Člani sodelujejo na sejah OR, kot so plenarna zasedanja ter seje komisij in političnih skupin, ki večinoma potekajo v Bruslju, občasno pa tudi drugje. Članom se lahko odobri tudi sodelovanje na sejah, ki jih ne organizira OR, a so zanj posebnega pomena.
Pravila za povračilo potnih stroškov in izplačilo nadomestil članom so določena v Pravilniku predsedstva Evropskega odbora regij št. 3/2026 z dne 3. marca 2026 o povračilu potnih stroškov ter plačilu sejnin in drugih nadomestil članom, nadomestnim članom in drugim osebam, ki sodelujejo pri dejavnostih Evropskega odbora regij (glej spodaj pod „Dokumenti“).
- Člani so upravičeni do pavšalne sejnine in pavšalnega nadomestila za potne stroške za kritje stroškov, ki jih morajo plačati v kraju seje ali med svojim potovanjem (kot so nočitev, obroki, parkiranje, lokalni prevoz, cestnine ipd.).
- Poleg teh nadomestil se članom ob predložitvi ustreznih dokazil povrnejo tudi potni stroški, povezani z udeležbo na sejah. Ti stroški niso nadomestilo, temveč so dejanski izdatki, ki se povrnejo do najvišjega dovoljenega zneska. OR aktivno spodbuja bolj trajnostne načine potovanj.
- Člani lahko za omejeno število sej, kadar se organizirajo v hibridni obliki ali v celoti prek spleta, zaprosijo za pavšalno sejnino za seje na daljavo v višini 50 % običajne sejnine. Prejmejo lahko samo eno sejnino za dan seje, ne glede na število sej na ta dan.
Vsi navedeni stroški se krijejo iz proračuna EU, pristojni organi in institucije EU pa jih ustrezno revidirajo. Stroškov dejavnosti, ki jih povrne druga stran, OR ne povrne.