Członkinie i członkowie uczestniczą w posiedzeniach KR-u, takich jak sesje plenarne, posiedzenia komisji i posiedzenia grup politycznych, które zasadniczo odbywają się w Brukseli (ale czasami w innych miejscach). Mogą również zostać upoważnieni do udziału w posiedzeniach o szczególnym znaczeniu dla KR-u, które nie są przez niego organizowane.
Zasady dotyczące zwrotu kosztów podróży oraz wypłaty diet określono w zarządzeniu Prezydium nr 3/2026 z 3 marca 2026 r. w sprawie zwrotu kosztów podróży oraz wypłaty diet członkom, zastępcom i innym osobom uczestniczącym w działaniach Europejskiego Komitetu Regionów (zob. poniżej w sekcji „Dokumenty”).
- Członkinie i członkowie są uprawnieni do zryczałtowanej diety za udział w posiedzeniach i zryczałtowanej diety za czas podróży, które mają pokryć koszty poniesione w miejscu posiedzenia lub w trakcie podróży (np. zakwaterowanie, posiłki, parking, transport lokalny, opłaty za przejazd itp.).
- Oprócz tych diet członkinie i członkowie są uprawnieni – po przedstawieniu odpowiednich dokumentów potwierdzających – do otrzymania zwrotu kosztów podróży związanych z tymi posiedzeniami. Zwrot ten nie jest wypłacany jako dieta, lecz odpowiada rzeczywistym kosztom w granicach ustalonych pułapów. KR aktywnie zachęca do bardziej zrównoważonych wyborów dotyczących podróży.
- Niektóre posiedzenia są organizowane w trybie hybrydowym lub całkowicie online – członkinie i członkowie mogą wtedy ubiegać się o zryczałtowaną dietę za udział w posiedzeniach zdalnych, odpowiadającą 50% standardowej diety za udział w posiedzeniach. Za każdy dzień posiedzenia, niezależnie od liczby posiedzeń, można otrzymać tylko jedną dietę za udział w posiedzeniach.
Wszystkie te wydatki są pokrywane z budżetu UE i należycie kontrolowane przez właściwe instytucje i organy UE. Działania, w przypadku których koszty zwraca inny podmiot, nie są ponownie refundowane przez KR.