Ledamöterna deltar i ReK:s sammanträden, till exempel plenarsessioner och sammanträden i utskotten och de politiska grupperna, som huvudsakligen hålls i Bryssel (men ibland även på annan ort). Ledamöterna kan även få tillstånd att delta i sammanträden som inte anordnas av ReK men som är av särskilt intresse för kommittén.
Bestämmelserna om reskostnadsersättning och traktamenten till ledamöterna fastställs i presidiets anvisningar nr 3/2026 av den 3 mars 2026 om reskostnadsersättning och traktamenten till ledamöter, suppleanter och övriga som deltar i Europeiska regionkommitténs verksamhet (se dokumentavsnittet nedan).
- Ledamöterna har rätt till ett schablonmässigt traktamente för sammanträdesdagar och ett schablonmässigt traktamente för resdagar, som ska täcka kostnader på sammanträdesorten respektive under resan (t.ex. logi, måltider, parkering, lokal transport och vägtullar).
- Utöver dessa ersättningar har ledamöterna, mot uppvisande av styrkande handlingar, rätt till ersättning för de resekostnader som uppkommer i samband med sammanträdena. Denna ersättning betalas inte ut som ett traktamente, utan motsvarar de faktiska kostnaderna upp till fastställda maxbelopp. ReK uppmuntrar aktivt till hållbara resealternativ.
- För ett begränsat antal sammanträden som anordnas i hybridformat eller helt på distans kan ledamöterna ansöka om ett schablonmässigt traktamente för distanssammanträden motsvarande 50 % av det ordinarie traktamentet för sammanträdesdagar. Högst ett dagtraktamente betalas ut per sammanträdesdag, oavsett antalet sammanträden.
Samtliga dessa utgifter finansieras genom EU:s budget och granskas vederbörligen av EU:s behöriga institutioner och organ. Verksamhet som ersätts av en annan part ska inte ersättas på nytt av ReK.