I membri partecipano alle riunioni del CdR, come le sessioni plenarie, le riunioni delle commissioni e quelle dei gruppi politici, che si svolgono per lo più a Bruxelles, ma occasionalmente possono tenersi altrove. Essi possono inoltre essere autorizzati a partecipare a riunioni di particolare interesse per il CdR che non sono organizzate dal Comitato.
Le norme sul rimborso delle spese di viaggio e sul pagamento delle indennità ai membri sono stabilite nel regolamento n. 3/2026 dell'Ufficio di presidenza, del 3 marzo 2026, concernente il rimborso delle spese di viaggio e il pagamento delle indennità dei membri, dei supplenti e degli altri partecipanti alle attività del Comitato europeo delle regioni (cfr. infra nella sezione "Documenti").
- I membri hanno diritto a un'indennità forfettaria di riunione e a un'indennità forfettaria di viaggio per coprire le spese sostenute nel luogo di riunione o durante il viaggio (ad esempio i pasti, l'alloggio, il parcheggio, i trasporti locali, i pedaggi ecc.).
- Oltre a queste indennità, i membri hanno diritto di ricevere, dietro presentazione dei documenti giustificativi pertinenti, un rimborso delle spese di viaggio sostenute per partecipare alle suddette riunioni. Tale rimborso non è percepito a titolo di indennità, ma riflette i costi effettivi, entro i limiti dei massimali stabiliti. Il CdR incoraggia attivamente scelte di viaggio più sostenibili.
- Per un numero limitato di riunioni svolte con modalità ibrida o interamente online, i membri possono richiedere un'indennità forfettaria di riunione a distanza pari al 50 % dell'importo dell'indennità di riunione standard. Le indennità di riunione sono limitate a un'indennità per giorno di riunione, indipendentemente dal numero di riunioni.
Tutte le suddette spese sono coperte dal bilancio dell'Unione europea e debitamente controllate dalle istituzioni e dagli organi competenti dell'UE. Le attività rimborsate da un altro soggetto non vengono rimborsate anche dal CdR.