Членовете участват в заседанията на КР като пленарни сесии, заседания на комисии и политически групи, които се провеждат предимно в Брюксел, въпреки че понякога се организират и на други места. На членовете може да бъде разрешено да участват и в заседания, които представляват особен интерес за КР, но не са организирани от него.
Считано от 26 януари 2025 г., с новия Регламент № 3914/2024 на Бюрото от 19 ноември 2024 г. относно възстановяването на пътните разходи и изплащането на надбавки на членовете, заместниците и другите лица, участващи в дейностите на Европейския комитет на регионите (вж. по-долу в раздела за документи), се въвеждат ключови промени, насочени към актуализиране и модернизиране на предишните правила. Целта на тези промени е да се опростят процедурите, да се повиши прозрачността и да се насърчи устойчивостта на свързаните с пътуванията практики.
- Регламентът консолидира предишните правила от девет отделни регламента в единна, по-ясна рамка, обхващаща всички категории участници, включително членове, заместници, наблюдатели, експерти, поканени оратори, трети страни, журналисти и всички други лица, за които Бюрото е взело решение. Това опростяване прави процеса на възстановяване на разходите по-ясен и гъвкав.
- Фиксираната заседателна надбавка е 367 EUR на заседателен ден и е предназначена за покриване на местните разходи като храна и настаняване.
- В допълнение към заседателните надбавки, при представяне на съответните оправдателни документи на членовете се възстановяват действителните разходи за пътуванията, които са предприели, за да участват в такива заседания. При пътуване с автомобил на членовете се възстановява фиксирана сума от 0,40 евро на километър. За удобство членовете могат да резервират билетите си чрез пътническата агенция на КР, като в този случай КР плаща за тях директно.
- Регламентът насърчава по-устойчиви решения по отношение на пътуванията и по-справедливо финансово управление. Той включва разпоредби, съгласно които членовете трябва да бъдат информирани за устойчивите възможности за пътуване, когато правят резервации чрез пътническата агенция на КР. Освен това правилата за възстановяване на разходите се коригират, за да се покрият допълнителни разходи като достъп до бизнес салон и премиване с предимство при пътувания с нискотарифна компания или в икономична класа.
- Членовете получават и фиксирана пътна надбавка, която се изчислява въз основа на общото изминато разстояние и покрива всички разходи по време на пътуването. Те могат да включват магистрални такси или тол такси, обществен транспорт в Брюксел, такси за паркиране на летището или на железопътната гара на отпътуване, храна, напитки или допълнителни разходи за хотел по време на пътуването или поради удължен престой на мястото на заседанието. Надбавката, която възлиза на 200 евро за референтна единица (едно плащане за двупосочно пътуване и най-много за 2 референтни единици), се изплаща само за пътувания над 200 км.
- За ограничен брой заседания, когато са организирани в комбиниран режим или изцяло онлайн, КР плаща на членовете фиксирана надбавка за дистанционно заседание, съответстваща на 50 % от стандартната заседателна надбавка. За дни с присъствено и дистанционно участие се изплаща само заседателната надбавка.
Всички горепосочени разходи се покриват от бюджета на ЕС и се одитират надлежно от компетентните органи и институции на ЕС. Разходите за дейности, възстановени от друга страна, не се възстановяват повторно от КР.