I membri partecipano alle riunioni del CdR, come le sessioni plenarie, le riunioni delle commissioni e quelle dei gruppi politici, che si svolgono per lo più a Bruxelles, ma occasionalmente possono tenersi altrove. Essi possono inoltre essere autorizzati a partecipare a riunioni di particolare interesse per il CdR che non sono organizzate dal Comitato.
Con effetto dal 26 gennaio 2025, il nuovo regolamento concernente il rimborso delle spese di viaggio e il pagamento delle indennità dei membri, dei supplenti e degli altri partecipanti alle attività del Comitato europeo delle regioni (regolamento dell'Ufficio di presidenza n. 3914/2024 del 19 novembre 2024: cfr. infra nella sezione "Documenti") introduce importanti modifiche volte ad aggiornare e svecchiare le disposizioni vigenti in materia. In particolare tali modifiche sono intese a semplificare le procedure, migliorare la trasparenza e promuovere la sostenibilità delle pratiche di viaggio.
- Il nuovo regolamento consolida le norme prima contenute in nove regolamenti distinti riunendole in un unico atto normativo, più chiaro, che copre tutte le categorie di partecipanti, compresi i membri, i supplenti, gli osservatori, gli esperti, gli oratori ospiti, i terzi e i giornalisti, nonché qualsiasi altra persona cui l'Ufficio di presidenza decida di applicare la nuova disciplina. Questa semplificazione rende il processo di rimborso più semplice e flessibile.
- L'indennità forfettaria di riunione ammonta a 367 EUR per giorno di riunione volti a coprire spese locali come quelle di vitto e alloggio.
- Oltre alle indennità di riunione, i membri hanno diritto di ricevere, dietro presentazione dei documenti giustificativi pertinenti, un rimborso delle spese di viaggio effettivamente sostenute per partecipare alle suddette riunioni. Se viaggiano in automobile, i membri sono rimborsati in base a una tariffa forfettaria di 0,40 EUR/km. Per comodità, i membri possono prenotare i loro titoli di trasporto tramite l'agenzia di viaggi del CdR, nel qual caso i biglietti vengono pagati per loro direttamente dal Comitato.
- Il nuovo regolamento incoraggia scelte di viaggio più sostenibili e assicura una gestione finanziaria più equa. In particolare dispone che, nel prenotare tramite l'agenzia di viaggi del CdR, i membri siano informati sulle opzioni di viaggio sostenibili. Inoltre, le norme in materia di rimborsi sono state adeguate in modo tale da coprire spese aggiuntive come quelle sostenute dai viaggiatori con tariffe low cost o in classe economica per avere accesso alle lounge e alle corsie prioritarie in aeroporto.
- I membri ricevono altresì un'indennità forfettaria di viaggio, calcolata in base alla distanza totale percorsa, che copre tutte le spese sostenute durante il viaggio. Tra queste figurano, ad esempio, le spese per i pedaggi stradali (compresi quelli in forma elettronica), i trasporti pubblici a Bruxelles e il parcheggio all'aeroporto o alla stazione ferroviaria di partenza, come pure le spese per i pasti, le bevande e i pernottamenti aggiuntivi nel corso del viaggio e, in caso di permanenza prolungata, nel luogo della riunione. Tale indennità, che viene corrisposta solo se il tragitto supera i 200 km, ammonta a 200 EUR per unità di riferimento (un unico pagamento per viaggio di andata e ritorno, per un massimo di 2 unità).
- Per un numero limitato di riunioni svolte con modalità ibrida o interamente online, il CdR corrisponde ai membri un'indennità forfettaria di riunione a distanza pari al 50 % dell'indennità di riunione standard. Per i giorni con partecipazione sia in presenza che a distanza viene corrisposta soltanto l'indennità di riunione.
Tutti gli esborsi del CdR menzionati sopra sono coperti dal bilancio dell'Unione europea e debitamente controllati dagli organi e dalle istituzioni competenti dell'UE. Le attività rimborsate da un altro soggetto non vengono rimborsate anche dal CdR.