Ledamöterna deltar i ReK:s sammanträden, till exempel plenarsessioner och sammanträden i utskotten och de politiska grupperna. Sammanträdena hålls företrädesvis i Bryssel (men vissa fall också på annan ort). Ledamöterna kan även få tillstånd att delta i sammanträden som inte anordnas av ReK men som är av särskilt intresse för kommittén.
I presidiets nya anvisningar (nr 3914/2024) av den 19 november 2024, som började gälla den 26 januari 2025, om resekostnadsersättning och traktamenten till ledamöter, suppleanter och andra personer som deltar i ReK:s verksamhet (se nedan i dokumentavsnittet) införs viktiga ändringar som syftar till att uppdatera och modernisera de tidigare bestämmelserna. Dessa ändringar är utformade för att förenkla förfarandena, öka transparensen och främja ett hållbart resande.
- I anvisningarna konsolideras tidigare regler från nio separata anvisningar till en enda tydligare ram som omfattar alla deltagarkategorier, inbegripet ledamöter, suppleanter, observatörer, sakkunniga, gästtalare, tredje parter, journalister och eventuella andra personer enligt presidiets beslut. Denna förenkling gör ersättningsprocessen tydligare och flexiblare.
- Traktamentet för sammanträdesdagar är 367 euro per sammanträdesdag för att täcka lokala kostnader såsom måltider och logi.
- Utöver traktamenten för sammanträdesdagar ersätts ledamöterna, mot uppvisande av styrkande handlingar, för sina faktiska resekostnader kopplade till sammanträdena. Vid resa med bil utbetalas en schablonersättning på 0,40 euro per kilometer. För enkelhets skull kan ledamöterna boka sina biljetter via ReK:s resebyrå, och i så fall betalar ReK biljetterna direkt.
- Anvisningarna uppmuntrar till mer hållbara resval och en rättvisare ekonomisk förvaltning. De innehåller bestämmelser om att ledamöterna ska informeras om hållbara resealternativ när de bokar via ReK:s resebyrå. Dessutom justeras ersättningsreglerna för att täcka extra kostnader för exempelvis lounge och prioriterad ombordstigning när lågkostnadsalternativ eller ekonomiklassalternativ väljs.
- Ledamöterna får också ett traktamente för resdagar som bygger på resans totala avstånd och som täcker alla kostnader under resan. Dessa kostnader inbegriper till exempel motorvägsavgifter eller elektroniska vinjetter, kollektivtrafik i Bryssel, parkeringsavgifter vid den flygplats eller tågstation som resan utgår från, måltider, dryck och ytterligare hotellkostnader under resan eller på grund av förlängd vistelse på sammanträdesorten. Detta traktamente betalas endast ut när resans längd överstiger 200 km, och uppgår till 200 euro per referensenhet (en engångsbetalning per tur- och returresa, maximalt två enheter).
- För ett begränsat antal sammanträden – när de anordnas i hybridform eller helt online – betalar ReK ut ett traktamente till ledamöterna för distanssammanträden motsvarande 50 % av standardtraktamentet för sammanträdesdagar. På dagar med både närvaro på plats och distansnärvaro betalas endast traktamentet för sammanträdesdagar ut.
Alla ovannämnda utgifter täcks av EU:s budget och granskas i vederbörlig ordning av EU:s behöriga organ och institutioner. Verksamhet för vilken ersättning betalas ut av en annan part ersätts inte på nytt av kommittén.