden).
- Voor een beperkt aantal vergaderingen die in hybride vorm of volledig online plaatsvinden, betaalt het CvdR zijn leden een vaste vergoeding voor vergaderingen op afstand die 50 % van de standaard-vergadervergoeding bedraagt. Als iemand op dezelfde dag zowel fysiek als online vergaderingen bijwoont, wordt alleen de vergadervergoeding uitgekeerd.
Alle bovengenoemde uitgaven worden door de EU-begroting gedekt en door de bevoegde organen en instellingen van de EU terdege gecontroleerd. Activiteiten die door een andere partij worden vergoed, worden niet ook nog eens door het CvdR vergoed.