Os membros participam em reuniões do Comité das Regiões (CR) – como as reuniões plenárias, as reuniões das comissões e as reuniões dos grupos políticos –, que, regra geral, se realizam em Bruxelas, embora ocasionalmente possam decorrer noutro local. Os membros também podem ser autorizados a participar em reuniões que não são organizadas pelo CR, mas que se revestem de especial interesse para o Comité.
Com efeitos a partir de 26 de janeiro de 2025, o novo Regulamento n.º 3914 da Mesa, de 19 de novembro de 2024, sobre o reembolso das despesas de deslocação e o abono das ajudas de custo aos membros, suplentes e outras pessoas que participem nas atividades do Comité das Regiões Europeu (ver na secção «Documentos» infra) introduz alterações fundamentais destinadas a atualizar e modernizar as regras anteriores. Estas alterações destinam-se a simplificar os procedimentos, a aumentar a transparência e a promover a sustentabilidade das práticas de deslocação.
- O regulamento consolida as regras anteriores, distribuídas por nove regulamentos separados, num quadro único mais claro, que abrange todas as categorias de participantes, incluindo membros, suplentes, observadores, peritos, oradores convidados, terceiros, jornalistas ou qualquer outra pessoa designada por decisão da Mesa. Esta simplificação torna o processo de reembolso mais simples e flexível.
- A ajuda de custo por dia de reunião é de 367 euros e serve para cobrir as despesas locais, como refeições e alojamento.
- Para além da ajuda de custo por dia de reunião, mediante apresentação dos documentos comprovativos pertinentes, os membros são reembolsados das despesas de transporte efetivamente incorridas para participar nessas reuniões. Em caso de viagem de automóvel, os membros são reembolsados de acordo com um montante fixo por quilómetro (0,40 euros). Para sua conveniência, os membros podem reservar os seus bilhetes através da agência de viagens do CR, caso em que o seu custo será cobrado diretamente ao Comité.
- O regulamento incentiva escolhas de viagem mais sustentáveis e promove uma gestão financeira mais justa. As suas disposições preveem, nomeadamente, que os membros sejam informados das opções de viagem sustentáveis aquando da reserva através da agência de viagens do CR. Além disso, as regras de reembolso são ajustadas para cobrir custos adicionais, como o acesso a salas de espera e ao embarque prioritário sempre que se opte por tarifas de baixo custo ou de classe económica.
- Os membros recebem igualmente uma ajuda de custo de viagem, de quantitativo fixo, determinada em função da distância total da viagem, que se destina a cobrir os custos incorridos durante a mesma, como, por exemplo, portagens ou dispositivos de pagamento das mesmas, transportes públicos em Bruxelas, tarifas de estacionamento no aeroporto ou na estação ferroviária de partida, refeições, bebidas e despesas de hotel adicionais durante a viagem ou devido a uma estadia prolongada no local da reunião. Esta ajuda de custo só é paga quando a distância do trajeto é superior a 200 km e ascende a 200 euros por unidade de referência (um abono único por viagem de ida e volta, com um máximo de duas unidades).
- Para um número limitado de reuniões organizadas em modo híbrido ou totalmente em linha, o CR paga aos membros uma ajuda de custo por dia de reunião à distância correspondente a 50% da ajuda de custo por dia de reunião normal. Nos dias com participação presencial e à distância, só é paga a ajuda de custo por dia de reunião.
Todas as despesas acima referidas são imputadas ao orçamento da UE e devidamente auditadas pelos órgãos e instituições competentes da UE. As atividades reembolsadas por outra parte não são novamente reembolsadas pelo CR.