Die Mitglieder nehmen an AdR-Sitzungen wie Plenartagungen sowie Fachkommissions- und Fraktionssitzungen teil, die für gewöhnlich in Brüssel abgehalten werden, gelegentlich jedoch auch außerhalb Brüssels stattfinden können. Ihnen kann auch die Teilnahme an Sitzungen genehmigt werden, die zwar nicht vom AdR organisiert werden, für dessen Arbeit allerdings von besonderem Interesse sind.
Maßgeblich für die Erstattung von Reisekosten und die Zahlung von Aufwandsentschädigungen an Mitglieder ist die Regelung Nr. 3/2026 des Präsidiums vom 3. März 2026 über die Erstattung von Reisekosten und die Zahlung von Aufwandsentschädigungen an Mitglieder, Stellvertreter und Dritte, die an den Tätigkeiten des Europäischen Ausschusses der Regionen teilnehmen (siehe „Dokumente“).
- Die Mitglieder haben Anspruch auf eine Sitzungspauschale und eine Reisekostenpauschale, um die am Sitzungsort oder während ihrer Reise entstandenen Kosten (z. B. Unterkunft, Verpflegung, Parken, ÖPNV, Maut usw.) zu decken.
- Zusätzlich zu diesen Pauschalen werden den Mitgliedern nach Vorlage der entsprechenden Belege Reisekosten erstattet, die ihnen durch die Teilnahme an diesen Sitzungen entstanden sind. Diese Erstattung wird nicht als Pauschale gezahlt, sondern spiegelt im Rahmen der festgelegten Obergrenzen die tatsächlichen Kosten wider. Der AdR fördert die Nutzung nachhaltigerer Verkehrsmittel.
- Für eine begrenzte Zahl von Sitzungen, die als Hybrid-Sitzungen oder vollständig online abgehalten werden, können die Mitglieder eine Sitzungspauschale für die Teilnahme an Sitzungen per Videokonferenz in Höhe von 50 % der normalen Sitzungspauschale beantragen. Die Sitzungspauschale ist unabhängig von der Zahl der Sitzungen auf eine Sitzungspauschale pro Sitzungstag begrenzt.
Alle vorgenannten Ausgaben werden durch den EU-Haushalt gedeckt und von den zuständigen Organen und Einrichtungen der EU ordnungsgemäß geprüft. Tätigkeiten, für die der Anspruchsberechtigte eine Erstattung von einem Dritten erhält, werden vom AdR nicht erneut erstattet.