Členovia sa zúčastňujú na schôdzach VR, ako sú plenárne zasadnutia, schôdze komisií a schôdze politických skupín, ktoré sa konajú predovšetkým v Bruseli (príležitostne aj inde). Členovia môžu byť niekedy oprávnení zúčastňovať sa na schôdzach, ktoré majú osobitný význam pre VR, avšak VR ich neorganizuje.
S účinnosťou od 26. januára 2025 sa novým nariadením predsedníctva č. 2024/3914 z 19. novembra 2024 o náhrade cestovných výdavkov a vyplácaní príspevkov členom, náhradníkom a iným osobám, ktoré sa zúčastňujú na činnostiach Európskeho výboru regiónov (pozri ďalej v časti venovanej dokumentom), zavádzajú kľúčové zmeny zamerané na aktualizáciu a modernizáciu predchádzajúcich pravidiel. Cieľom týchto zmien je zjednodušiť postupy, zvýšiť transparentnosť a podporiť udržateľnosť cestovných praktík.
- Nariadením sa konsolidujú predchádzajúce pravidlá z deviatich samostatných nariadení do jedného, jasnejšieho rámca, ktorý sa vzťahuje na všetky kategórie účastníkov vrátane členov, náhradníkov, pozorovateľov, expertov, pozvaných rečníkov, tretích strán, novinárov a iných osôb, o ktorých rozhodne predsedníctvo. Vďaka tomuto zjednodušeniu je proces úhrady jednoduchší a pružnejší.
- Paušálny príspevok za účasť na schôdzi predstavuje 367 EUR za deň schôdze na pokrytie miestnych nákladov, ako je strava a ubytovanie.
- Okrem príspevkov za účasť na schôdzach sa členom po predložení príslušných dokladov uhrádzajú skutočné cestovné náklady spojené s účasťou na týchto schôdzach. V prípade cesty osobným motorovým vozidlom je výška paušálneho príspevku stanovená na 0,30 EUR za kilometer. Členovia si môžu rezervovať cestovné lístky prostredníctvom cestovnej agentúry, pričom v takomto prípade ich VR uhrádza priamo.
- Nariadenie podporuje využívanie udržateľnejších možností cestovania a spravodlivejšie finančné riadenie. Obsahuje ustanovenia, podľa ktorých má cestovná kancelária VR informovať členov o udržateľných možnostiach cestovania pri rezervácii. Okrem toho sa pravidlá vyplácania náhrad upravujú tak, aby pri výbere nízkonákladovej letenky alebo letenky v triede economy pokrývali dodatočné náklady, ako sú náklady na vstup do letiskového salónika a na prednostné odbavenie („fast lane“).
- Členovia dostávajú aj paušálny príspevok za cestu, ktorý vychádza z celkovej vzdialenosti a pokrýva všetky náklady počas cesty. Tie zahŕňajú okrem iného diaľničné poplatky alebo známky, verejnú dopravu v Bruseli, poplatky za parkovanie na letisku alebo železničnej stanici odchodu, stravu, nápoje alebo dodatočné náklady na ubytovanie vynaložené počas cesty alebo v dôsledku predĺženia pobytu na mieste konania schôdze. Tento príspevok sa vypláca len v prípade, že vzdialenosť presahuje 200 km, a predstavuje 200 EUR za referenčnú jednotku (jednorazová platba za spiatočnú cestu, maximálne dve jednotky).
- V prípade obmedzeného počtu schôdzí konaných v hybridnom režime alebo plne online VR vypláca členom paušálny príspevok za účasť na schôdzi na diaľku, ktorý zodpovedá 50 % štandardného príspevku za účasť na schôdzi. V dňoch osobnej účasti aj účasti na diaľku sa vypláca len príspevok za účasť na schôdzi.
Všetky uvedené výdavky sú uhrádzané z rozpočtu EÚ a sú riadne overované príslušnými orgánmi a inštitúciami EÚ. Činnosti, ktoré hradí iná strana, výbor opätovne neuhrádza.