Članovi i članice sudjeluju na sastancima OR-a, na primjer plenarnim zasjedanjima i sastancima povjerenstava i političkih klubova, koji se uglavnom održavaju u Bruxellesu, ali ponekad i drugdje. Može im se odobriti i sudjelovanje na sastancima od posebnog interesa za OR koje ne organizira OR.
Novom Uredbom Predsjedništva br. 3914/2024 od 19. studenog 2024. o povratu putnih troškova i isplati naknada članovima, zamjenicima članova i drugim osobama koje sudjeluju u aktivnostima Europskog odbora regija (vidjeti odjeljak o dokumentima u nastavku), koja je stupila na snagu 26. siječnja 2025., uvode se bitne promjene radi ažuriranja i modernizacije prethodnih pravila. Promjene su osmišljene kako bi se pojednostavili postupci, povećala transparentnost i poticala održivost kad je riječ o putovanjima.
- Uredbom se pravila iz devet zasebnih uredbi objedinjuju u jedinstven, jasniji okvir koji obuhvaća sve kategorije sudionika, uključujući članove, zamjenike, promatrače, stručnjake, gostujuće govornike, treće strane, novinare i sve druge osobe, o čemu odluku donosi Predsjedništvo. Navedenim pojednostavljenjem postupak povrata postaje jednostavniji i fleksibilniji.
- Paušalna naknada za sastanke iznosi 367 EUR po danu sastanka i služi za pokrivanje lokalnih troškova kao što su hrana i smještaj.
- Osim naknada za sastanke, članovima i članicama se po predočenju relevantnih popratnih dokumenata nadoknađuju stvarni troškovi putovanja za sudjelovanje na tim sastancima. Ako putuju automobilom, nadoknađuju im se troškovi u paušalnom iznosu od 0,40 EUR po kilometru. Zbog praktičnih razloga članovi i članice mogu rezervirati svoje vozne karte preko putničke agencije OR-a i u tom ih slučaju OR plaća izravno.
- Uredbom se potiču održivije opcije putovanja i pravednije financijsko upravljanje. Uredba uključuje odredbe o informiranju članova i članica o održivim mogućnostima putovanja pri rezervaciji preko putničke agencije OR-a. Osim toga, pravila o nadoknadi troškova prilagođena su kako bi se pokrili dodatni troškovi kao što su poslovni salon i pristup brzoj traci u slučaju kupnje niskotarifne karte ili karte za ekonomski razred.
- Članovi i članice primaju i paušalnu naknadu za putovanje koja se temelji na ukupnoj duljini putovanja i pokriva sve troškove putovanja, primjerice, cestarine i vinjete za autoceste, troškove javnog prijevoza u Bruxellesu, naknade za parkiranje u polaznoj zračnoj luci ili željezničkoj stanici, hranu, piće i dodatne troškove hotelskog smještaja tijekom putovanja i troškove nastale zbog produljenog boravka na mjestu održavanja sastanka. Ta se naknada isplaćuje samo ako je udaljenost putovanja veća od 200 km i ona iznosi 200 EUR po referentnoj jedinici (jednokratna uplata za svako povratno putovanje, vrijedi za najviše dvije jedinice).
- Za određen broj sastanaka koji se održavaju u hibridnom obliku ili u potpunosti putem interneta, OR članovima i članicama isplaćuje paušalnu naknadu za sastanke na daljinu koja odgovara iznosu od 50 % standardne naknade za sastanke. Za dane tijekom kojih je sudjelovanje bilo i osobno i na daljinu, isplaćuje se samo naknada za sastanke.
Svi navedeni troškovi plaćaju se iz proračuna EU-a i propisno ih revidiraju nadležna tijela i institucije EU-a. OR ne nadoknađuje troškove aktivnosti koje nadoknađuje druga strana.