RK locekļi piedalās Komitejas sanāksmēs, piemēram, plenārsesijās, komisiju sanāksmēs un politisko grupu sanāksmēs, kas galvenokārt notiek Briselē (taču dažkārt tās notiek citviet). Komitejas locekļiem arī var tikt dota atļauja piedalīties sanāksmēs, kuras RK nerīko, bet kuras to īpaši interesē.
Jaunie Biroja 2024. gada 19. novembra Noteikumi Nr. 3914/2024 par ceļa izdevumu atlīdzināšanu un piemaksām locekļiem, aizstājējiem un citām personām, kas piedalās Eiropas Reģionu komitejas darbā (sk. turpmāk sadaļā “Dokumenti”), stājās spēkā 2025. gada 26. janvārī, un ar tiem tiek ieviestas būtiskas izmaiņas, kuru mērķis ir atjaunināt un modernizēt iepriekšējos noteikumus . Šīs izmaiņas paredzētas, lai vienkāršotu procedūras, uzlabotu pārredzamību un veicinātu ceļojumu ilgtspēju.
- Minētie noteikumi apvieno deviņu iepriekš spēkā esošo regulējumu noteikumus vienā un skaidrākā satvarā, kas aptver visas dalībnieku kategorijas, tostarp locekļus, aizstājējus, novērotājus, ekspertus, viesreferentus, trešās personas, žurnālistus un citas personas, par kurām lēmumu pieņēmis Birojs. Šī vienkāršošana padara atlīdzināšanas procedūru vienkāršāku un elastīgāku.
- Vienotas likmes sanāksmes dienas nauda ir 367 euro par sanāksmes dienu, lai segtu vietējos izdevumus, piemēram, maltītes un izmitināšanu.
- Līdztekus sanāksmes dienas naudai pēc attiecīgo apliecinošo dokumentu uzrādīšanas Komitejas locekļiem tiek atlīdzināti faktiskie ceļa izdevumi par šādu sanāksmju apmeklēšanu. Ceļojot ar automobili, izdevumus atlīdzina pēc vienotas likmes par kilometru – 0,40 euro. Ērtības labad locekļi var rezervēt transporta biļetes RK ceļojumu aģentūrā, un tādā gadījumā RK par viņiem norēķinās tieši.
- Noteikumi veicina ilgtspējīgāku ceļojumu izvēli un taisnīgāku finanšu pārvaldību. Tajos paredzēts, ka locekļiem, rezervējot ceļojumus RK ceļojumu aģentūrā, jābūt informētiem par ilgtspējīgām ceļošanas iespējām. Turklāt atlīdzināšanas noteikumi ir pielāgoti, lai segtu papildu izmaksas, piemēram, atpūtas zonas un ātrās joslas piekļuves izmaksas, izvēloties zemu izmaksu vai ekonomiskās klases variantus.
- Komitejas locekļi saņem arī vienotas likmes ceļa dienas naudu, kuras pamatā ir brauciena kopējais garums un kura sedz visas ar braucienu saistītās izmaksas. Tās ir, piemēram, autoceļu nodevas vai raiduzlīmes, maksa par sabiedrisko transportu Briselē, maksa par stāvvietu izbraukšanas lidostā vai dzelzceļa stacijā, kā arī par maltītēm, dzērieniem un papildu viesnīcas maksa brauciena laikā vai saistībā ar ilgāku uzturēšanos sanāksmes vietā. Šo piemaksu maksā tikai tad, ja brauciena garums pārsniedz 200 km, un tā ir 200 euro par vienu atsauces vienību (viens maksājums par turp un atpakaļ braucienu, ne vairāk kā divas atsauces vienības).
- Par noteiktu skaitu sanāksmju, kas organizētas hibrīdformātā vai tikai tiešsaistē, RK locekļiem izmaksā neklātienes sanāksmes vienotas likmes dienas naudu, kuras apmērs ir 50 % no parastās sanāksmes dienas naudas. Dienās, kad dalība notiek gan klātienē, gan neklātienē, izmaksā tikai sanāksmes dienas naudu.
Visus iepriekš minētos izdevumus sedz no ES budžeta, un tos pienācīgi revidē ES kompetentās struktūras un iestādes. Citas puses atlīdzinātus pasākumus RK vēlreiz neatlīdzina.