Τα μέλη συμμετέχουν σε συνεδριάσεις της ΕτΠ, όπως οι σύνοδοι ολομέλειας και οι συνεδριάσεις των επιτροπών και των πολιτικών ομάδων, οι οποίες διεξάγονται κυρίως στις Βρυξέλλες (αλλά και, περιστασιακά, σε άλλα μέρη). Τα μέλη μπορούν επίσης να λάβουν άδεια συμμετοχής σε συνεδριάσεις που δεν διοργανώνονται από την ΕτΠ, αλλά παρουσιάζουν ιδιαίτερο ενδιαφέρον για αυτήν.
Οι κανόνες σχετικά με την επιστροφή των εξόδων ταξιδίου και την καταβολή αποζημιώσεων στα μέλη καθορίζονται στη ρύθμιση αριθ. 3/2026 του Προεδρείου, της 3ης Μαρτίου 2026, για την επιστροφή των εξόδων ταξιδίου και την καταβολή αποζημιώσεων στα τακτικά και αναπληρωματικά μέλη και σε άλλα άτομα που συμμετέχουν στις δραστηριότητες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής των Περιφερειών (βλ. παρακάτω στην ενότητα «Έγγραφα»).
- Τα μέλη δικαιούνται κατ’ αποκοπή αποζημίωση συνεδριάσεων και κατ’ αποκοπή αποζημίωση ταξιδίου για την κάλυψη των εξόδων που προκύπτουν στον τόπο συνεδρίασης ή κατά τη διάρκεια του ταξιδιού τους (π.χ. διαμονή, γεύματα, στάθμευση, τοπικές μετακινήσεις, διόδια κ.λπ.).
- Εκτός από αυτές τις αποζημιώσεις, τα μέλη δικαιούνται επιστροφή των εξόδων ταξιδίου που σχετίζονται με τη συμμετοχή τους στις εν λόγω συνεδριάσεις, κατόπιν προσκόμισης των σχετικών δικαιολογητικών. Αυτή η επιστροφή εξόδων δεν καταβάλλεται ως αποζημίωση αλλά αντικατοπτρίζει τις πραγματικές δαπάνες, εντός των καθορισμένων ανώτατων ορίων. Η ΕτΠ ενθαρρύνει ενεργά τις πιο βιώσιμες επιλογές μετακίνησης.
- Όσον αφορά περιορισμένο αριθμό συνεδριάσεων, οι οποίες διοργανώνονται είτε σε υβριδική μορφή είτε εξ ολοκλήρου μέσω διαδικτύου, τα μέλη μπορούν να υποβάλουν αίτηση για κατ’ αποκοπή αποζημίωση εξ αποστάσεως συνεδριάσεων που αντιστοιχεί στο 50 % της συνήθους αποζημίωσης συνεδριάσεων. Οι αποζημιώσεις συνεδριάσεων περιορίζονται σε μία αποζημίωση ανά ημέρα συνεδρίασης, ανεξάρτητα από τον αριθμό των συνεδριάσεων.
Όλες οι εν λόγω δαπάνες καλύπτονται από τον προϋπολογισμό της ΕΕ και ελέγχονται δεόντως από τους αρμόδιους οργανισμούς και φορείς της ΕΕ. Η ΕτΠ δεν επιστρέφει εκ νέου τα έξοδα συμμετοχής σε δραστηριότητες τα οποία έχουν ήδη επιστραφεί από τρίτο μέρος.