Членовете участват в заседанията на КР като пленарни сесии, заседания на комисии и политически групи, които се провеждат предимно в Брюксел, въпреки че понякога се организират и на други места. На членовете може също така да бъде разрешено да участват в заседания, които представляват особен интерес за КР, но не са организирани от него.
Правилата за възстановяване на пътните разноски и изплащане на надбавки на членовете са определени в Регламент № 3/2026 на Бюрото от 3 март 2026 г. относно възстановяването на пътните разноски и изплащането на надбавки на членовете, заместниците и другите лица, участващи в дейностите на Европейския комитет на регионите (вж. по-долу в раздел „Документи“).
- Членовете имат право на фиксирана заседателна надбавка и фиксирана пътна надбавка за покриване на разходите, направени на мястото на заседанието или по време на пътуването (напр. настаняване, храна, паркинг, местен транспорт, такса за изминато разстояние и др.).
- В допълнение към тези надбавки при представяне на съответните оправдателни документи членовете имат право на възстановяване на пътните разноски във връзка с тези заседания. Това възстановяване не се получава като надбавка, а отразява действителните разходи в рамките на установените тавани. КР активно насърчава по-устойчив избор на пътуване.
- За ограничен брой заседания, когато са организирани в комбиниран режим или изцяло онлайн, членовете могат да кандидатстват за фиксирана надбавка за дистанционно заседание, съответстваща на 50 % от стандартната заседателна надбавка. Заседателните надбавки са ограничени до една надбавка за заседателен ден, независимо от броя на заседанията.
Всички тези разходи се покриват от бюджета на ЕС и се одитират надлежно от компетентните институции и органи на ЕС. Разходите за дейности, възстановени от друга страна, не се възстановяват повторно от КР.