Jäsenet osallistuvat AK:n kokouksiin, kuten täysistuntoihin, valiokuntakokouksiin ja poliittisten ryhmien kokouksiin, jotka pidetään pääasiassa Brysselissä (mutta ajoittain myös muualla). Jäsenet voivat myös saada valtuutuksen osallistua kokouksiin, jotka eivät ole AK:n järjestämiä mutta jotka ovat erityisen kiinnostavia komitean kannalta
Uusi työvaliokunnan sääntö N:o 3914/2024 matkakulujen korvaamisesta ja päivärahojen maksamisesta jäsenille, varajäsenille ja muille Euroopan alueiden komitean toimintaan osallistuville henkilöille, joka annettiin 19. marraskuuta 2024 ja jota sovelletaan 26. tammikuuta 2025 alkaen (ks. asiakirjat-osio jäljempänä), sisältää merkittäviä muutoksia, joilla pyritään ajantasaistamaan ja nykyaikaistamaan aiempia sääntöjä. Muutosten tarkoituksena on yksinkertaistaa menettelyjä, lisätä avoimuutta ja edistää matkustuskäytäntöjen kestävyyttä.
- Säännössä yhdistetään yhdeksän aiemman säännön määräykset yhdeksi selkeämmäksi kehykseksi, joka kattaa kaikki osallistujaryhmät, mukaan lukien jäsenet, varajäsenet, tarkkailijat, asiantuntijat, vierailevat puhujat, kolmannet osapuolet, toimittajat ja muut henkilöt, joiden osallistumisen työvaliokunta on hyväksynyt. Säännöstön yksinkertaistaminen selkeyttää ja joustavoittaa korvausprosessia.
- Kiinteämääräinen kokouspäiväraha on 367 euroa kokouspäivää kohti, ja sen tarkoituksena on kattaa kokouspaikalla syntyvät kulut, kuten ateria- ja majoituskulut.
- Kokouspäivärahan lisäksi jäsenille korvataan asiaankuuluvia tositteita vastaan tällaisiin kokouksiin osallistumista varten hankittujen matkalippujen todelliset kustannukset. Jos jäsenet matkustavat autolla, heille maksetaan kiinteä kilometrikorvaus, joka on 0,40 euroa kilometriltä. Jäsenet voivat halutessaan varata matkalippunsa AK:n matkatoimiston kautta, jolloin AK maksaa matkaliput suoraan.
- Säännöllä kannustetaan kestävämpien matkustusvaihtoehtojen käyttöön ja pyritään oikeudenmukaisempaan varainhoitoon. Sääntö sisältää määräyksiä, joiden mukaan jäsenille on tiedotettava kestävämmistä matkustustavoista, kun he varaavat matkansa AK:n matkatoimiston kautta. Lisäksi korvaussääntöjä on mukautettu niin, että halpalennolla tai economy-luokassa matkustettaessa voidaan maksaa korvaus myös lisäkustannuksista, kuten lounge-tilan tai pikakaistan käytöstä.
- Jäsenet saavat myös kiinteämääräisen matkapäivärahan, joka perustuu matkan kokonaispituuteen ja kattaa kaikki matkan aikana aiheutuvat kustannukset. Näitä ovat esimerkiksi moottoritiemaksut tai tietullit, julkinen liikenne Brysselissä, pysäköintimaksut lento- tai juna-asemalla lähtöpaikassa, ateriat ja juomat sekä ylimääräiset yöpymiskustannukset, joita voi aiheutua matkan aikana tai pidemmästä oleskelusta kokouspaikalla. Matkapäivärahaa maksetaan vain, jos matkan pituus ylittää 200 kilometriä, ja se on 200 euroa viiteyksikköä kohti (yksi kertamaksu edestakaista matkaa kohden, enintään kahdesta yksiköstä).
- Joistakin kokouksista, jotka järjestetään hybridimuodossa tai kokonaan verkossa, AK maksaa jäsenille kiinteämääräisen etäkokouspäivärahan, joka on 50 prosenttia tavanomaisesta kokouspäivärahasta. Jos samalle päivälle osuu sekä lähiosallistuminen tapahtumapaikalla että etäosallistuminen, maksetaan ainoastaan kokouspäiväraha.
Kaikki edellä mainitut menot katetaan EU:n talousarviosta, ja EU:n toimivaltaiset elimet tarkastavat ne asianmukaisesti. Komitea ei maksa korvausta toiminnasta, josta jokin toinen osapuoli on jo maksanut korvauksen.