Člani sodelujejo na sejah OR, kot so plenarna zasedanja ter seje komisij in političnih skupin, ki večinoma potekajo v Bruslju, lahko pa tudi drugje. Članom se lahko odobri tudi sodelovanje na sejah, ki so posebnega pomena za OR, a jih ne organizira Odbor.
Novi Pravilnik predsedstva št. 3914/2024 z dne 19. novembra 2024 o povračilu potnih stroškov ter plačilu sejnin in drugih nadomestil članom, nadomestnim članom in drugim osebam, ki sodelujejo pri dejavnostih Evropskega odbora regij (glej razdelek z dokumenti) s 26. januarjem 2025 uvaja ključne spremembe, s katerimi se dopolnjujejo in posodabljajo predhodno veljavna pravila. Z njimi se poenostavljajo postopki, povečuje preglednost in spodbuja trajnostnost potovalnih praks.
- Pravilnik združuje predhodno veljavna pravila iz devetih ločenih pravilnikov v en sam jasnejši okvir, ki zajema vse kategorije udeležencev, vključno s člani, nadomestnimi člani, opazovalci, strokovnjaki, vabljenimi govorniki, tretjimi osebami, novinarji in vsemi drugimi osebami, ki jih določi predsedstvo. S to poenostavitvijo je postopek povračila zato enostavnejši in prožnejši.
- Pavšalna sejnina znaša 367 EUR na dan seje in je namenjena kritju lokalnih stroškov, kot so stroški prehrane in nastanitve.
- Poleg sejnin se članom ob predložitvi ustreznih dokazil povrnejo tudi dejanski potni stroški, povezani z udeležbo na sejah. Če člani potujejo z avtomobilom, se stroški povrnejo v pavšalnem znesku v višini 0,40 EUR na kilometer. Iz praktičnih razlogov lahko člani vozovnice rezervirajo pri potovalni agenciji OR, v tem primeru jih OR plača neposredno zanje.
- S pravilnikom se spodbujata večja trajnostnost pri izbiri načinov potovanja in pravičnejše finančno poslovodenje. Tako morajo biti člani, kadar opravijo rezervacijo pri potovalni agenciji OR, obveščeni o trajnostnih možnostih potovanja. Poleg tega so pravila o povračilu prilagojena tako, da krijejo dodatne stroške, na primer dostopa do poslovnega salona in prednostnega prehoda, kadar se člani odločijo za vozovnice pri nizkocenovnih ponudnikih ali v ekonomskem razredu.
- Člani prejmejo tudi pavšalno nadomestilo za potne stroške, ki temelji na skupni razdalji potovanja in krije vse stroške med potovanjem. Ti na primer vključujejo cestnine ali vinjete, javni prevoz v Bruslju, parkirnine na letališču ali železniški postaji odhoda ter obroke, pijačo in dodatne hotelske stroške med potovanjem ali zaradi podaljšanega bivanja na kraju seje. To nadomestilo se izplača samo, kadar je razdalja potovanja daljša od 200 km, in znaša 200 EUR na referenčno enoto (enkratno plačilo za povratno potovanje pri največ dveh enotah).
- OR za omejeno število sej, organiziranih v hibridni obliki ali v celoti prek spleta, članom izplača pavšalno sejnino za seje na daljavo v višini polovice običajne sejnine. Za dneve s fizično udeležbo in udeležbo na daljavo se izplača samo sejnina.
Vsi navedeni stroški se krijejo iz proračuna EU, pristojni organi in institucije EU pa jih ustrezno revidirajo. Stroškov dejavnosti, ki jih povrne druga stran, OR ne povrne.