Il-membri jipparteċipaw fil-laqgħat tal-KtR, bħas-sessjonijiet plenarji, il-laqgħat tal-kummissjonijiet u l-laqgħat tal-gruppi politiċi, li fil-biċċa l-kbira tal-każijiet isiru fi Brussell (iżda kultant isiru bnadi oħra). Il-membri jistgħu jiġu awtorizzati wkoll jipparteċipaw f’laqgħat ta’ interess partikolari għall-KtR li ma jkunux organizzati minnu.
Ir-regoli dwar ir-rimborż tal-ispejjeż tal-ivvjaġġar u l-ħlas tal-indennizzi lill-membri huma stabbiliti fir-Regolament Nru 3/2026 tal-Bureau tat-3 ta’ Marzu 2026 dwar ir-rimborż ta’ spejjeż tal-ivvjaġġar u l-ħlas tal-indennizzi lill-membri, is-sostituti u persuni oħra li jipparteċipaw fl-attivitajiet tal-Kumitat Ewropew tar-Reġjuni (ara hawn taħt fit-taqsima tad-dokumenti).
- Il-membri huma intitolati għal indennizz għall-parteċipazzjoni f’laqgħa u indennizz tal-ivvjaġġar, biex ikopru l-ispejjeż imġarrba fil-post tal-laqgħa jew matul il-vjaġġ tagħhom (eż. akkomodazzjoni, ikliet, parkeġġ, trasport lokali, pedaġġi, eċċ.).
- Minbarra dawn l-indennizzi, fuq preżentazzjoni tad-dokumenti ta’ sostenn rilevanti, il-membri huma intitolati għal rimborż tal-ispejjeż tal-ivvjaġġar b’rabta ma’ dawn il-laqgħat. Dan ir-rimborż ma jingħatax bħala indennizz, iżda jirrifletti l-ispejjeż attwali, fi ħdan il-limiti massimi stabbiliti. Il-KtR jinkoraġġixxi b’mod attiv għażliet ta’ vvjaġġar aktar sostenibbli.
- Għal għadd limitat ta’ laqgħat, meta jiġu organizzati b’mod ibridu jew kompletament online, il-membri jistgħu japplikaw għal indennizz għall-parteċipazzjoni f’laqgħa mill-bogħod li jikkorrispondi għal 50 % tal-indennizz standard għall-parteċipazzjoni f’laqgħa. L-indennizzi għal-laqgħat huma limitati għal indennizz wieħed għal kull jum ta’ laqgħa, irrispettivament min-numru ta’ laqgħat.
L-ispejjeż kollha msemmija hawn fuq huma koperti mill-baġit tal-UE u jiġu awditjati kif dovut mill-korpi u l-istituzzjonijiet kompetenti tal-UE. L-attivitajiet rimborżati minn parti oħra ma jerġgħux jiġu rimborżati mill-KtR.