A tagok részt vesznek az RB ülésein, így a plenáris üléseken, a szakbizottsági üléseken és a politikai csoportok ülésein, amelyekre elsősorban Brüsszelben (de alkalmanként máshol) kerül sor. A tagok engedélyt kaphatnak arra is, hogy részt vegyenek az RB számára különös érdeklődésre számot tartó, de nem az RB által szervezett üléseken.
A Régiók Európai Bizottsága tagjait és póttagjait, valamint a tevékenységeiben részt vevő egyéb személyeket megillető útiköltség-térítésekről és ellátmánykifizetésekről szóló 3914/2024. sz. (2024. november 19-én kelt), 2025. január 26-án hatályba lépő új elnökségi szabályzat (lásd alább a „Dokumentumok” alatt) számos fontos változtatást vezet be a korábbi szabályok aktualizálása és korszerűsítése érdekében. E változtatások célja az eljárások egyszerűsítése, az átláthatóság növelése és a fenntartható utazási gyakorlatok előmozdítása.
- Ez a szabályzat az eredetileg kilenc különálló szabályzatban foglalt korábbi szabályokat egységes, világosabb keretbe foglalja, amely a résztvevők valamennyi kategóriájára kiterjed, beleértve a tagokat, póttagokat, megfigyelőket, szakértőket, meghívott előadókat, harmadik feleket, újságírókat és az Elnökség által meghatározott bármely más személyt. Ez az egyszerűsítés egyszerűbbé és rugalmasabbá teszi a visszatérítési folyamatot.
- Az ülések idejére járó átalányösszegű ellátmány összege ülésnaponként 367 EUR, amely fedezi az ülés helyszínén felmerülő költségeket, például az étkezést és a szállást.
- Az ülések idejére járó ellátmányokon kívül a releváns igazoló dokumentumok benyújtása alapján a tagok számára megtérítik az ezeken az üléseken való részvételhez szükséges utazás tényleges költségét. Személygépkocsival történő utazás esetén a tagok kilométerenként 0,40 EUR átalányösszegben részesülnek költségtérítésként. A tagok, ha kívánják, az RB utazási irodáján keresztül foglalhatják le menetjegyüket, amely esetben az RB közvetlenül kifizeti azt.
- A szabályzat a fenntarthatóbb utazási szokásokat és a méltányosabb pénzgazdálkodást ösztönzi. Rendelkezéseket tartalmaz arra vonatkozóan, hogy a tagok, ha az RB utazási irodáján keresztül foglalnak jegyet, tájékoztatást kapjanak a fenntartható utazási lehetőségekről. Emellett a visszatérítés szabályai is módosulnak, hogy fedezzék az olyan többletköltségeket, mint például a repülőtéri business lounge használata és az elsőbbségi biztonsági ellenőrzés, ha az utazó a turistaosztályú jegyet választja.
- A tagok átalányösszegű utazási ellátmányt is kapnak, amely az utazás teljes távolságán alapul, és az utazás során felmerülő összes költség fedezésére szolgál. Ide tartoznak például az autópályadíjak vagy autópályamatricák, a brüsszeli tömegközlekedés, az indulási repülőtéren vagy vasútállomáson fizetendő parkolási díjak, valamint az étkezések, italok és az utazás során vagy az ülés helyszínén való hosszabb tartózkodás miatt felmerülő további szállodai költségek. Ez az ellátmány, amelyet csak akkor fizetnek, ha az út meghaladja a 200 km-t, referenciaegységenként 200 EUR (egyszeri kifizetés oda-vissza útra, legfeljebb két egység).
- Néhány ülés esetében, amennyiben azokat hibrid formában vagy teljesen online szervezik meg, az RB távülések idejére járó átalányösszegű ellátmányt fizet a tagoknak, amely az ülések idejére járó szokásos ellátmány 50%-ának felel meg. Olyan napokon, amelyeken személyes jelenlét és távoli részvétel egyaránt megvalósul, csak az ülések idejére járó átalányösszegű ellátmány fizetendő.
Az összes fent említett kiadást az uniós költségvetés fedezi, és azokat az EU illetékes szervei és intézményei annak rendje és módja szerint ellenőrzik. Másik fél által megtérített tevékenységek után az RB nem nyújt költségtérítést.