RK nariai dalyvauja Komiteto plenariniuose, komisijų ir frakcijų posėdžiuose, kurie dažniausiai vyksta Briuselyje, nors kartais rengiami ir kitur. Nariams taip pat gali būti leidžiama dalyvauti posėdžiuose, kurie nėra organizuojami RK, bet yra itin svarbūs Komiteto darbui.
Naujajame 2024 m. lapkričio 19 d. biuro reglamente Nr. 3914/2024 dėl kelionės išlaidų kompensavimo ir išmokų mokėjimo nariams, pakaitiniams nariams ir kitiems asmenims, dalyvaujantiems Europos regionų komiteto veikloje (žr. straipsnį „Patvirtinamieji dokumentai“), kuris įsigaliojo 2025 m. sausio 26 d., atlikti svarbūs pakeitimai, kuriais atnaujintos ir modernizuotos ankstesnės taisyklės. Šių pakeitimų tikslas – supaprastinti procedūras, padidinti skaidrumą ir skatinti tvarias keliones.
- Naujuoju reglamentu ankstesnės taisyklės, išdėstytos devyniuose atskiruose reglamentuose, sujungiamos į vieną bendrą aiškesnę sistemą, apimančią visas dalyvių kategorijas: narius, pakaitinius narius, stebėtojus, ekspertus, kviestinius pranešėjus, trečiuosius asmenis, žurnalistus ir kitus biuro patvirtintus asmenis. Dėl šio supaprastinimo išlaidų kompensavimo procesas tampa paprastesnis ir lankstesnis.
- Vienodo dydžio išmoka už dalyvavimą posėdžiuose yra 367 EUR už vieną posėdžio dieną. Ji skirta padengti išlaidas posėdžio vietoje, pavyzdžiui, maitinimosi ir apgyvendinimo išlaidas.
- Be išmokų už dalyvavimą posėdžiuose, pateikus atitinkamus patvirtinamuosius dokumentus, nariams atlyginamos faktinės jų kelionės į atitinkamus posėdžius išlaidos. Jei keliaujama automobiliu, narių išlaidos kompensuojamos taikant fiksuotą 0,40 EUR už kilometrą tarifą. Patogumo dėlei nariai gali užsisakyti transporto bilietus per RK kelionių agentūrą, tokiu atveju RK už juos moka tiesiogiai.
- Reglamentu skatinamas tvaresnių kelionių pasirinkimas ir teisingesnis biudžeto valdymas. Į reglamentą įtrauktos nuostatos, pagal kurias nariai, užsisakantys bilietus per RK kelionių agentūrą, turi būti informuojami apie galimybes pasirinkti tvarias keliones. Be to, išlaidų atlyginimo taisyklės koreguojamos taip, kad būtų padengtos papildomos išlaidos, pavyzdžiui, naudojimosi verslo laukiamosiomis salėmis ir prioritetine eile išlaidos, kai pasirenkamas pigios ar ekonominės klasės bilietas.
- Nariai taip pat gauna vienodo dydžio kelionpinigius, kurie apskaičiuojami pagal kelionės atstumą ir kuriais padengiamos visos kelionės išlaidos. Tai kelių mokesčio arba vinjetės, viešojo transporto Briuselyje, automobilio laikymo išvykimo oro uosto ar geležinkelio stoties stovėjimo aikštelėje, maitinimo ir gėrimų išlaidos ar papildomos viešbučių išlaidos, patiriamos kelionės metu arba dėl ilgesnio buvimo posėdžio vietoje. Ši išmoka mokama tik tuo atveju, jei kelionės atstumas viršija 200 km, ir ji sudaro 200 EUR vienam referenciniam vienetui (viena vienkartinė išmoka už kelionę pirmyn ir atgal, ne daugiau kaip 2 vienetai).
- Už ribotą skaičių posėdžių, rengiamų mišriu būdu arba visiškai internetu, RK nariams moka vienodo dydžio išmoką už dalyvavimą nuotoliniuose posėdžiuose, kuri sudaro 50 proc. standartinės išmokos už dalyvavimą posėdžiuose. Dienomis, kai dalyvaujama tiek fiziškai, tiek nuotoliniu būdu, mokama tik išmoka už dalyvavimą posėdyje.
Visos pirmiau minėtos išlaidos padengiamos iš ES biudžeto, o jų auditą atlieka ES kompetentingos įstaigos ir institucijos. Jei kita šalis kompensuoja veiklos išlaidas, Komitetas jų pakartotinai nekompensuoja.