Les membres participent aux réunions du CdR, telles que ses sessions plénières, les réunions de ses commissions et les réunions de ses groupes politiques, lesquelles se déroulent la plupart du temps à Bruxelles (mais parfois dans un autre lieu). Ils peuvent également être autorisés à participer à des réunions présentant un intérêt particulier pour le CdR, mais qui ne sont pas organisées par celui-ci.
Les règles relatives au remboursement des frais de voyage et au paiement d’indemnités pour les membres sont établies dans le règlement nº 3/2026 du bureau du 3 mars 2026 relatif au remboursement des frais de voyage et au paiement d’indemnités pour les membres, les suppléants et les autres personnes qui participent aux activités du Comité européen des régions (voir ci-dessous dans la section «Documents»).
- Les membres ont droit à une indemnité forfaitaire de réunion et à une indemnité forfaitaire de voyage pour couvrir les frais exposés sur le lieu de réunion ou au cours de leur voyage (hébergement, repas, parking, transport local, péage, etc.).
- Outre ces indemnités, les membres ont droit au remboursement, sur présentation des pièces justificatives pertinentes, des frais de voyage liés à ces réunions. Ce remboursement n’est pas perçu sous la forme d’une indemnité, mais reflète les coûts réels, jusqu’à concurrence du plafond fixé. Le CdR encourage activement des choix de voyage plus durables.
- Pour un nombre limité de réunions, lorsqu’elles sont organisées en mode hybride ou entièrement en ligne, les membres peuvent demander une indemnité forfaitaire de réunion à distance correspondant à 50 % de l’indemnité de réunion standard. Les indemnités de réunion sont limitées à une indemnité par jour, indépendamment du nombre de réunions.
Toutes ces dépenses sont couvertes par le budget de l’UE et font l’objet d’un audit en bonne et due forme par les institutions et organes compétents de l’Union. Les activités remboursées par une autre partie ne donnent pas lieu à un second remboursement du CdR.