Členovia sa zúčastňujú na schôdzach VR, ako sú plenárne zasadnutia, schôdze komisií a schôdze politických skupín, ktoré sa konajú predovšetkým v Bruseli (príležitostne aj inde). Členovia môžu byť oprávnení zúčastňovať sa na schôdzach, ktoré VR síce neorganizuje, ale ktoré preň majú osobitný význam.
Pravidlá náhrady cestovných výdavkov a vyplácania príspevkov členom sú stanovené v nariadení predsedníctva č. 3/2026 z 3. marca 2026 o náhrade cestovných výdavkov a vyplácaní príspevkov členom, ich náhradníkom a iným osobám, ktoré sa zúčastňujú na činnostiach Európskeho výboru regiónov (pozri ďalej v časti venovanej dokumentom).
- Členovia majú nárok na paušálny príspevok za účasť na schôdzi a paušálny príspevok za cestu na pokrytie nákladov vzniknutých v mieste konania schôdze alebo počas cesty (napr. ubytovanie, strava, parkovanie, miestna doprava, mýto atď.).
- Okrem týchto príspevkov majú členovia po predložení príslušných dokladov nárok na náhradu cestovných nákladov spojených s účasťou na týchto schôdzach. Táto náhrada sa neudeľuje ako príspevok, ale odráža skutočné náklady v rámci stanovených stropov. VR aktívne nabáda na využívanie udržateľnejších možností cestovania.
- V prípade obmedzeného počtu schôdzí konaných v hybridnom režime alebo plne online môžu členovia požiadať o paušálny príspevok za účasť na schôdzi na diaľku, ktorý zodpovedá 50 % štandardného príspevku za účasť na schôdzi. Príspevky za účasť na schôdzi sú obmedzené na jeden príspevok za deň schôdze bez ohľadu na počet schôdzí.
Všetky tieto výdavky sú uhrádzané z rozpočtu EÚ a sú riadne overované príslušnými inštitúciami a orgánmi EÚ. Činnosti, ktoré hradí iná strana, výbor opätovne neuhrádza.