Τα μέλη συμμετέχουν σε συνεδριάσεις της ΕτΠ, όπως συνόδους ολομέλειας, καθώς και συνεδριάσεις επιτροπών και πολιτικών ομάδων, οι οποίες διεξάγονται κυρίως στις Βρυξέλλες (αλλά και σε άλλα μέρη περιστασιακά). Τα μέλη μπορούν επίσης να λάβουν άδεια συμμετοχής σε συνεδριάσεις που δεν διοργανώνονται από την ΕτΠ, αλλά παρουσιάζουν ιδιαίτερο ενδιαφέρον για αυτήν.
Από τις 26 Ιανουαρίου 2025 ισχύει η νέα ρύθμιση αριθ. 3914/2024 του Προεδρείου, της 19ης Νοεμβρίου 2024, για την επιστροφή των εξόδων ταξιδίου και την καταβολή αποζημιώσεων στα τακτικά και αναπληρωματικά μέλη και σε άλλα άτομα που συμμετέχουν στις δραστηριότητες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής των Περιφερειών (βλ. παρακάτω στην ενότητα «Έγγραφα»), με την οποία εφαρμόζονται βασικές αλλαγές που αποσκοπούν στην επικαιροποίηση και τον εκσυγχρονισμό των προηγούμενων κανόνων. Οι αλλαγές αυτές έχουν σχεδιαστεί με στόχο την απλούστευση των διαδικασιών, την ενίσχυση της διαφάνειας και την προώθηση βιώσιμων επιλογών μετακίνησης.
- Η ρύθμιση ενοποιεί προηγούμενους κανόνες από εννέα διαφορετικές ρυθμίσεις σε ένα ενιαίο, σαφέστερο πλαίσιο που καλύπτει όλες τις κατηγορίες συμμετεχόντων, συμπεριλαμβανομένων των τακτικών και των αναπληρωματικών μελών, των παρατηρητών, των εμπειρογνωμόνων, των προσκεκλημένων ομιλητών, των τρίτων μερών, των δημοσιογράφων και κάθε άλλου ατόμου σχετικά με το οποίο αποφασίζει το Προεδρείο. Η απλούστευση αυτή καθιστά τη διαδικασία επιστροφής εξόδων απλούστερη και πιο ευέλικτη.
- Η κατ’ αποκοπή αποζημίωση συνεδριάσεων ανέρχεται σε 367 ευρώ ανά ημέρα συνεδρίασης για την κάλυψη των επιτόπιων δαπανών, όπως της διαμονής και της διατροφής.
- Εκτός από τις αποζημιώσεις συνεδριάσεων, τα μέλη αποζημιώνονται για τις πραγματικές δαπάνες μετακίνησης στις οποίες προβαίνουν για τη συμμετοχή τους στις εν λόγω συνεδριάσεις, κατόπιν προσκόμισης των σχετικών δικαιολογητικών. Σε περίπτωση μετακίνησης με αυτοκίνητο, τα μέλη αποζημιώνονται βάσει κατ’ αποκοπή ποσού ύψους 0,40 ευρώ ανά χιλιόμετρο. Για λόγους ευκολίας, τα μέλη μπορούν να κάνουν κράτηση των εισιτηρίων τους μέσω του ταξιδιωτικού γραφείου της ΕτΠ, οπότε η ΕτΠ καταβάλλει απευθείας το αντίτιμό τους.
- Η ρύθμιση ενθαρρύνει τις πιο βιώσιμες επιλογές μετακίνησης και τη δικαιότερη δημοσιονομική διαχείριση, και περιλαμβάνει διατάξεις για την ενημέρωση των μελών σχετικά με βιώσιμες επιλογές μετακίνησης κατά τις κρατήσεις μέσω του ταξιδιωτικού γραφείου της ΕτΠ. Επιπλέον, οι κανόνες για την επιστροφή των εξόδων προσαρμόζονται ώστε να καλύπτουν πρόσθετες δαπάνες, όπως τα σαλόνια αναμονής και τη δυνατότητα παράκαμψης της σειράς αναμονής με την επιλογή εναλλακτικών χαμηλού κόστους ή οικονομικής κατηγορίας.
- Τα μέλη λαμβάνουν επίσης κατ’ αποκοπή αποζημίωση ταξιδίου, η οποία βασίζεται στη συνολική απόσταση της μετακίνησης και καλύπτει όλα τα έξοδα που προκύπτουν κατά τη διάρκειά της. Σε αυτά περιλαμβάνονται, για παράδειγμα, τα τέλη ή τα σήματα διοδίων στους αυτοκινητοδρόμους, οι δημόσιες συγκοινωνίες στις Βρυξέλλες, τα τέλη στάθμευσης στο αεροδρόμιο ή στον σιδηροδρομικό σταθμό αναχώρησης, τα γεύματα, τα ποτά και οι πρόσθετες χρεώσεις του ξενοδοχείου, είτε κατά τη διάρκεια της μετακίνησης είτε λόγω παράτασης της παραμονής στον τόπο της συνεδρίασης. Η αποζημίωση αυτή καταβάλλεται μόνο εφόσον η διανυθείσα απόσταση της μετακίνησης υπερβαίνει τα 200 χιλιόμετρα και ανέρχεται σε 200 ευρώ ανά μονάδα αναφοράς (μία ενιαία πληρωμή ανά ταξίδι μετ’ επιστροφής, με ανώτατο όριο τις 2 μονάδες αναφοράς).
- Όσον αφορά περιορισμένο αριθμό συνεδριάσεων, οι οποίες διοργανώνονται είτε σε υβριδική μορφή είτε εξ ολοκλήρου μέσω διαδικτύου, η ΕτΠ καταβάλλει στα μέλη κατ’ αποκοπή αποζημίωση εξ αποστάσεως συνεδριάσεων που αντιστοιχεί στο 50 % της συνήθους αποζημίωσης συνεδριάσεων. Τις ημέρες που ο ενδιαφερόμενος συμμετέχει στις δραστηριότητες τόσο διά ζώσης όσο και εξ αποστάσεως καταβάλλεται μόνο η αποζημίωση συνεδριάσεων.
Όλες οι προαναφερθείσες δαπάνες καλύπτονται από τον προϋπολογισμό της ΕΕ και ελέγχονται δεόντως από τους αρμόδιους ενωσιακούς φορείς και οργανισμούς. Η ΕτΠ δεν επιστρέφει εκ νέου τα έξοδα συμμετοχής σε δραστηριότητες τα οποία έχουν ήδη επιστραφεί από άλλο μέρος.