Los miembros participan en reuniones del CDR, como los plenos, las reuniones de comisión y las reuniones de los grupos políticos, que principalmente se celebran en Bruselas y ocasionalmente en otros lugares. También puede autorizarse a los miembros a participar en reuniones de especial interés para el CDR que no estén organizadas por este.
Con efectos desde el 26 de enero de 2025, el nuevo Reglamento n.º 3914/2024 de la Mesa, de 19 de noviembre de 2024, relativo al reembolso de los gastos de viaje y al pago de dietas a los miembros, los suplentes y las otras personas que participen en las actividades del Comité Europeo de las Regiones (véase más adelante en la sección «Documentos») ha introducido importantes modificaciones que actualizan y modernizan las normas anteriores. Las modificaciones se han concebido para simplificar los procedimientos, aumentar la transparencia y promover la sostenibilidad de las prácticas de viaje.
- El Reglamento combina normas que anteriormente establecían nueve Reglamentos separados en un único marco más claro que concierne a todas las categorías de participantes: miembros, suplentes, observadores, expertos, oradores invitados, terceros, periodistas y cualquier otra persona que disponga la Mesa. Esta simplificación hace que el proceso de reembolso sea más sencillo y flexible.
- La dieta de reunión a tanto alzado asciende a 367 EUR por día de reunión, y se destina a cubrir gastos soportados en el lugar de reunión, como comidas y alojamiento.
- Además de las dietas de reunión, y previa presentación de los justificantes pertinentes, se reembolsará a los miembros el coste del viaje llevado a cabo para asistir a dichas reuniones. Si viajan en automóvil, se les reembolsará un importe a tanto alzado de 0,40 EUR por kilómetro. Para mayor comodidad, los miembros podrán reservar sus billetes de transporte a través de la agencia de viajes del CDR, y en tal caso el Comité abonará los billetes directamente a la agencia.
- El Reglamento servirá para fomentar opciones de viaje más sostenibles y una gestión presupuestaria más equitativa. Incluye disposiciones de información a los miembros sobre opciones de viaje sostenibles cuando las reservas se efectúen a través de la agencia de viajes del CDR. Además, se han ajustado las normas de reembolso para cubrir costes adicionales, como el acceso a salas preferentes y al embarque rápido en los aeropuertos si se eligen opciones de bajo coste o de clase económica.
- Los miembros también reciben una dieta de viaje a tanto alzado calculada en función de la distancia total recorrida y que cubre todos los gastos soportados durante el trayecto. Entre estos gastos se incluyen, por ejemplo, peajes de autopista o viñetas, transporte público en Bruselas, tasas de estacionamiento en el aeropuerto o en la estación ferroviaria de partida, comidas, bebidas y gastos adicionales de hotel durante el trayecto o debido a una estancia más larga en el lugar de reunión. Esta dieta solo se abona cuando la distancia del viaje supere los 200 kilómetros y se cifra en 200 EUR por unidad de referencia (un pago único por viaje de ida y vuelta, con un máximo de dos unidades).
- Para un número limitado de reuniones organizadas en modo híbrido o totalmente en línea, el CDR abona a los miembros una dieta de reunión a distancia a tanto alzado, correspondiente al 50 % de la dieta de reunión aplicable a reuniones en persona. En los días con asistencia tanto en persona como a distancia, solo se abonará la dieta de reunión.
Todos los gastos mencionados están cubiertos por el presupuesto de la UE y son debidamente auditados por los órganos e instituciones competentes de la UE. Las actividades reembolsadas por otra parte no serán reembolsadas nuevamente por el CDR.