Les membres participent aux réunions du CdR, telles que ses sessions plénières, les réunions de ses commissions et les réunions de ses groupes politiques, lesquelles se déroulent la plupart du temps à Bruxelles (mais parfois dans un autre lieu). Ils peuvent également être autorisés à participer à des réunions présentant un intérêt particulier pour le CdR mais qui ne sont pas organisées par celui-ci.
Entré en vigueur le 26 janvier 2025, le nouveau règlement nº 3914/2024 du bureau du 19 novembre 2024 relatif au remboursement des frais de voyage et au paiement d’indemnités pour les membres, les suppléants et les autres personnes qui participent aux activités du Comité européen des régions (voir ci-dessous dans la section «Documents») introduit plusieurs modifications essentielles visant à mettre à jour et à moderniser la réglementation antérieure. Ces modifications ont pour but de simplifier les procédures, renforcer la transparence et promouvoir le caractère durable des pratiques de voyage.
- Le règlement consolide les règles antérieures issues de neuf règlements distincts en un cadre unique et plus clair, qui couvre toutes les catégories de participants: les membres, les suppléants, les observateurs, les experts, les orateurs invités, les tiers, les journalistes et toute autre personne autorisée par une décision du bureau. Cette simplification rend le processus de remboursement plus simple et plus flexible.
- L’indemnité forfaitaire de réunion est de 367 EUR par jour de réunion et couvre les frais locaux tels que les repas et l’hébergement.
- Outre les indemnités de réunion, les membres sont remboursés, sur présentation des pièces justificatives pertinentes, du coût réel du voyage effectué pour participer à ces réunions. S’ils voyagent en voiture, ils sont remboursés selon un forfait de 0,40 EUR par kilomètre. Pour leur commodité, les membres peuvent réserver leurs titres de transport par l’intermédiaire de l’agence de voyage du CdR, auquel cas ce dernier paye directement pour eux.
- Le règlement encourage des choix de voyage plus durables et une gestion financière plus équitable. Ses dispositions prévoient notamment que les membres soient informés des options de voyage durables lors de leurs réservations par l’intermédiaire de l’agence de voyage du CdR. En outre, les règles de remboursement sont adaptées de manière à couvrir des coûts supplémentaires comme l’accès aux salons et aux voies rapides en cas de voyage à «bas coût» ou en classe économique.
- Les membres perçoivent également une indemnité forfaitaire de voyage qui se fonde sur la distance totale parcourue lors de leur voyage et qui couvre tous les frais encourus à cette occasion. Il s’agit par exemple des vignettes ou des péages autoroutiers, des transports publics à Bruxelles, des frais de stationnement à l’aéroport ou à la gare ferroviaire de départ, ainsi que des repas, des boissons et des frais hôteliers supplémentaires intervenus au cours du voyage ou en raison d’une prolongation du séjour sur le lieu de réunion. Cette indemnité n’est versée que si la distance du trajet est supérieure à 200 km et elle s’élève à 200 EUR par unité de référence (paiement unique pour un voyage aller-retour et pour un maximum de deux unités).
- Pour un nombre limité de réunions, lorsqu’elles sont organisées en mode hybride ou entièrement en ligne, le CdR verse aux membres une indemnité forfaitaire de réunion à distance correspondant à 50 % de l’indemnité de réunion standard. Seule l’indemnité de réunion est versée pour les jours où la participation a lieu à la fois en présentiel et à distance.
Toutes les dépenses susmentionnées sont couvertes par le budget de l’UE et font l’objet d’un audit en bonne et due forme par les organes et institutions compétents de l’Union. Les activités remboursées par une autre partie ne donnent pas lieu à un second remboursement du CdR.