Die Mitglieder nehmen an AdR-Sitzungen wie Plenartagungen sowie Fachkommissions- und Fraktionssitzungen teil, die für gewöhnlich in Brüssel abgehalten werden, gelegentlich jedoch auch außerhalb Brüssels stattfinden können. Ihnen kann auch die Teilnahme an Sitzungen genehmigt werden, die zwar nicht vom AdR organisiert werden, für dessen Arbeit allerdings von besonderem Interesse sind.
Am 26. Januar 2025 tritt die neue Regelung Nr. 3914/2024 des Präsidiums vom 19. November 2024 über die Erstattung von Reisekosten und die Zahlung von Aufwandsentschädigungen an Mitglieder, Stellvertreter und Dritte, die an den Tätigkeiten des Europäischen Ausschusses der Regionen teilnehmen (siehe unten im Abschnitt „Dokumente“), in Kraft. Sie enthält wichtige Änderungen zur Aktualisierung und Modernisierung der bisherigen Vorschriften. Diese Änderungen zielen darauf ab, die Verfahren zu straffen, die Transparenz zu erhöhen und das Reiseverhalten nachhaltiger zu gestalten.
- Mit der Regelung werden die bisherigen Bestimmungen aus neun gesonderten Regelungen in einem einzigen, klaren Rahmen zusammengefasst, der alle Teilnehmerkategorien abdeckt, das heißt Mitglieder, Stellvertreter, Beobachter, Sachverständige, Gastredner, Dritte, Journalisten und alle sonstigen Personen, deren Teilnahme vom Präsidium genehmigt wurde. Durch diese Vereinfachung wird das Erstattungsverfahren einfacher und flexibler.
- Die Sitzungspauschale beträgt 367 EUR pro Sitzungstag zur Deckung der Kosten am Sitzungsort wie Verpflegung und Unterbringung.
- Zusätzlich zur Sitzungspauschale werden den Mitgliedern nach Vorlage der entsprechenden Belege die tatsächlichen Reisekosten erstattet, die ihnen durch die Teilnahme an diesen Sitzungen entstanden sind. Bei Reisen mit dem Pkw erhalten die Mitglieder eine Kilometerpauschale von 0,40 EUR pro Kilometer. Im Sinne einer möglichst einfachen Abwicklung können die Mitglieder ihre Fahrkarten über das Reisebüro des AdR buchen. In diesem Fall werden die Kosten direkt vom AdR übernommen.
- Die Regelung fördert ein nachhaltigeres Reiseverhalten und ein gerechteres Finanzmanagement. Sie sieht unter anderem vor, dass die Mitglieder bei der Buchung über das Reisebüro des AdR über nachhaltige Reiseoptionen informiert werden. Darüber hinaus werden die Erstattungsregeln angepasst und decken nunmehr zusätzliche Kosten bei der Wahl kostengünstiger Optionen oder der Economy-Klasse ab, z. B. für den Zugang zur Fast-Lane und zur Business-Lounge.
- Außerdem erhalten die Mitglieder eine Reisekostenpauschale, die auf der Gesamtentfernung der Reise beruht und alle während der Reise entstandenen Kosten abdeckt. Dazu gehören beispielsweise Autobahngebühren oder Vignetten, öffentliche Verkehrsmittel in Brüssel, Parkgebühren am Flughafen bzw. Bahnhof der Abfahrt, Mahlzeiten, Getränke sowie zusätzliche Hotelkosten während der Reise oder aufgrund eines verlängerten Aufenthaltes am Sitzungsort. Diese Aufwandsentschädigung wird nur gezahlt, wenn die Entfernung mehr als 200 km beträgt, und beläuft sich auf 200 EUR pro Berechnungseinheit (einmalige Zahlung pro Hin- und Rückfahrt, höchstens jedoch 2 Berechnungseinheiten).
- Für eine begrenzte Zahl von Sitzungen, die als Hybrid-Sitzungen oder vollständig online abgehalten werden, zahlt der AdR den Mitgliedern eine Sitzungspauschale für die Teilnahme an Sitzungen per Videokonferenz in Höhe von 50 % der normalen Sitzungspauschale. Für Tage, an denen ein Mitglied sowohl mit Präsenz als auch online an Tätigkeiten teilnimmt, wird nur die normale Sitzungspauschale gezahlt.
Alle vorgenannten Ausgaben werden durch den EU-Haushalt gedeckt und von den zuständigen Organen und Einrichtungen der EU ordnungsgemäß geprüft. Tätigkeiten, für die der Anspruchsberechtigte eine Erstattung von einem Dritten erhält, werden vom AdR nicht erneut erstattet.