Membrii participă la reuniunile CoR, cum ar fi sesiunile plenare, ședințele comisiilor și ședințele grupurilor politice, care, de regulă, au loc la Bruxelles (însă, ocazional, pot avea loc în altă parte). De asemenea, membrii pot fi autorizați să participe la reuniuni care prezintă un interes deosebit pentru CoR, dar care nu sunt organizate de acesta.
Noul Regulament nr. 3914/2024 al Biroului din 19 noiembrie 2024 privind rambursarea cheltuielilor de deplasare și plata indemnizațiilor membrilor, supleanților și altor persoane care participă la activitățile Comitetului European al Regiunilor (a se vedea mai jos secțiunea „Documente”), intrat în vigoare la 26 ianuarie 2025, introduce modificări esențiale care actualizează și modernizează normele anterioare. Aceste modificări sunt menite să simplifice procedurile, să sporească transparența și să promoveze durabilitatea modalităților de deplasare.
- Regulamentul consolidează normele prevăzute anterior în nouă regulamente separate într-un singur cadru, mai clar, care acoperă toate categoriile de participanți, inclusiv membrii, supleanții, observatorii, experții, vorbitorii invitați, terții, jurnaliștii și orice altă persoană căreia Biroul decide să-i aplice aceste norme. În urma acestei simplificări, procesul de rambursare devine mai simplu și mai flexibil.
- Indemnizația forfetară de ședință este de 367 EUR pe zi de ședință pentru a acoperi costurile suportate la fața locului, cum ar fi cheltuielile de masă și cazare.
- Pe lângă indemnizațiile de ședință, pe baza prezentării documentelor justificative relevante, membrilor li se rambursează cheltuielile de deplasare suportate efectiv pentru participarea la aceste ședințe. În cazul deplasării cu autoturismul, cheltuielile aferente le sunt rambursate membrilor pe baza unei sume forfetare de 0,40 EUR pe kilometru. Pentru confortul lor, membrii își pot rezerva biletele de transport prin intermediul agenției de voiaj a CoR, caz în care Comitetul plătește direct pentru ei.
- Regulamentul încurajează opțiunile de călătorie mai sustenabile și o gestiune financiară mai echitabilă. El include dispoziții care prevăd informarea membrilor cu privire la modalitățile de transport mai sustenabile atunci când fac rezervări prin intermediul agenției de voiaj a CoR. În plus, normele privind rambursarea sunt ajustate pentru a acoperi costurile suplimentare, cum ar fi accesul la sălile de așteptare și la culoarul rapid atunci când se optează pentru clasa „low-cost” sau „economy”.
- Membrii primesc, de asemenea, o indemnizație forfetară de deplasare, calculată pe baza distanței totale a deplasării și care acoperă toate costurile pe durata călătoriei. Printre acestea se numără, de exemplu, taxele de autostradă sau vinietele, transportul public la Bruxelles, taxele de parcare la aeroportul sau gara de plecare și mesele, băuturile sau cheltuielile suplimentare de cazare la hotel pe durata călătoriei sau cauzate de o ședere prelungită la locul de desfășurare a ședinței. Această indemnizație se plătește doar dacă distanța deplasării depășește 200 km și se ridică la 200 EUR pe unitate de referință (o plată unică pe călătorie dus-întors, maximum 2 unități).
- Pentru un număr limitat de ședințe, atunci când sunt organizate în format hibrid sau integral online, CoR le plătește membrilor o indemnizație forfetară de ședință la distanță echivalentă cu 50 % din indemnizația standard de ședință. În zilele în care se participă atât cu prezență fizică, cât și de la distanță, se plătește numai indemnizația de ședință.
Toate cheltuielile menționate mai sus sunt acoperite de bugetul UE și sunt auditate în mod corespunzător de organele și instituțiile competente ale UE. Activitățile pentru care cheltuielile au fost rambursate de o altă parte nu fac obiectul unei rambursări și din partea CoR.