Medlemmerne deltager i RU-møder som plenarforsamlinger, underudvalgsmøder og politiske gruppemøder, der i de fleste tilfælde foregår i Bruxelles (men engang imellem også andre steder). Medlemmerne kan også deltage i møder, der ikke arrangeres af udvalget, men som er af særlig interesse for RU.
Reglerne for godtgørelse af rejseudgifter og udbetaling af dagpenge til medlemmerne er fastsat i præsidiets reglement nr. 3/2026 af 3. marts 2026 om godtgørelse af rejseudgifter og om udbetaling af dagpenge til medlemmer, suppleanter og andre, der deltager i Det Europæiske Regionsudvalgs aktiviteter (se dokumentafsnittet nedenfor).
- Medlemmerne har ret til faste mødedagpenge og faste rejsedagpenge til dækning af udgifter på mødestedet eller under rejsen (f.eks. indkvartering, måltider, parkering, lokal transport, bompenge osv.).
- Ud over disse godtgørelser har medlemmerne også – mod forelæggelse af relevante bilag – ret til at få godtgjort deres rejseudgifter i forbindelse med disse møder. Godtgørelsen af disse udgifter modtages ikke som et fast beløb men afspejler de faktiske omkostninger inden for de fastsatte lofter. RU tilskynder aktivt til mere bæredygtige rejsevalg.
- For et begrænset antal møder, der afholdes som hybridmøder eller udelukkende online, kan medlemmer anmode om et fast dagpengebeløb svarende til 50 % af de almindelige mødedagpenge. Mødedagpengene begrænses til én godtgørelse pr. mødedag, uanset antallet af møder.
Alle disse udgifter dækkes af EU-budgettet og revideres efter reglerne af EU's kompetente organer og institutioner. Aktiviteter, der refunderes af en anden part, godtgøres ikke også af udvalget.