Membrii participă la reuniunile CoR, cum ar fi sesiunile plenare, ședințele comisiilor și ședințele grupurilor politice, care, de regulă, au loc la Bruxelles (însă, ocazional, pot avea loc în altă parte). De asemenea, membrii pot fi autorizați să participe la reuniuni care prezintă un interes deosebit pentru CoR, dar care nu sunt organizate de acesta.
Normele privind rambursarea cheltuielilor de deplasare și plata indemnizațiilor membrilor sunt stabilite în Regulamentul nr. 3/2026 al Biroului din 3 martie 2026 privind rambursarea cheltuielilor de deplasare și plata indemnizațiilor membrilor, supleanților și altor persoane care participă la activitățile Comitetului European al Regiunilor (a se vedea mai jos în secțiunea „Documente”).
- Membrii au dreptul la o indemnizație forfetară de ședință și la o indemnizație forfetară de deplasare, menite să acopere toate costurile la locul de desfășurare a ședinței sau pe durata călătoriei (de exemplu, cazare, masă, parcare, transport local, taxe rutiere etc.).
- Pe lângă aceste indemnizații, pe baza prezentării documentelor justificative relevante, membrii au dreptul la rambursarea cheltuielilor de deplasare legate de participarea la aceste ședințe. Această rambursare nu este vărsată ca indemnizație, ci reflectă costurile reale, în limitele plafoanelor stabilite. CoR încurajează în mod activ opțiunile de călătorie mai durabile.
- Pentru un număr limitat de ședințe, atunci când sunt organizate în format hibrid sau integral online, membrii pot solicita o indemnizație forfetară de ședință la distanță echivalentă cu 50 % din indemnizația standard de ședință. Indemnizațiile de ședință sunt limitate la o indemnizație pe zi de ședință, indiferent de numărul de ședințe.
Toate aceste cheltuieli sunt acoperite de bugetul UE și sunt auditate în mod corespunzător de instituțiile și organele competente ale UE. Activitățile pentru care cheltuielile au fost rambursate de o altă parte nu fac obiectul unei rambursări și din partea CoR.