Członkinie i członkowie uczestniczą w posiedzeniach KR-u, takich jak sesje plenarne, posiedzenia komisji i posiedzenia grup politycznych, które zasadniczo odbywają się w Brukseli (ale czasami w innych miejscach). Mogą również zostać upoważnieni do udziału w posiedzeniach o szczególnym znaczeniu dla KR-u, które nie są przez niego organizowane.
Nowe zarządzenie Prezydium 3914/2024 z 19 listopada 2024 r. w sprawie zwrotu kosztów podróży oraz wypłaty diet członkom, zastępcom i innym osobom uczestniczącym w działaniach Europejskiego Komitetu Regionów, obowiązujące od 26 stycznia 2025 r. (zob. poniżej w sekcji „Dokumenty”), wprowadza zasadnicze zmiany, których celem jest aktualizacja i modernizacja poprzednich przepisów. Zmiany te służą uproszczeniu procedur, zwiększeniu przejrzystości i propagowaniu zrównoważonego charakteru podróży.
- Zarządzenie konsoliduje poprzednie przepisy z dziewięciu odrębnych zarządzeń w jednym, jaśniejszym systemie, który obejmuje wszystkie kategorie uczestników, w tym członków, zastępców, obserwatorów, ekspertów, zaproszonych prelegentów, strony trzecie, dziennikarzy i wszelkie inne osoby wskazane przez Prezydium. Dzięki temu uproszczeniu procedura zwrotu kosztów jest jaśniejsza i elastyczniejsza.
- Zryczałtowana dieta za udział w posiedzeniach wynosi 367 EUR za dzień posiedzenia i służy pokryciu kosztów poniesionych na miejscu, takich jak posiłki i zakwaterowanie.
- Oprócz diet za udział w posiedzeniach członkinie i członkowie otrzymują po przedstawieniu odpowiednich dokumentów potwierdzających zwrot faktycznych kosztów podróży na te posiedzenia. W przypadku podróży samochodem otrzymują zwrot kosztów według zryczałtowanej stawki w wysokości 0,40 EUR za kilometr. Dla wygody mogą zarezerwować bilety na przejazd czy lot za pośrednictwem biura podróży KR-u. W takim przypadku KR płaci za bilety bezpośrednio.
- Zarządzenie sprzyja podejmowaniu bardziej zrównoważonych decyzji dotyczących podróży i sprawiedliwszemu zarządzaniu finansami. Zawiera przepisy, według których członkinie i członkowie muszą zostać poinformowani o zrównoważonych opcjach podróży, kiedy dokonują rezerwacji za pośrednictwem biura podróży KR-u. Ponadto zasady zwrotu kosztów są dostosowane tak, aby można było pokryć dodatkowe koszty takie jak poczekalnie klasy biznes czy szybka odprawa w przypadku wyboru tanich opcji lub opcji klasy ekonomicznej.
- Członkinie i członkowie otrzymują również zryczałtowaną dietę za czas podróży, która jest obliczana na podstawie całkowitej odległości podróży i pokrywa wszystkie koszty, jakie powstały podczas podróży. Obejmują one na przykład opłaty za autostrady lub winiety, transport publiczny w Brukseli, opłaty parkingowe na lotnisku lub stacji kolejowej odjazdu, wydatki na posiłki, napoje lub dodatkowe koszty hotelu podczas podróży lub w związku z przedłużonym pobytem w miejscu posiedzenia. Dieta ta jest wypłacana tylko wtedy, gdy odległość podróży przekracza 200 km, i wynosi 200 EUR na jednostkę odniesienia (pojedyncza płatność za podróż w obie strony, maksymalnie dwie jednostki).
- W przypadku ograniczonej liczby posiedzeń, które są organizowane w trybie hybrydowym lub całkowicie online, KR wypłaca członkiniom i członkom zryczałtowaną dietę za udział w posiedzeniach zdalnych, odpowiadającą 50% standardowej diety za udział w posiedzeniach. Za dni, w których odnotowano zarówno uczestnictwo fizyczne, jak i zdalne, wypłacana jest jedynie dieta za udział w posiedzeniach.
Wszystkie wyżej wymienione wydatki są pokrywane z budżetu UE i należycie kontrolowane przez właściwe organy i instytucje UE. Działania, w przypadku których koszty zwraca inny podmiot, nie są ponownie refundowane przez KR.