Članovi i članice sudjeluju na sastancima OR-a, na primjer plenarnim zasjedanjima i sastancima povjerenstava i političkih klubova, koji se uglavnom održavaju u Bruxellesu, ali ponekad i drugdje. Može im se odobriti i sudjelovanje na sastancima od posebnog interesa za OR koje ne organizira OR.
Pravila o povratu putnih troškova i isplati naknada članovima utvrđena su u Uredbi Predsjedništva br. 3/2026 od 3. ožujka 2026. o povratu putnih troškova i isplati naknada članovima, zamjenicima članova i drugim osobama koje sudjeluju u aktivnostima Europskog odbora regija (vidjeti u nastavku u odjeljku „Dokumenti”).
- Članovi i članice imaju pravo na paušalnu naknadu za sastanke i paušalnu naknadu za putovanja kako bi pokrili troškove nastale na mjestu sastanka ili tijekom putovanja (npr. smještaj, obroci, parkiranje, lokalni prijevoz i cestarina).
- Uz navedene naknade, članovi i članice po predočenju relevantne popratne dokumentacije imaju pravo na povrat putnih troškova povezanih s tim sastancima. Taj se povrat ne prima kao naknada, već odražava stvarne troškove (u okviru utvrđenih gornjih granica). OR aktivno potiče odabir održivijih opcija putovanja.
- Za određen broj sastanaka koji se održavaju u hibridnom obliku ili u potpunosti putem interneta, članovi i članice mogu zatražiti paušalnu naknadu za sastanke na daljinu koja odgovara iznosu od 50 % standardne naknade za sastanke. Naknade za sastanke ograničene su na jednu naknadu po danu sastanka, neovisno o broju sastanaka.
Svi navedeni troškovi plaćaju se iz proračuna EU-a i propisno ih revidiraju nadležne institucije i tijela EU-a. OR ne nadoknađuje troškove aktivnosti koje nadoknađuje druga strana.