Členové se účastní schůzí VR, jako jsou plenární zasedání, schůze komisí a schůze politických skupin, které se konají především v Bruselu (avšak příležitostně i na jiných místech). Někdy mají členové rovněž povolení účastnit se schůzí, které nepořádá VR, ale jež mají pro jeho činnost zvláštní význam.
Nové nařízení předsednictva č. 3914/2024 ze dne 19. listopadu 2024 o náhradách výdajů za dopravu a vyplácení příspěvků členům, náhradníkům a dalším osobám, které se podílejí na činnostech Evropského výboru regionů (viz níže v souhrnu dokumentů) zavádí s účinností od 26. ledna 2025 důležité změny, jež mají za účel aktualizovat a modernizovat předchozí pravidla. Tyto změny mají zjednodušit postupy, zvýšit transparentnost a docílit udržitelnějšího cestování.
- V tomto nařízení jsou sloučena předchozí pravidla uvedená původně v devíti samostatných nařízeních do jediného, jasnějšího rámce, který pokrývá všechny kategorie účastníků, včetně členů, náhradníků, pozorovatelů, expertů, pozvaných řečníků, třetích stran, novinářů a veškerých dalších osob, o nichž rozhodne předsednictvo. Díky tomuto zjednodušení bude možné vyplácet náhrady snazším a pružnějším způsobem.
- Paušální příspěvek na účast na schůzi činí 367 EUR za den schůze a má pokrýt náklady v místě konání schůze, jako jsou strava a výdaje za ubytování.
- Kromě příspěvků na účast na schůzi jsou členům po předložení příslušných dokladů propláceny skutečné výdaje za dopravu, které jim vznikly v souvislosti s účastí na těchto schůzích. Pokud členové cestují osobním automobilem, proplatí se jim cena stanovená na základě paušální sazby 0,40 EUR za kilometr. Pro usnadnění si mohou členové objednat jízdenky či letenky prostřednictvím smluvní cestovní kanceláře VR. V takovém případě za ně VR platí přímo.
- Nařízení podporuje využívání udržitelnějších možností cestování a spravedlivější finanční řízení. Obsahuje ustanovení, podle nichž má cestovní kancelář VR členy při rezervaci informovat o udržitelných způsobech cestování. Pravidla pro náhradu jsou dále upravena tak, aby byly při volbě letenky v ekonomické třídě nebo nízkonákladové letenky pokryty i dodatečné náklady, jako je využití letištního salónku a přednostní průchod bezpečnostní kontrolou.
- Členům se rovněž vyplácí paušální příspěvek na cestu, který je stanoven na základě celkové vzdálenosti a pokrývá veškeré náklady během cesty. Tím se míní například dálniční poplatky nebo známky, veřejná doprava v Bruselu, poplatky za parkování na výchozím letišti / ve výchozí železniční stanici, výdaje za stravu a nápoje a dodatečné výdaje za ubytování během cesty či v důsledku delšího setrvání v místě konání schůze. Tento příspěvek se vyplácí pouze v případě, kdy je vzdálenost delší než 200 km, a činí 200 EUR na referenční jednotku (jedna platba za cestu tam i zpět, maximálně dvě jednotky).
- U omezeného počtu schůzí konaných v hybridním režimu nebo zcela on-line vyplácí VR členům paušální příspěvek na účast na schůzi na dálku ve výši 50 % standardního příspěvku na účast na schůzi. Ve dnech, kdy se příjemce účastní osobně i distančně, se vyplácí pouze příspěvek na účast na schůzi.
Všechny výše uvedené výdaje jsou hrazeny z rozpočtu EU a jsou náležitě ověřovány příslušnými subjekty a orgány EU. Výbor znovu neproplácí činnosti, které jsou hrazeny třetí stranou.