Il-membri jipparteċipaw fil-laqgħat tal-KtR, bħas-sessjonijiet plenarji, il-laqgħat tal-kummissjonijiet u l-laqgħat tal-gruppi politiċi, li fil-biċċa l-kbira tal-każijiet isiru fi Brussell (iżda xi drabi jsiru xi mkien ieħor). Jistgħu jiġu awtorizzati wkoll jipparteċipaw f’laqgħat ta’ interess partikolari għall-KtR li ma jkunux organizzati minnu.
B’effett mis-26 ta’ Jannar 2025, ir-Regolament il-ġdid tal-Bureau 3914/2024 tad-19 ta’ Novembru 2024 dwar ir-rimborż tal-ispejjeż tal-ivvjaġġar u l-ħlas tal-indennizzi lill-membri, lis-sostituti u persuni oħra li jipparteċipaw fl-attivitajiet tal-Kumitat Ewropew tar-Reġjuni (ara hawn taħt fit-taqsima Dokumenti) introduċa bidliet ewlenin immirati lejn l-aġġornament u l-immodernizzar tar-regoli preċedenti. Dawn il-bidliet tfasslu biex jissemplifikaw il-proċeduri, itejbu t-trasparenza, u jippromovu s-sostenibbiltà fil-prattiki tal-ivvjaġġar.
- Ir-Regolament il-ġdid jikkonsolida r-regoli preċedentement inklużi f’disa’ regolamenti distinti u jgħaqqadhom f’qafas uniku u aktar ċar li jkopri l-kategoriji kollha tal-parteċipanti, inklużi l-membri, is-sostituti, l-osservaturi, l-esperti, il-kelliema mistiedna, il-partijiet terzi, il-ġurnalisti u kwalunkwe persuna oħra kif deċiż mill-Bureau. Din is-semplifikazzjoni tagħmel il-proċess ta’ rimborż aktar sempliċi u flessibbli.
- L-indennizz fiss tal-laqgħat huwa ta’ EUR 367 għal kull jum ta’ laqgħa u jkopri l-ispejjeż lokali bħall-ikliet u l-akkomodazzjoni.
- Minbarra l-indennizzi tal-laqgħat, wara li jressqu d-dokumenti ta’ sostenn rilevanti, il-membri jiġu rimborżati għall-ispejjeż reali tal-vjaġġ li jkunu ġarrbu biex jattendu dawn il-laqgħat. Jekk jivvjaġġaw bil-karozza, il-membri jiġu rimborżati skont rata fissa ta’ EUR 0,40 għal kull kilometru. Għall-konvenjenza tagħhom, il-membri jistgħu jibbukkjaw il-biljetti tat-trasport tagħhom permezz tal-aġenzija tal-ivvjaġġar tal-KtR, u f’dan il-każ il-biljetti jitħallsu direttament mill-KtR.
- Ir-Regolament jinkoraġġixxi għażliet tal-ivvjaġġar aktar sostenibbli u ġestjoni finanzjarja aktar ġusta. Jinkludi wkoll dispożizzjonijiet għall-membri biex jiġu infurmati dwar għażliet ta’ vvjaġġar sostenibbli meta jibbukkjaw permezz tal-aġenzija tal-ivvjaġġar tal-KtR. Barra minn hekk, ir-regoli dwar ir-rimborż huma aġġustati biex ikopru spejjeż addizzjonali bħall-aċċess għal-lounge u aċċess fast-lane meta jintgħażlu tariffi low-cost jew economy-class
- Il-membri jirċievu wkoll indennizz fiss tal-ivvjaġġar li jkun ibbażat fuq id-distanza totali tal-vjaġġ u li jkopri l-ispejjeż kollha matul il-vjaġġ. Dawn jinkludu, pereżempju, pedaġġi jew vinjetti tal-awtostrada, it-trasport pubbliku fi Brussell, tariffi għall-parkeġġ fl-ajruport jew fl-istazzjon tal-ferrovija tal-punt tat-tluq, l-ikliet, ix-xarbiet jew l-ispejjeż addizzjonali tal-lukandi matul il-vjaġġ jew f’każ ta’ soġġorn itwal fil-post tal-laqgħa. Dan l-indennizz jitħallas biss meta d-distanza tal-vjaġġ taqbeż il-200 km u jammonta għal EUR 200 għal kull unità ta’ referenza (pagament wieħed għal kull vjaġġ bir-ritorn, b’massimu ta’ 2 unitajiet).
- Għal għadd limitat ta’ laqgħat, meta jiġu organizzati b’mod ibridu jew kompletament online, il-KtR iħallas lill-membri indennizz fiss għall-parteċipazzjoni f’laqgħa mill-bogħod li jikkorrispondi għal 50 % tal-indennizz standard għall-parteċipazzjoni f’laqgħa. Fil-jiem ta’ laqgħat li jsiru b’attendenza fiżika kif ukoll mill-bogħod, jitħallas biss l-indennizz għall-parteċipazzjoni f’laqgħa.
L-ispejjeż kollha msemmija hawn fuq huma koperti mill-baġit tal-UE u jiġu awditjati kif dovut mill-korpi u l-istituzzjonijiet kompetenti tal-UE. L-attivitajiet rimborżati minn parti oħra ma jerġgħux jiġu rimborżati mill-KtR.