Leden nemen deel aan vergaderingen van het CvdR, zoals plenaire zittingen, commissievergaderingen en fractievergaderingen, die meestal in Brussel plaatsvinden (maar soms ook elders). Ook kunnen leden toestemming krijgen om deel te nemen aan vergaderingen die niet door het CvdR worden georganiseerd, maar die voor het CvdR van specifiek belang zijn.
De regels voor de terugbetaling van reiskosten en de betaling van vergoedingen aan leden zijn vastgelegd in Regeling nr. 3/2026 van het bureau van 3 maart 2026 inzake de terugbetaling van reiskosten en de betaling van vergoedingen aan leden, plaatsvervangers en andere personen die deelnemen aan de activiteiten van het Europees Comité van de Regio’s (zie hieronder in de afdeling Documenten).
- De leden hebben recht op een forfaitaire vergadervergoeding en een forfaitaire reisvergoeding ter dekking van de kosten die op de vergaderplaats of tijdens hun reis worden gemaakt (bv. voor accommodatie, maaltijden, parkeerkosten, plaatselijk vervoer, tolgelden enz.).
- Naast deze vergoedingen hebben de leden, na overlegging van de relevante bewijsstukken, recht op vergoeding van de reiskosten in verband met deze vergaderingen. Bij dit laatste gaat het om een terugbetaling die de werkelijke kosten weerspiegelt, binnen de grenzen van bepaalde vastgestelde plafonds. Het CvdR is een actief pleitbezorger van duurzamere reisopties.
- Voor een beperkt aantal vergaderingen die in hybride vorm of volledig online plaatsvinden, komen leden in aanmerking voor een forfaitaire vergoeding voor vergaderingen op afstand die 50 % van de standaard-vergadervergoeding bedraagt. De vergadervergoeding is beperkt tot één vergoeding per vergaderdag, ongeacht het aantal vergaderingen.
Al deze uitgaven worden door de EU-begroting gedekt en door de bevoegde instellingen en organen van de EU terdege gecontroleerd. Activiteiten die door een andere partij worden vergoed, worden niet ook nog eens door het CvdR vergoed.