Os membros participam em reuniões do Comité das Regiões Europeu (CR) – como as reuniões plenárias, as reuniões das comissões e as reuniões dos grupos políticos –, que, regra geral, se realizam em Bruxelas, embora ocasionalmente possam decorrer noutro local. Os membros também podem ser autorizados a participar em reuniões que não são organizadas pelo CR, mas que se revestem de especial interesse para o Comité.
As regras aplicáveis ao reembolso das despesas de deslocação e ao abono das ajudas de custo aos membros estão estabelecidas no Regulamento n.º 3/2026, de 3 de março de 2026, sobre o reembolso das despesas de deslocação e o abono das ajudas de custo aos membros, suplentes e outras pessoas que participam nas atividades do Comité das Regiões Europeu (ver infra, na secção «Documentos»).
- Os membros têm direito a uma ajuda de custo por dia de reunião e a uma ajuda de custo de viagem, para cobrir as despesas incorridas no local da reunião ou durante a viagem (por exemplo, alojamento, refeições, estacionamento, transportes locais, portagens, etc.).
- Para além destas ajudas de custo, mediante apresentação dos documentos comprovativos pertinentes, os membros têm direito ao reembolso das despesas de deslocação associadas às reuniões. Tal reembolso não é recebido a título de ajuda de custo, mas reflete os custos reais, dentro dos limites máximos estabelecidos. O CR incentiva ativamente escolhas de viagem mais sustentáveis.
- Para um número limitado de reuniões organizadas em modo híbrido ou totalmente em linha, os membros podem solicitar uma ajuda de custo por dia de reunião à distância correspondente a 50% da ajuda de custo por dia de reunião normal. As ajudas de custo por dia de reunião estão limitadas a uma ajuda de custo por dia de reunião, independentemente do número de reuniões.
Todas as despesas referidas são imputadas ao orçamento da UE e devidamente auditadas pelos órgãos e instituições competentes da UE. As atividades reembolsadas por outra parte não são novamente reembolsadas pelo CR.