Členové se účastní schůzí VR, jako jsou plenární zasedání, schůze komisí a schůze politických skupin, které se konají především v Bruselu (avšak příležitostně i na jiných místech). Mohou být rovněž oprávněni zúčastnit se schůzí, které nepořádá VR, ale jež mají pro jeho činnost zvláštní význam.
Pravidla, jež upravují náhradu výdajů za dopravu a vyplácení příspěvků členům, jsou stanovena v nařízení předsednictva č. 3/2026 ze dne 3. března 2026 o náhradách výdajů za dopravu a vyplácení příspěvků členům, náhradníkům a dalším osobám, které se podílejí na činnostech Evropského výboru regionů (viz níže v souhrnu dokumentů).
- Členové mají nárok na paušální příspěvek na účast na schůzi a paušální příspěvek na cestu, jež slouží k pokrytí nákladů vzniklých v místě konání schůze nebo během cesty (např. ubytování, strava, parkování, místní doprava, mýtné atd.).
- Kromě těchto příspěvků mají členové po předložení příslušných dokladů nárok rovněž na náhradu výdajů za dopravu, které jim v souvislosti s účastí na těchto schůzích vznikly. Tato náhrada není vyplácena jako příspěvek, ale odpovídá skutečným nákladům v rámci stanovených limitů. VR aktivně podporuje využívání udržitelnějších způsobů dopravy.
- U omezeného počtu schůzí, které se konají v hybridním režimu nebo výhradně on-line, mohou členové požádat o paušální příspěvek na účast na schůzi na dálku ve výši 50 % standardního příspěvku na účast na schůzi. Pokud jde o příspěvky na účast na schůzi, vyplácí se pouze jeden příspěvek za každý den účasti na schůzi, a to bez ohledu na počet schůzí.
Všechny uvedené výdaje jsou hrazeny z rozpočtu EU a jsou náležitě ověřovány příslušnými orgány a institucemi EU. Činnosti, které jsou hrazeny třetí stranou, Výbor znovu neproplácí.