Medlemmerne deltager i RU-møder som plenarforsamlinger, underudvalgsmøder og politiske gruppemøder, der i de fleste tilfælde foregår i Bruxelles (men engang imellem også andre steder). Medlemmerne kan også deltage i møder, der ikke arrangeres af udvalget, men som er af særlig interesse for RU.
Med virkning pr. 26. januar 2025 indføres der med præsidiets nye reglement 3914/2024 af 19. november 2024 om godtgørelse af rejseudgifter og om udbetaling af dagpenge til medlemmer, suppleanter og andre, der deltager i Det Europæiske Regionsudvalgs aktiviteter (se nedenfor i listen over dokumenter) vigtige ændringer for at ajourføre og modernisere de tidligere regler. Ændringerne har til formål at forenkle procedurerne, øge gennemsigtigheden og tilskynde til bæredygtige rejser.
- Reglementet er en sammenskrivning af tidligere regler fordelt på ni forskellige reglementer og udgør et klarere grundlag for alle kategorier af deltagere, herunder medlemmer, suppleanter, observatører, eksperter, gæstetalere, tredjeparter, journalister og alle andre personer efter præsidiets beslutning. Forenklingen gør proceduren for godtgørelse mere ligetil og mere fleksibel.
- De faste mødedagpenge er på 367 EUR pr. mødedag og skal dække de lokale udgifter til f.eks. mad og ophold.
- Ud over mødedagpengene får medlemmerne også – mod fremlæggelse af relevante bilag – godtgjort deres faktiske rejseudgifter til deltagelse i møderne. Medlemmer, der kører i bil, modtager et fast beløb pr. kilometer på 0,40 EUR i godtgørelse. For nemheds skyld kan medlemmerne bestille billetter gennem RU's rejsebureau. I så fald betales billetterne direkte af RU.
- Reglementet tilskynder til mere bæredygtige rejsevalg og en mere retfærdig økonomisk forvaltning. Det indeholder bestemmelser om, at medlemmerne skal orienteres om bæredygtige rejsemuligheder, når de bestiller via RU's rejsebureau. Endvidere er godtgørelsesreglerne blevet ændret, så de dækker ekstraudgifter som adgang til lounge og fast lane, når der flyves på lavpris- eller økonomiklassebilletter.
- Medlemmerne modtager også faste rejsedagpenge, som udregnes efter den samlede rejseafstand og dækker alle udgifter under rejsen. Disse dagpenge dækker eksempelvis motorvejsafgifter eller -vignetter, offentlig transport i Bruxelles, parkeringsafgifter ved afrejselufthavnen eller -stationen samt fortæring og ekstra hoteludgifter under rejsen eller som følge af et forlænget ophold på mødestedet. Disse dagpenge udbetales kun, når rejsen er længere end 200 km, og er på 200 EUR pr. beregningsfaktor (én enkelt betaling pr. returrejse med maksimalt to beregningsfaktorer).
- For et begrænset antal møder, der afholdes som hybridmøder eller udelukkende online, udbetaler RU et fast dagpengebeløb for onlinemøder til medlemmerne svarende til 50 % af de almindelige mødedagpenge. På dage med både fysisk deltagelse og onlinedeltagelse udbetales der kun mødedagpenge.
Alle ovennævnte udgifter dækkes af EU-budgettet og revideres efter reglerne af EU's kompetente organer og institutioner. Aktiviteter, der refunderes af en anden part, godtgøres ikke også af udvalget.