Liikmed osalevad Euroopa Regioonide Komitee koosolekutel, näiteks täiskogu istungjärkudel ning komisjonide ja fraktsioonide koosolekutel, mis enamasti toimuvad Brüsselis (ent aeg-ajalt ka mujal). Liikmetele võidakse anda ka luba osaleda komitee töö seisukohalt erilist huvi pakkuvatel koosolekutel, mida komitee ei korralda.
26. jaanuaril 2025 jõustus juhatuse uus, 19. novembri 2024. aasta eeskiri 3914/2024 Euroopa Regioonide Komitee tegevuses osalevate täisliikmete, asendusliikmete ja kolmandate isikute sõidukulude hüvitamise ja päevaraha maksmise kohta (vt dokumentide jaotises allpool). Eeskirjaga kehtestatakse olulised muudatused, et varasemat ajakohastada ja uuendada. Muudatuste eesmärk on lihtsustada menetlusi, suurendada läbipaistvust ja edendada kestlikku reisimist.
- Eeskirjaga koondatakse varasema üheksa eeskirja sätted üheks selgemaks raamistikuks, mis hõlmab kõiki osalejate kategooriaid, sealhulgas täisliikmeid, asendusliikmeid, vaatlejaid, eksperte, külalisesinejaid, kolmandaid isikuid, ajakirjanikke ja muid juhatuse määratud isikuid. Lihtsustamine muudab hüvitamismenetluse selgemaks ja paindlikumaks.
- Kindlasummaline koosolekupäevaraha on 367 eurot koosolekupäeva kohta, et katta kohapealsed kulud, nagu toitlustamine ja majutus.
- Lisaks koosolekupäevarahale hüvitatakse liikmetele asjakohaste tõendavate dokumentide alusel neil koosolekutel osalemisega seotud tegelikud reisikulud. Autoga reisimisel makstakse liikmetele hüvitist kindlasummalise määra alusel, mis on 0,40 eurot kilomeetri kohta. Asjaajamise lihtsustamiseks võivad liikmed broneerida sõidupiletid komitee reisibüroo kaudu. Sel juhul maksab komitee piletite eest otse.
- Eeskirjaga soodustatakse kestlikumaid reisivalikuid ja õiglasemat finantsjuhtimist. See sisaldab sätteid, mille kohaselt tuleb liikmeid teavitada kestlikest reisivõimalustest, kui nad broneerivad komitee reisibüroo kaudu. Lisaks on muudetud hüvitamiseeskirju, et katta lisakulud, nagu äriklassi ootesaali (lounge) ja ekspressvärava (fast lane) kasutus odavlennu või turistiklassi pileti korral.
- Liikmed saavad ka kindlasummalist reisipäevaraha, mis põhineb reisi kogupikkusel ja katab kõik reisi ajal tekkivad kulud. Nende hulka kuuluvad näiteks kiirteemaksud või teemaksumärgised, ühistransport Brüsselis, parkimistasud lähtelennujaamas või -rongijaamas ning söök, jook ja täiendavad hotellikulud, mis tekivad reisi ajal või tulenevad pikendatud viibimisest koosoleku toimumiskohas. Seda päevaraha makstakse ainult juhul, kui reisiti rohkem kui 200 km kauguselt ja see on 200 eurot võrdlusühiku kohta (üks ühekordne makse edasi-tagasi reisi kohta, maksimaalselt 2 ühikut).
- Piiratud arvu koosolekute puhul, mis korraldatakse hübriidvormis või täielikult veebis, maksab komitee liikmetele kindlasummalist kaugkoosoleku päevaraha, mis moodustab 50% tavapärasest koosolekupäevarahast. Päevade eest, mil õigustatud isik osaleb tegevuses nii kohapeal kui ka kaugosaluse vormis, makstakse üksnes koosolekupäevaraha.
Kõik eespool nimetatud kulud kaetakse ELi eelarvest ning neid auditeerivad nõuetekohaselt ELi pädevad asutused ja institutsioonid. Komitee ei hüvita teistkordselt muu poole hüvitatavaid tegevusi.